Responsable Événements

L’Institut Suisse de Bioinformatique (SIB) est une organisation à but non lucratif reconnue internationalement, dédiée à la science des données biologiques et biomédicales. Ses data scientists sont passionnés par la création de connaissances et la résolution de questions complexes dans de nombreux domaines, de la biodiversité et l’évolution à la médecine. Ils fournissent des bases de données essentielles et des plateformes logicielles ainsi qu’une expertise et des services en bioinformatique aux groupes académiques, cliniques et industriels. Le SIB fédère la communauté suisse de bioinformatique composée d’environ 900 scientifiques, encourageant la collaboration et le partage des connaissances. L’Institut contribue à maintenir la Suisse à la pointe de l’innovation en favorisant le progrès de la recherche biologique et en améliorant la santé.

Curieux ? Veuillez cliquer ici pour en savoir plus sur le travail au SIB.

• Coordonner le programme des tutoriels et ateliers d’une journée (T&W) ainsi que les sessions thématiques (4 créneaux d’1 heure), en collaboration avec leurs comités et organisateurs respectifs. 
• Planifier et organiser les réunions (invitations, ordres du jour, comptes rendus et suivi des actions). 
• Soutenir les processus de revue et de sélection : compiler les résumés des propositions, coordonner les évaluations, notifier les soumissionnaires/intervenants confirmés et suivre les confirmations de participation. 
• Assurer la liaison avec les organisateurs sélectionnés et les intervenants invités pour recueillir les plannings détaillés et garantir le respect des délais. 
• Gérer les arrangements logistiques : attribution des salles, équipements, matériels et besoins sur site. 
• Assurer l’intégration précise et en temps voulu des détails du programme sur le site web de la conférence et l’agenda en ligne. 
• Diriger la mise en œuvre sur site, coordonner les bénévoles, soutenir les organisateurs et résoudre les problèmes en temps réel. 
• Contribuer à la promotion de ces sessions via des newsletters, mailings ciblés et publications sur les réseaux sociaux.

• Concevoir et coordonner les activités sociales et de réseautage de la conférence avec le Comité Social.
• Identifier et collaborer avec des partenaires locaux, lieux et fournisseurs pour offrir des expériences engageantes aux participants. 
• Gérer les inscriptions, communications et informations aux participants (plannings, logistique, mises à jour) 
• Superviser les activités sur site, en tant que contact principal pour les participants, partenaires et bénévoles.

• Superviser l’approvisionnement, la production et la livraison des matériels de la conférence (sacs, signalétique, goodies, autocollants, etc.) 
• Collaborer avec l’équipe Communication pour garantir que les matériels et visuels respectent la charte graphique et les délais. 
• Gérer les communications avec les participants et parties prenantes pour les domaines assignés (sessions scientifiques et programme social). 
• Fournir des mises à jour structurées du programme à l’équipe Événements et au superviseur. 
• Contribuer aux activités post-événement : réconciliation financière, analyse des retours et reporting.

• Diplôme universitaire en Communication/Gestion d’Événements ou domaine connexe ou équivalent 
• Au moins cinq ans d’expérience dans l’organisation d’événements ou conférences de grande envergure, idéalement dans un contexte scientifique 
• Capacité avérée à coordonner plusieurs parties prenantes — y compris comités, fournisseurs et participants — à toutes les phases de l’événement (planification, sur site et post-événement). 

• Excellentes compétences en gestion de projet, avec la capacité de gérer plusieurs projets simultanément. 
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Excel, Teams, SharePoint, Outlook). 
• Capacité à mettre à jour et maintenir le contenu d’un site web via un système de gestion de contenu. 
• Expérience en communication via les réseaux sociaux et newsletters pour des événements. 
• Maîtrise solide de l’anglais et du français, à l’écrit comme à l’oral (niveau minimum C1). 
• La connaissance des plateformes de gestion de conférences (ex. EasyChair) est un atout.

• Fortes capacités organisationnelles et méthodiques, avec une excellente attention aux détails. 
• Autonome et fiable, capable de planifier, prioriser et mener à bien les projets assignés de manière indépendante du début à la fin.
• Capacité à travailler sous pression et à respecter des délais serrés.
• Approche proactive, réactive et orientée solutions.
• À l’aise dans un environnement dynamique et collaboratif. 
• Excellentes compétences interpersonnelles et fort esprit d’équipe. 
• Flexible et enthousiaste.