Assistant du Conseiller Juridique Général & Secrétaire Général

À propos de cette offre

Assistant du Conseiller Juridique Général & Secrétaire Général

Zurich, CH, 8005

À propos du poste

Nous recherchons un assistant expérimenté pour fournir un soutien administratif précieux au Conseiller Juridique Général & Secrétaire Général, aux membres du conseil d'administration et à l'équipe juridique. De plus, ce rôle fait partie du réseau plus large des assistants de Zurich, dont l'objectif est d'échanger les meilleures pratiques, d'approfondir les connaissances des sujets commerciaux, de développer les compétences et de fournir un soutien mutuel afin de permettre à nos dirigeants seniors d'atteindre leurs objectifs commerciaux.

Responsabilités clés incluent

• Organisation des réunions du conseil d'administration au niveau national et international, y compris la préparation de l'ordre du jour, la mise en forme des procès-verbaux et la fourniture des documents du conseil sur Diligent Board Book
• Organisation des déplacements des membres du conseil, y compris la réservation des vols, hôtels, transferts, restaurants et visites de la ville
• Soutien à l'assemblée générale annuelle des actionnaires
• Organisation des prix annuels du Président
• Gestion complexe de l'agenda et planification des voyages
• Gestion des factures (création de fournisseurs, création de demandes d'achat et codage des factures) et des dépenses (soumission des rapports de dépenses)
• Voyages d'équipe, demandes de visa et approbations de congés
• Création de présentations avec PowerPoint
• Intégration des nouveaux membres de l'équipe, y compris les nouveaux membres du conseil
• Soutien et assistance au Conseiller Juridique Général & Secrétaire Général dans toutes les questions administratives
• Être le point de contact pour le département juridique
• Soutien à l'organisation d'événements au niveau national et international (conférences et événements d'équipe, activités & dîners), organisation des cadeaux
• Participation active aux réunions du réseau des assistants de Zurich

À propos de vous

• Idéalement 5 à 7 ans d'expérience en tant qu'assistant exécutif ou rôle similaire dans un environnement international
• Expérience dans le soutien de multiples parties prenantes de niveau de priorité similaire
• Maîtrise élevée de l'anglais, d'autres langues sont un avantage
• Grande maîtrise informatique avec expérience complète de la suite Microsoft, Success Factors, SAP, Concur et ServiceNow préférée
• Capacité à organiser, gérer plusieurs tâches et travailler sous pression
• Passionné, esprit rapide, créatif et efficace dans la résolution de problèmes
• Capacité à prioriser et à passer d'une tâche à l'autre pour respecter les délais
• Mode de travail indépendant, efficace et orienté service avec de grandes compétences organisationnelles
• Affinité avec les sujets liés aux personnes
• Gestion solide des parties prenantes - expérience dans l'interaction avec des personnes de différents niveaux dans l'organisation, esprit orienté vers les personnes
• Souci du détail et précision dans l'exécution
• L'employé devra maintenir un haut niveau de confidentialité
• Bon chercheur de solutions, capacité à travailler de manière autonome

Segment d'emploi : Assistant administratif, Conseiller juridique général, Secrétaire, Droit, Administratif, Juridique