SSA - Programm zur Verbesserung des Gesundheitssektors, Finanzassistent, Papua-Neuguinea

Über den Job

Hintergrund

Unter der Aufsicht des WHO-Operationsspezialisten und in enger Abstimmung mit dem Provinzmanager des HSIP wird die im Rahmen dieser Sonderdienstvereinbarung (SSA) beschäftigte Person operative und administrative Unterstützung für das Nationale Gesundheitsministerium (NDoH), insbesondere das Programm zur Verbesserung des Gesundheitssektors (HSIP), leisten, um die Umsetzung der Aktivitäten auf Provinzebene zu unterstützen. Die SSA wird die rechtzeitige Überweisung von Mitteln, die Nachverfolgung von Verwendungsnachweisen, das Dokumentenmanagement, die Berichterstattung und die Koordination mit den Provinz-Gesundheitsbehörden (PHAs) und relevanten Interessengruppen unterstützen, um die effektive Umsetzung der auf Provinzebene finanzierten Gesundheitsaktivitäten zu erleichtern.

Die SSA wird die Verwaltung der an HSIP überwiesenen Mittel unterstützen und zur Stärkung der Dokumentations-, Berichts-, Abstimmungs- und Compliance-Prozesse im Einklang mit den Anforderungen der WHO und der Geldgeber beitragen.

Ziel der Position

Das Ziel der Position ist es, finanzielle, administrative und operative Unterstützung für das Treuhandkonto des Programms zur Verbesserung des Gesundheitssektors (HSIP) zu leisten, um eine rechtzeitige Umsetzung, finanzielle Verantwortlichkeit, Dokumentation, Berichterstattung und Einhaltung der Vorschriften für auf Provinzebene finanzierte Gesundheitsaktivitäten zu stärken. Der SSA-Beauftragte wird die Bearbeitung und Überwachung von Direktfinanzierungsvereinbarungen (DFC), Mittelüberweisungen, Verwendungsnachweisen, FACE-Formularen, Zahlungsansprüchen und zugehörigen Finanzunterlagen unterstützen und gleichzeitig die Koordination zwischen dem Nationalen Gesundheitsministerium (NDoH), den Provinz-Gesundheitsbehörden (PHAs), den technischen und Finanzteams der WHO sowie anderen relevanten Interessengruppen fördern, um die effektive Mittelverwendung sicherzustellen und die Einhaltung der Anforderungen von WHO und Geldgebern zu gewährleisten.

Zusammenfassung der zugewiesenen Aufgaben

Erwartete Ergebnisse

• Finanzdokumentation für DFC-Vereinbarungen, FACE-Formulare, Mittelüberweisungen, Zahlungsansprüche, Belege, Verwendungsnachweise und zugehörige unterstützende Unterlagen wird bearbeitet, auf Vollständigkeit geprüft, nachverfolgt und genau gemäß den finanziellen Verfahren der WHO geführt.
• Transaktionen des HSIP-Treuhandkontos und die Nutzung der Provinzmittel werden genau verfolgt und überwacht.
• Aktuelle Nachverfolgungsinstrumente, Register und Dashboards werden für die Umsetzung von DFC, Provinzmittelüberweisungen, Finanztransaktionen, Berichtsstatus, Verwendungsnachweise und ausstehende Dokumentation gepflegt.
• Provinz-Gesundheitsbehörden und relevante NDoH-Programmmannschaften erhalten zeitnahe Nachverfolgung und praktische Anleitung zur Verbesserung der Finanzdokumentation, Berichtsqualität, Compliance und Verantwortlichkeit.
• Provinzielle Überwachungsbesuche, Desktop-Überprüfungen, Sicherungsaktivitäten und Stichprobenkontrollen werden unterstützt, wobei die Ergebnisse dokumentiert und vereinbarte Nachverfolgungsmaßnahmen bis zum Abschluss verfolgt werden.
• Verwendungsnachweise, technische Berichte, Finanzberichte und unterstützende Nachweise von PHAs und technischen Einheiten des NDoH werden empfangen, auf Vollständigkeit geprüft, abgelegt und gemäß vereinbarten Zeitplänen nachverfolgt.
• Auditfähige Finanz- und Programmdokumentation wird durch organisierte Ablagesysteme, vollständige unterstützende Unterlagen und zeitnahe Abstimmung offener Punkte gepflegt.
• Routineanfragen zu Finanzen, Verwaltung und Betrieb werden umgehend bearbeitet, komplexe oder ungelöste Probleme an die entsprechenden WHO- oder NDoH-Ansprechpartner eskaliert.
• Zugewiesene finanzielle, administrative und operative Aufgaben werden innerhalb der vereinbarten Fristen erledigt und tragen zu effektiver Governance, Verantwortlichkeit und Umsetzung der von HSIP unterstützten Provinzaktivitäten bei.

Qualifikationen, Erfahrung, Fähigkeiten und Sprachen

Bildungsqualifikationen

Erforderlich: Diplom in Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich.

Wünschenswert: Abschluss (Bachelor) in Finanzen, Management, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich.

Erfahrung

Erforderlich: Mindestens zwei Jahre zunehmend verantwortliche Erfahrung in der Bereitstellung von Finanz-, Verwaltungs- oder operativer Unterstützung.

Erfahrung in der Arbeit mit und Unterstützung von Regierungsinstitutionen, Entwicklungspartnern, UN-Organisationen, NGOs oder Geldgeberprogrammen.

Wünschenswert: Erfahrung mit WHO/Vereinten Nationen oder anderen internationalen Organisationen.

Erfahrung in der Unterstützung der Programmdurchführung auf nationaler und subnationaler/provinzieller Ebene ist von Vorteil.

Fähigkeiten und Kenntnisse

Starke organisatorische, koordinative und Zeitmanagementfähigkeiten.

Fähigkeit, den Fortschritt der Umsetzung zu überwachen und mehrere Aktionen gleichzeitig nachzuverfolgen.

Starke analytische und problemlösende Fähigkeiten mit Liebe zum Detail.

Gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.

Fähigkeit, organisierte Dokumentations- und Nachweissysteme zu pflegen.

Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit Regierungsstellen, WHO-Teams und anderen Interessengruppen.

Kenntnisse der administrativen, finanziellen und Managementprinzipien, -verfahren und -richtlinien grosser internationaler Organisationen des öffentlichen Sektors.

Fundierte Kenntnisse der Prinzipien und Praktiken der Verwaltung und Programmleitung.

Fähigkeit, finanzielle und administrative Aufzeichnungen zusammenzustellen, zu überprüfen und zu pflegen sowie Routineberichte zu erstellen.

Fähigkeit, ausgezeichnete zwischenmenschliche Arbeitsbeziehungen zu pflegen.

Sprachen

Erforderlich: Ausgezeichnete Englischkenntnisse (schriftlich und mündlich).

Dienstort / Standort

Die Position ist im HSIP-Büro des Nationalen Gesundheitsministeriums in Port Moresby, Papua-Neuguinea, angesiedelt.

Reiseanforderungen

Der Einsatz erfolgt hauptsächlich im Büro. Der SSA kann erforderlich sein, innerhalb von Port Moresby und in die Provinzen zu reisen, um Schulungen durchzuführen, Stakeholder einzubinden und PHA-Überwachungsaktivitäten durchzuführen. Internationale Reisen können für WHO-Schulungen oder Berichtsverpflichtungen erforderlich sein, sofern zutreffend.

Vergütung und Dauer

Die monatliche Vergütung für diese Position beträgt PGK4245, zahlbar monatlich.

Der Einsatz ist voraussichtlich auf insgesamt zwölf (12) Monate angelegt, mit einer sechsmonatigen Probezeit ab Vertragsunterzeichnung, vorbehaltlich zufriedenstellender Leistung und Verfügbarkeit von Mitteln.