Büroleiter (Teilzeit)

Standort: Neuchâtel, Schweiz

Unser Team:

Bei Semtech spielen unsere Standortteams eine entscheidende Rolle, um sicherzustellen, dass unsere Innovationsumgebungen reibungslos, sicher und effizient funktionieren. Der Büroleiter ist zentral für diesen Erfolg — er dient als operative Stütze des Standorts und als vertrauenswürdiger Partner für die Führung, Mitarbeiter, Vermieter und externe Interessengruppen.

Dies ist eine sehr sichtbare Rolle für jemanden, der Organisation, Eigenverantwortung liebt und andere dabei unterstützt, ihr Bestes zu geben.

Stellenübersicht:

Der Büroleiter ist verantwortlich für die Überwachung der Standortabläufe, Koordination der Einrichtungen, Patentverwaltung und zentrale Bürounterstützungsaktivitäten, um einen reibungslosen und professionellen Betrieb des Standorts sicherzustellen.

Diese Rolle fungiert als wichtige Schnittstelle zwischen internen Teams und externen Partnern, verwaltet Gebäude- und Sicherheitsangelegenheiten, unterstützt die Verwaltung des geistigen Eigentums und bietet strukturierte administrative Unterstützung für die Standortleitung und Mitarbeiter. Der erfolgreiche Kandidat bringt starke organisatorische Fähigkeiten, Detailgenauigkeit und die Fähigkeit mit, mehrere Prioritäten mit Diskretion und Professionalität zu managen.

Dies ist eine Teilzeitstelle, die dem erfolgreichen Kandidaten die Möglichkeit bietet, das Arbeitsmuster vor Beginn mit dem einstellenden Manager zu vereinbaren. Unsere Präferenz liegt bei etwa 70 % einer vollen Arbeitswoche, was etwa 3–4 volle Tage pro Woche, 5 Vormittage oder Nachmittage pro Woche oder eine andere Regelung sein könnte, die sowohl den Bedürfnissen des Standorts als auch der Flexibilität des Kandidaten gerecht wird.

Verantwortlichkeiten:

• Einrichtungs- & Sicherheitsmanagement (30%)
Überwachung des täglichen Gebäudebetriebs und der Sicherheitsprozesse, Leitung des Wartungstechnikers und Koordination mit Vermietern, Auftragnehmern, Agenturen, Mietern und Behörden. Sicherstellung einer zeitnahen administrativen Nachverfolgung von Wartungsaktivitäten und Standortinterventionen sowie Organisation von Erste-Hilfe-Schulungen zur Einhaltung von Vorschriften und Sicherheitsstandards für Mitarbeiter.

• Patent- & Verwaltung des geistigen Eigentums (25%)
Überwachung der Patentakten von der Offenlegung der Erfindung bis zur Erteilung, einschließlich Rechnungsverfolgung und Dokumentenmanagement. Fungieren als Verbindung zwischen Patentagenturen, der Rechtsabteilung und Erfindern, um eine genaue Nachverfolgung, Kommunikation und rechtzeitige Bearbeitung der Dokumentation sicherzustellen.

• Administrative & Standortunterstützung (15%)
Bereitstellung strukturierter administrativer Unterstützung für den Standortleiter und die Mitarbeiter, um einen professionellen Empfang für Besucher zu gewährleisten. Verwaltung der ein- und ausgehenden Post, Überwachung der SAP-Einkaufsabwicklung im Zusammenhang mit Gebäude- und Patentaktivitäten sowie Pflege effizienter Bürosysteme und -akten.

• Koordination & Kommunikation mit Stakeholdern (20%)
Dienen als zentraler Ansprechpartner für interne und externe Interessengruppen, Sicherstellung klarer Kommunikation, zeitnaher Nachverfolgung und proaktiver Problemlösung in operativen und administrativen Angelegenheiten.

• Bürobetrieb & kontinuierliche Verbesserung (10%)
Pflege organisierter Ablagesysteme und Dokumentationsprozesse, Unterstützung bei der Kalenderkoordination und Meeting-Logistik sowie Identifikation von Möglichkeiten zur Verbesserung der administrativen Effizienz und der Standortabläufe.

Mindestqualifikationen:

• Kenntnisse in Microsoft Office Suite und SAP
• Erfahrung in Geschäftskorrespondenz und professioneller Dokumentenerstellung
• Starke Telefonannahme- und professionelle Kommunikationsfähigkeiten
• Nachgewiesene Erfahrung in administrativer Organisation und Ablagesystemen
• Erfahrung in der Koordination von Meetings und Kalenderverwaltung

Wünschenswerte Qualifikationen:

• Hohes Maß an Diskretion und Fähigkeit zum Umgang mit vertraulichen Informationen
• Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Französisch
• Hervorragende Dokumentations-, Organisations- und Nachverfolgungsfähigkeiten
• Große Aufmerksamkeit für Details und Genauigkeit
• Proaktive Problemlösungskompetenz mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu managen

Philosophie zur Karriereentwicklung:

Bei Semtech sind wir der Überzeugung, dass Innovation mit Menschen beginnt. Wir engagieren uns für die Förderung der beruflichen Entwicklung durch Zugang zu Mentoring, kontinuierlichen Lernressourcen und einer kollaborativen, ideenreichen Ingenieursumgebung.

Unsere leistungsorientierte Kultur belohnt Initiative, fördert Wachstum und erkennt bedeutende technische und Führungsbeiträge an. Mitarbeiter in dieser Rolle werden unterstützt, ihren Einfluss zu erweitern, ihre Expertise zu vertiefen und sowohl ihre Karriereentwicklung als auch die Zukunft der digitalen Engineering-Fähigkeiten von Semtech mitzugestalten.

Der Zweck dieser Stellenbeschreibung ist es, die Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten der Stelleninhaber zu beschreiben. Stelleninhaber können aufgefordert werden, auch andere aufgabenbezogene Tätigkeiten auszuführen, die nicht ausdrücklich in dieser Beschreibung enthalten sind.

Alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind wesentliche Funktionen und Anforderungen der Stelle und können bei Bedarf angepasst werden, um Personen mit Behinderungen angemessen zu berücksichtigen.