Projektassistent/in

Als führender Anbieter im Bereich Bau und Immobilien in der Schweiz entwickelt, realisiert und verwaltet Implenia Lebensräume, Arbeitsumgebungen und Infrastrukturen für zukünftige Generationen in der Schweiz und Deutschland. Implenia bietet zudem Tunnelbauprojekte und zugehörige Infrastruktur auf weiteren Märkten an. Das Unternehmen vereint unter einem Dach das Know-how hochqualifizierter Beratungs-, Entwicklungs-, Planungs- und Ausführungseinheiten und bildet so einen integrierten und multinational führenden Bau- und Immobiliendienstleister. Mit Sitz in Opfikon bei Zürich beschäftigt Implenia über 8.000 Mitarbeitende (Vollzeitäquivalente) in ganz Europa und erzielte 2025 einen Umsatz von 3,5 Milliarden Schweizer Franken. Weitere Informationen finden Sie unter implenia.com .

Im Rahmen des Baus von Eigentumswohnungen (WEG) suchen wir eine/n WEG-Assistent/in. Zunächst unterstützen Sie das WEG-Team administrativ und tragen zur Qualität der Aktenführung bei. Zudem gewährleisten Sie eine sorgfältige Nachverfolgbarkeit, indem Sie alle Dokumente strukturiert aktualisieren, prüfen und ablegen.

Aufgaben

• • Angebote für Kunden erstellen und vorbereiten;
  • Überprüfung der Richtigkeit der Informationen und der Übereinstimmung der übermittelten Dokumente;
  • Administrative Nachverfolgung der WEG-Akten;
  • Aktualisierung und Pflege von Übersichtslisten und Datenbanken;
  • Kontrolle, dass Kunden die korrekten Dokumente und Versionen der Angebote erhalten;
  • Durchführung notwendiger Mahnungen und Überwachung der Fristen;
  • Vorbereitung der von den WEG-Verwaltern geforderten administrativen Dokumente;
  • Mitarbeit bei der Organisation und Ablage der Akten.
  Diese erste Phase erfordert grosse Sorgfalt, ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten sowie hohe Detailgenauigkeit. Nach einer Einarbeitungs- und Schulungsphase entwickeln Sie schrittweise Ihre Eigenständigkeit und übernehmen zusätzliche Verantwortungen, insbesondere:
  • Administrative Betreuung der Erwerber während des gesamten Prozesses;
  • Verwaltung und Nachverfolgung der Abrechnungen bezüglich Mehr- und Minderleistungen der Erwerber;
  • Als bevorzugte Ansprechperson für bestimmte Routineanfragen fungieren;
  • Koordination der Kommunikation zwischen Erwerbern, Unternehmen, Partnern und Verwaltern;
  • Überwachung der Einhaltung von Fristen und des Informationsflusses;
  • Nachverfolgung von Änderungen der Erwerber und deren Dokumentation;
  • Mitarbeit an der kontinuierlichen Verbesserung der Nachverfolgungs- und Kommunikationsprozesse.

Sie bringen mit

• Kaufmännische, administrative oder gleichwertige Ausbildung;
• Erste nachgewiesene Erfahrung in einer administrativen Funktion, idealerweise in der Begleitung von WEG-Erwerbern / Ausstattungswahl / Showrooms in der Schweiz, im Bauwesen oder in einem Projektmanagement-Umfeld;
• Gute Kenntnisse im Lesen von Plänen und technischer Koordination;
• Ausgezeichnete Beherrschung der Bürosoftware, insbesondere Excel;
• Sorgfalt bei der Dokumentation, Planungssinn und strikte Einhaltung von Meilensteinen;
• Organisationsfähigkeit und Fähigkeit, mehrere Akten gleichzeitig zu verwalten;
• Gute Kommunikationsfähigkeiten und Serviceorientierung;
• Teamgeist, Diskretion und Zuverlässigkeit;
• Methodisches und selbständiges Arbeiten;
• Kunden- und Ergebnisorientierung; Fähigkeit, mehrere Lose/Wohnungen parallel zu betreuen.

Das bieten wir Ihnen:

• Ein multikulturelles Arbeitsumfeld mit der Möglichkeit, eine nachhaltige Zukunft mitzugestalten;
• Modernste Technologien und einen modernen Arbeitsplatz in einem nachhaltigen Unternehmen;
• Ein Unternehmen, das Talente fördert und die Weiterbildung seiner Mitarbeitenden unterstützt;
• Die Sicherheit eines finanziell starken, breit diversifizierten und in der Schweiz fest verankerten Konzerns;
• Flexible Arbeitsmodelle und moderne Arbeitsmittel mit der Möglichkeit zum Homeoffice;
• Eine interessante Auswahl an Vorteilen:
  • 5 Wochen Ferien und 9 Ausgleichstage pro Jahr;
  • Eine interne Pensionskasse mit sehr guter Deckungsquote und 3 Beitragsstufen;
  • Zahlreiche Vergünstigungen bei renommierten Anbietern von Produkten und Dienstleistungen;
  • Unsere Teammitglieder teilen in einem Video, was ihre Erfahrung bei Implenia einzigartig macht: https://youtu.be/wtuhlIfjJq8

Wenn Sie sich in dieser Beschreibung wiedererkennen und Teil von Implenia werden möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Bei Implenia schätzen und leben wir Vielfalt. Unser Rekrutierungsprozess ist daher auf die Förderung von Diversität, Gleichstellung und Inklusion ausgerichtet.

*Wir akzeptieren keine Bewerbungen von Personalvermittlungen oder anderen Vermittlern. Bewerbungen, die auf diesem Weg eingehen, werden nicht berücksichtigt und stellen keine Verpflichtung unsererseits dar.