Office Management & Project Coordinator

Was dich erwartet

In dieser abwechslungsreichen Rolle stellst du sicher, dass unser operativer Betrieb reibungslos läuft und Projekte strukturiert, effizient und kundenorientiert umgesetzt werden. Du bist erste Ansprechperson für interne und externe Anliegen, koordinierst den Übergang von Sales und Offerte in die Projekt Ausführung, behältst Ressourcen, Termine und Budgets im Blick und sorgst für einen klaren Informationsfluss. Dabei arbeitest du eng mit dem Team, unseren Kunden sowie externen Partnern (z.B. Treuhänder) zusammen und trägst mit deiner Arbeit direkt zur Qualität unserer Leistungen und zur Zufriedenheit unserer Kunden bei.

Deine alltäglichen Aufgaben und Zuständigkeiten beinhalten:

Office Management – Front & Back Office

• Bearbeitung von Anfragen über E‑Mail und Telefon, freundliche und professionelle Kundenkommunikation
• Erstellen und Nachfassen von Offerten
• Verwaltung von Büroressourcen und Material, Einkauf und Lieferantenkoordination
• Organisation und Pflege der Büroeinrichtung sowie des Arbeitsplatzumfelds

Human Resources (HR)

• Lohnadministration inkl. Vor- und Nachbearbeitung
• Verwaltung von Versicherungen, Sozialleistungen und Kinderzulagen
• Anlaufstelle für Probleme und Beschwerden, lösungsorientiertes Vorgehen
• Betreuung von Eintritten und Austritten inkl. Vertrags- und Onboarding-Dokumentation
• Planung und Organisation von Jahresabschlussessen, Teamevents und Teambuilding-Aktivitäten
• Kontrolle der Zeiterfassungen und Nachhaltung von Korrekturen
• Erstellen von Richtlinien und Kontrolle deren Einhaltung

Finanzen

• Verrechnen (Debitoren) und Nachfassen von offenen Posten
• Buchhaltungsvorbereitung und Koordination mit dem Treuhänder
• Mitarbeit an Budgetplanung und Forecasts
• Verarbeitung von Lieferantenrechnungen (Kreditoren) und Auslösen von Zahlungen
• Mahnwesen
• Spesenvergütung sowie Kontrolle der Einhaltung von Spesenrichtlinien
• Laufendes Controlling und Kennzahlen-Tracking zur Unterstützung der Geschäftsführung

Project Coordinator

• Projektplanung und Ressourcenmanagement (Team, Zeit)
• Operatives Controlling von Aufwand und Fortschritt
• Sicherstellen eines reibungslosen Übergangs von Sales und Offerte zu Testing
• Sicherstellen des Informationsflusses zwischen Kunde, Sales und Testing
• Kunden beim Koordinieren und Aufsetzen von Projekten unterstützen
• Checklisten für Testing mit Kunden besprechen, Verbindlichkeiten und Klarheit schaffen
• Fortschritt entlang der Checklisten überwachen, Hindernisse früh adressieren
• Schlussbesprechung aufsetzen
• Nach Projekt nachfassen (Zufriedenheit, Referenzen)

Die Aufzählung ist nicht abschliessend. Weitere Aufgaben, können dir seltener und unter Berücksichtigung deiner Interessen und Fähigkeiten aufgetragen werden.

Ausserdem bieten wir

• Grosszügige Löhne
• Moderne und top ausgerüstete Arbeitsplätze
• Grosszügige Büros mit einer Vielzahl an Einkaufs- und Verpflegungsmöglichkeiten in unmittelbarer Nähe und sehr guter Erreichbarkeit mit ÖV
• Effizientes Arbeiten dank fortschrittlichen Tools mit KI‑Unterstützung
• Flexible Arbeitsbedingungen (z.B. Teilzeit ab 50% und Home Office)
• Gratis Kaffee, Mate Tee und Merch
• Grosszügige Sozialleistungen

Das bringst du mit

• Erfahrung im Office Management, in der Projektkoordination oder in einer vergleichbaren administrativen/operativen Rolle
• Routine in MS 365 (Outlook, Excel, Word, Teams) und idealerweise in Bexio
• Grundkenntnisse in Buchhaltung (Debitoren/Kreditoren), Budgetierung und Controlling
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, strukturierte und selbständige Arbeitsweise sowie hohe Serviceorientierung
• Diskreter und vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Daten
• Stilsicheres Deutsch (in Wort und Schrift) Wohnhaft in der Schweiz
• Tadelloser Leumund (Nachweis mittels aktuellem Straf- und Betreibungsregisterauszug)