Bifang Y
Verein Bifang Wohn- und Pflegezentrum Wohlen
Wohlen
Auf einen Blick
- Veröffentlicht:07 Juli 2025
- Pensum:100%
- Vertragsart:Festanstellung
- Arbeitsort:Wohlen
Job-Zusammenfassung
Das Datenschutzkonzept des Bifang Wohn- und Pflegezentrums Wohlen gewährleistet den Schutz personenbezogener Daten.
Aufgaben
- Es regelt die Verarbeitung von Daten der Bewohnenden und Mitarbeitenden.
- Ziel ist die Einhaltung der gesetzlichen Datenschutzvorgaben.
- Die Verantwortlichkeiten sind klar definiert und dokumentiert.
Fähigkeiten
- Gültig ab 01.09.2023, erstellt von Monika Heri.
- Kenntnisse der Datenschutzgesetzgebung sind erforderlich.
- Vertrautheit mit organisatorischen und technischen Maßnahmen.
Ist das hilfreich?
Wohn- und Pflegezentrum Wohlen
Konzept Datenschutz
Konzept: Datenschutz
Bifang Wohn- und Pflegezentrum Wohlen
Inhaltsverzeichnis
Zweck und Umfang:
- Gesetzliche Grundlagen
N
Begriffe :
Geltungsbereich y
G
Zielsetzung:
Grundsätze des Datenschutze:
Rechtmässigkeit:
6.2
Verhältnismässigkeit
6.3
Zweckbindung
6.4
Transparenz
6.5
Datenquali
6.6
Trew:und Glaubenia.memsmsee
Datensicherheit: Massnahmen
7.1
Organisatorische Massnahmen
F2
Technische Massnahmen. :
73
Archivierung
7.4
Vernichtung
Rechte der betroffenen Personen
8.1
Aufklärung/Orientierung :
8.2
Auskunfts-/Einsichtsrecht
8.3
Recht auf Berichtigung.
8.4
Sperrung/Verweigerung der Datenbekanntgabe
Handlungsanleitungen:
9:1
Verhalten bei telefonischen und schriftlichen Anfragen
22
Grundsätze der E-Mail-Nutzung:
9.3
Verwendung Bild-/Tonaufnahmen
10.
Verantwortlichkeiten
10.1
Vorstand sauna
10.2
Institutionsleitung :
10.3
Datenschutzbeauftragte
10.4
Leitung HR
10.5
Führungspersonen
10.6
Mitarbeitende
11.
Inkraftsetzung.
12.
Anhang 1: Begriffe
18.
Zugehörige Dokumente
Gültig ab 01.09.2023 / Monika Heri
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D
Konzept:
Datenschutz
Bifang
Wohnund
Pflegezentrum
Wohlen
1.
Zweck und Umfang
Das vorliegende
Datenschutzkonzept des
Bifang
Wohnund
Pflegezentrum
Wohlen
(nachfolgend
Bifang genannt) trägt der
Bedeutung und dem
Stellenwert des
Daten- schutzes imSine derAchtung derPrivatsphäre und derPersönlichkeitsrechte seinerBe- wohnenden, seiner Mitarbeitenden und alenfals auch seiner Geschäftspartner Rech- nung. Esbildetdieverbindliche Grundlage füraledatenschutzrelevanten
Masnahmen undAktivitätenimBifang,namentlichfürdasBearbeitenvon
° Personendaten der Bewohnenden;
" Personendaten der Mitarbeitenden, ehemaliger Mitarbeitenden, inklusive Daten in Zusammenhang mit Stellenbewerbungen;
e Informationen über Geschäftspartner und weitere Dritte, soweit Personendaten betroffen sind.
2.
Gesetzliche Grundlagen
Grundlage für dieses Datenschutzkonzept ist das Bundesgesetz über den Datenschutz vom 25. September 2020 (DSG; SR 235.1) und die Verordnung zum Bundesgesetz über den Datenschutz vom 31. August 2022 (DSV; SR 235.11) sowie gegebenenfalls das Datenschutzrecht des Kantons Aargau.
3.
Begriffe
Wichtige Begriffe sind in Anhang 1 definiert.
4.
Geltungsbereich
Dos vorliegende Datenschutzkonzept gilt für alle Organe und Mitarbeitenden des Bifang, die im Rahmen der Erfüllung ihrer Funktionen und Aufgaben Personendaten bearbeiten.
Es gilt ebenfalls für externe Personen und Firmen, sofern sie sich durch eine entsprechende schriftliche Vereinbarung zu dessen Einhaltung verpflichten.
5.
Zielsetzung
Das Hauptziel dieses Konzepts ist die Gewährleistung des Schutzes der Persönlichkeit natürlicher Personen gemäss Ziffer 1 vor widerrechtlicher oder unverhältnismässiger Bearbeitung ihrer Daten. Dieses Konzept soll als verbindliche Richtlinie alle für das Bifang tätigen
Personen darin unterstützen, in Eigenverantwortung datenschutzrechtlich einwandfrei zu handeln.
Mit der Umsetzung dieses Konzepts vermeidet das Bifang auch materielle Nachteile und
Imageschäden, welche ihm aufgrund von datenschutzwidrigen Handlungen erwachsen könnten.
Gültig ab 01.09.2023 / Monika Heri
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Konzept: Datenschutz
Bifang Wohn- und Pflegezentrum Wohlen
6.
Grundsätze des
Datenschutzes
6 . 1
R e chimässigkeit
Rechtmäss i g ist d i e Datenbearbei t u n g , w e n n s ie durch d ie Einwillig u n g d e r b etroffenen
Person, eine gesetzliche Ermächtigung oder ein überwiegendes öffentliches oder privat e s I n t e re s e g e r e c h t f e rtigt i s t .
6.2 Verhältnismässigkeit
Die Datenerhebung muss erforderlich sein, zudem soll ein Überwiegendes Interesse an der Erhebung bestehen. Datenerhebungen auf Vorrat sind widerrechtlich, nicht mehr benötigte Daten sind zu vernichten.
6.3 Zweckbindung
Die Daten dürfen zu keinem für die betroffene Person nicht erkennbaren Zweck bearbeitet werden als zu demjenigen, der bei der Erhebung der Daten genannt wurde.
6.4 Transparenz
Die Datenerhebung und -bearbeitung muss klar erkennbar sein. Die notwendigen Informationen sollen direkt bei der betroffenen Person beschafft werden.
6.5 Datenqualität
Es muss sichergestellt sein, dass die bearbeiteten Daten richtig, vollständig und aktuell sind. Unrichtige und unvollständige Daten sind zu korrigieren oder zu vernichten.
6.6 Treu und Glauben
Widersprüchliches und rechtsmissbräuchliches Verhalten ist unzulässig.
7. Datensicherheit: Massnahmen
Mit technischen und organisatorischen Massnahmen soll der Datenschutz gewährleistet und Personendaten insbesondere vor dem Zugang Unbefugter, Missbrauch, Vernichtung, Verlust, technischen Fehlern, Fälschung, Diebstahl etc. geschützt werden.
7.1 Organisatorische Massnahmen
Zugang zu Personendaten besteht im Bifang nach dem Grundsatz "So viel wie nötig, so wenig wie möglich.
Die Datenschutzbeauftragte regelt deshalb, in Zusammenarbeit mit den jeweils zuständigen Führungspersonen, für jede Datensammlung, wer unter welchen Bedingungen Zugang zu Personendaten hat (gilt auch für archivierte Daten) und wie dies überwacht wird.
Gültig ab 01.09.2023 / Monika Heri
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Konzept: Datenschutz
Bifang Wohn- und Pflegezentrum Wohlen
Sie führt ein Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten gemäss den gesetzlichen Anforder u n g e n u n d h ä l t d i e s e s a k t u e l .
7.2
Technische Massnahmen
Der Schutz elektronisch bearbeiteter Daten wird insbesondere durch die Verwendung und regelmässige umfassende Verschlüsselung, den Einsatz von Firewalls, Virenschutzprogrammen etc. und die Protokollierung von Zugriffen gewährleistet.
Durch Zugangs- und Personendatenträgerkontrollen wird verhindert, dass unbefugte Personen Zugang zu Datenbeständen haben oder diese verändern, zerstören, bzw. entwenden können.
7.3
Archivierung
Personendaten, die für die Bearbeitung nicht mehr benötigt werden, werden gemäss den Richtlinien der Datenschutzbeauftragten aufbereitet und während der definierten
Dauer archiviert.
7.4
Vernichtung
Daten von untergeordneter Bedeutung werden unmittelbar nach Erreichen des Bearbeitungszwecks vernichtet (physisch zerstört oder elektronisch unwiederbringlich gelöscht).
Die Datenschutzbeauftragte bestimmt die Einzelheiten. Für die Löschung von archivierten Daten gelten die Vorschriften gemäss Löschkonzept.
8.
Rechte der betroffenen Personen
8.1
Aufklärung/Orientierung
Bewohnende sowie Mitarbeitende werden beim Eintritt Über ihre datenschutzrechtlichen
Rechte und Pflichten informiert.
8.2
Auskunfts-/Einsichtsrecht
Die von der Bearbeitung ihrer Daten betroffene Person darf über Erhebung, Herkunft, Inhalt, Zweck, Kategorie und Rechtsgrundlage Auskunft verlangen und in die Datensammlung Einsicht nehmen. Sie hat auch das Recht auf die Bekanntgabe der an der Sammlung Beteiligten und der Datenempfänger.
Die Auskunft bzw. Einsicht verlangende Person muss sich über ihre Identität ausweisen.
Die Auskunft ist innert 30 Tagen in allgemeinverständlicher Weise, schriftlich und kostenlos zu erteilen.
Die Erteilung von Auskünften und die Einsichtsrechte dürfen ausnahmsweise beschränkt oder verweigert werden, wenn wichtige und überwiegende öffentliche Interessen oder besonders schützenswerte Interessen von Dritten entgegenstehen.
Gültig ab 01.09.2023 / Monika Heri
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Konzept: Datenschutz
Bifang Wohn- und Pflegezentrum Wohlen
Besteht das Risiko, dass die betroffene Person (v.a. Minderjährige) mit der Auskunftserteilung oder Einsichtnahme einer zu hohen Belastung ausgesetzt werden könnte, kann sie eine andere Person bestimmen, der an ihrer Stelle Auskunft erteilt bzw. Einsicht gewährt wird.
8.3 Recht auf Berichtigung
Widerrechtlich oder unrichtig erhobene oder bearbeitete Daten müssen berichtigt oder v e rn i c h t et w e r d e n .
8.4 Sperrung/Verweigerung der Datenbekannigabe
Jede betroffene Person kann die Bekanntgabe ihrer Daten sperren lassen, wenn sie ein schutzwürdiges Interesse nachweist. Dies gilt dann nicht, wenn die Datenbekanntgabe eine gesetzliche Verpflichtung darstellt, aufgrund überwiegender Interessen Dritter erforderlich ist oder zur Aufklärung von mutmasslich rechtsmissbräuchlichen Handlungen der betroffenen Person erforderlich ist.
9.
_Handlungsanleitungen
9.1 Verhalten bei telefonischen und schriftlichen Anfragen
Ohne ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person oder ohne entsprechende gesetzliche Erlaubnis dürfen Personendaten nicht an Aussenstehende weitergegeben werden.
Bei telefonischen Anfragen ist die eindeutige Identifizierung der anfragenden Person sicherzustellen. Werden Telefongespräche aufgezeichnet, muss darauf hingewiesen werden und die Zustimmung des Gesprächspartners eingeholt werden.
9.2 Grundsätze der E-Mail-Nutzung
E-Mails können durch Dritte mitgelesen oder verändert werden. Grundsätzlich sollen deshalb möglichst wenig Personendaten per E-Mail übermittelt werden und sie sollen keine sensiblen Informationen oder Angaben über Passwörter und andere Zugangsdaten enthalten.
Per E-Mail dürfen besonders schützenswerte Daten grundsätzlich nur verschlüsselt Übermittelt werden, sofern die betroffene Person keine gegenteilige, schriftliche Erklärung abgegeben hat.
Zu beruflichen Zwecken bearbeitete Personendaten dürfen nicht auf privaten Geräten gespeichert werden. Im Übrigen sind auch die Vorschriften im Reglement über die Informatiknutzung zu beachten.
9.3 Verwendung Bild-/Tonaufnahmen
Auf Bild-, Film- und/oder Tonaufnahmen erkennbar dürfen nur Personen festgehalten werden, welche dazu ihre Einwilligung gegeben haben.
Gültig ab 01.09.2023 / Monika Heri
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Konzept: Datenschutz
Bifang Wohn- und Pflegezentrum Wohlen
Die Einwilligung der betroffenen Person muss freiwillig, ausdrücklich und nach vorgängiger Aufklärung über den Zweck und die Verwendung der Aufnahmen erfolgen. Die Zustimmung kann schriftlich oder - bei Anwesenheit mehrerer Personen - mündlich oder n o n v e r b a l e r f o l g e n u n d i s t z u d o k u m e n t i e ren.
10. Verantwortlichkeiten
10.1 Vorstand
Der Vorstand ist auf strategischer Ebene für die Gewährleistung des Datenschutzes im
Bifang verantwortlich.
Er nimmt den Datenschutz als relevantes Thema in sein Risikomanagement-System auf und beurteilt die entsprechenden Risiken in strategisch stufengerechter Weise.
Er erlässt das vorliegende Datenschutzkonzept und überprüft dieses regelmässig.
10.2 Institutionsleitung
Die Institutionsleitung ist in Zusammenarbeit mit der Datenschutzbeauftragten zuständig für die Umsetzung dieses Konzepts und für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben im Rahmen aller Datenbearbeitungen auf operativer Ebene.
Sie sorgt in geeigneter Weise dafür, dass alle Mitarbeitenden regelmässig für die Belange des Datenschutzes sensibilisiert und über die Vorgaben dieses Konzepts und deren Anwendung im beruflichen Alltag informiert werden.
10.3 Datenschutzverantwortliche
Die Datenschutzbeauftragte nimmt betriebsintern die Aufgaben gemäss der Gesetzgebung und dem Pflichtenheft wahr.
e Sie ist nach innen und aussen Ansprechperson für alle Fragen bezüglich Datenschutz;
e Sie prüft die Rechtmässigkeit der Datenbearbeitung im Bifang;
e Sie verfügt Über ein Weisungsrecht, soweit dies für die Einhaltung der Gesetzgebung und die Umsetzung dieses Konzepts erforderlich ist;
e Sie erstattet gegebenenfalls Meldung an die Datenschutzbeauftragten des Bundes und/oder des Kantons;
" Sie berichtet der Institutionsleitung regelmässig Uber die Datenbearbeitung im Bifang, weist dabei auf erkannte Risiken hin und gibt Empfehlungen für mögliche Verbesserungen ab. Über besondere Vorkommnisse von grösserer Tragweite orientiert sie unverzüglich;
e Sie führt regelmässige Datenschutz-Audits durch und zieht hierfür bei Bedarf externe
Unterstützung bei;
e Sie steht dem Vorstand, der Institutionsleitung, der Leitung HR, den Mitarbeitenden
Gültig ab 01.09.2023 / Monika Heri
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Konzept: Datenschutz
Bifang Wohn- und Pflegezentrum Wohlen
sowie den Bewohnenden bei datenschutzrechtlichen Fragen beratend zur Verfügung.
1 0 .4
L e i t ung H R
Die Leitung HR ist für die sorgfältige und datenschutzkonforme Bearbeitung der Personendaten der Mitarbeitenden im Rahmen der Personalarbeit verantwortlich.
10.5 Führungspersonen
Die Vorgesetzten aller Stufen nehmen eine Vorbildfunktion wahr und fördern die Motivation der Mitarbeitenden, dem Datenschutz bei ihrem Handeln am Arbeitsplatz Rechnung zu tragen.
Sie sind in ihren Verantwortungsbereichen für die Durchsetzung und Einhaltung des Datenschutzes verantwortlich, insbesondere im Rahmen dieses Konzepts und der Geschäftsprozesse.
Sie sorgen in Zusammenarbeit mit der Datenschutzbeauftragten für eine Sensibilisierung und handlungsorientierte Anleitung der Mitarbeitenden.
10.6 Mitarbeitende
Alle Mitarbeitenden des Bifang, welche Personendaten bearbeiten, tragen dem Datenschutz eigenverantwortlich Rechnung und handeln dabei insbesondere gemäss dem vorliegenden Konzept und den Weisungen. Sie wenden sich bei Fragen und Unsicherheiten an ihre Vorgesetzten oder an die Datenschutzbeauftragte.
11. Inkrafisetzung
Das Konzept Datenschutz wurde vom Vorstand des Vereins Bifang Wohn- und Pflegezentrum Wohlen per 01.09.2023 bewilligt und in Kraft gesetzt.
Wohlen, 1. September 2023
Bifang Wohn- und Pflegezentrum Wohlen
N Be
Uden
Marianne Piffaretti |
Monika Heri
Vereinspräsidentin
Gel chäftsleitung
Datenschutzbeauftragte
Gültig ab 01.09.2023 / Monika Heri
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Konzept: Datenschutz
Bifang Wohn- und Pflegezentrum Wohlen
12. Anhang
1: Begriffe
Personendaten
Angaben über eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person
Bearbeiten von
Jeder Umgang mit Personendaten, unabhängig von den angewandten
Personendaten
Mitteln und Verfahren, wie das Beschaffen, Speichern, Verwenden, Verändern, Bekanntgeben, Archivieren, Löschen oder Vernichten von Daten.
Besonders a) Daten über religiöse, weltanschauliche, politische oder gewerkschaftlirene che Ansichten oder Tätigkeiten;
Personendaten
Daten über die Gesundheit, die Intimsphäre oder die Zugehörigkeit zu einer ethnischen Gruppe oder Herkunft;
Genetische Daten;
Biometrische Daten, die eine natürliche Person eindeutig identifizieren;
Daten über verwaltungs- und strafrechtliche Verfolgung oder Sanktionen;
Daten über Massnahmen der sozialen Hilfe.
Heehacele=/enn
Jedes Übermitteln oder Zugänglichmachen von Personendaten.
Personendaten
ueSelsuuliisten
Bestand von Personendaten, die so aufgebaut sind, dass die Daten nach bestimmten Personen erschliessbar sind.
Datenschutz
Person, welche betriebsintern die Einhaltung der Datenschutzvorschriften beauftragte überwacht und u.a. ein Verzeichnis der Datensammlungen führt.
'Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird in diesem Konzept und allen dazugehörigen Dokumenten die weibliche Formulierung "Die Datenschutzbeauftragte" verwendet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten für alle
Geschlechter.
IT Sicherheitsbe- Person, welche betriebsintern und in der Zusammenarbeit mit externen Partauftragter nern die Einhaltung der Datenschutzvorschriften im Bereich IT überwacht.
Datenschutz
else Eures]
Verantwortliche/r für eine Datenbearbeitung. Sie/Er entscheidet allein oder tensammlung zusammen mit anderen über den Zweck und die Mittel der Bearbeitung.
Sole iger
Zusammenstellung von Daten, die eine Beurteilung wesentlicher Aspekte fil der Persönlichkeit einer natürlichen Person erlaubt.
Profiling
Bewertung bestimmter Merkmale einer Person aufgrund von automatisiert bearbeiteten Personendaten (um z.B. die Arbeitsleistung, die wirtschaftlichen Verhältnisse, die Gesundheit, das Verhalten, bestimmte Vorlieben, den Aufenthaltsort oder die Mobilität zu analysieren oder vorherzusagen).
Gültig ab 01.09.2023 / Monika Heri
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