Administrative/r Manager/in für temporäre Ressourcen

Über den Job

Verwaltung

Administrative/r Manager/in für temporäre Ressourcen

Die Personalabteilung (DRH) und die Pflegedirektion (DSO) des CHUV suchen eine/n administrative/n Manager/in für temporäre Ressourcen mit 60 %, um die administrativen Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Vermittlung von temporärem Pflege- und Nichtpflegepersonal der Institution zu unterstützen. Der Eintrittstermin ist nach Vereinbarung.

Kontext

Das Universitätsspital Waadt (CHUV) ist eines der 5 Schweizer Universitätsspitäler. Dank der Zusammenarbeit mit der Fakultät für Biologie und Medizin der Universität Lausanne und der EPFL spielt das CHUV eine führende Rolle in den Bereichen medizinische Versorgung, medizinische Forschung und Ausbildung.

Im Rahmen eines ehrgeizigen Projekts zur Zentralisierung der internen und externen temporären Ressourcen bündeln die Personalabteilung (DRH) und die Pflegedirektion (DSO) ihre Expertise, um ein leistungsfähigeres, agileres und stärker an den Bedürfnissen der Dienste orientiertes Modell für das Management des temporären Personals zu entwickeln.

Innerhalb dieses sich entwickelnden Systems übernehmen Sie die administrative und finanzielle Überwachung der Vermittlungstätigkeiten. Sie tragen zur Datenqualität, zur Einhaltung der administrativen Prozesse und zum reibungslosen Funktionieren der von den Vermittlungseinheiten genutzten Verwaltungstools bei.

In Zusammenarbeit mit den Vermittlungsteams stellen Sie die administrative und finanzielle Nachverfolgung der Aktivitäten sicher, beteiligen sich an der Kontrolle der Verwaltungsinformationen, unterstützen die Nutzer/innen der PRIM-Anwendung und tragen zur kontinuierlichen Verbesserung der Praktiken und Werkzeuge bei, die den operativen Bedürfnissen der Vermittlungseinheiten für temporäres Personal (CART und Pool DSO) entsprechen.

Mit dem Eintritt in diese Funktion integrieren Sie ein dynamisches Umfeld, in dem Sie durch spezialisierte administrative Unterstützung der Vermittlungstätigkeiten temporärer Ressourcen zur Kontinuität der Leistungen des CHUV beitragen.

Aufgaben

Sie tragen zum reibungslosen Ablauf der Vermittlungstätigkeiten bei, indem Sie die administrative Nachverfolgung, die Fakturierung und die Kontrolle der für deren Verwaltung notwendigen Daten sicherstellen. Durch Ihre administrative Genauigkeit und Ihre Beherrschung der Werkzeuge tragen Sie zur Qualität der Verwaltungsinformationen und zur Einhaltung der geltenden Prozesse bei.

In diesem Rahmen:

• Gewährleisten Sie den reibungslosen Ablauf der Fakturierung der Vermittlungstätigkeiten, sei es für Einsätze, die von Partneragenturen durchgeführt werden, oder von Mitarbeitenden der internen Pflege- oder Nichtpflegepools
• Achten Sie auf die Kohärenz und Zuverlässigkeit der administrativen und finanziellen Daten, indem Sie die notwendigen Kontrollen zwischen den verschiedenen Systemen und den Belegen durchführen
• Identifizieren, analysieren und verfolgen Sie Abweichungen bei der Fakturierung und koordinieren die Korrekturmassnahmen mit den beteiligten Akteuren
• Arbeiten Sie eng mit den Buchhaltungsteams zusammen, um eine effiziente Bearbeitung und eine sorgfältige Nachverfolgung der Finanzoperationen sicherzustellen
• Übernehmen Sie die administrative Verwaltung der Vermittlungstätigkeiten und tragen zur Aufrechterhaltung eines hohen Dokumentationsstandards bei
• Beteiligen Sie sich an der Harmonisierung und Verbesserung der administrativen Praktiken zwischen den Vermittlungstätigkeiten des Pflege- und Nichtpflegepersonals
• Agieren Sie als Ansprechperson und Superuser/in der PRIM-Anwendung und begleiten die Nutzer/innen im Alltag
• Tragen Sie aktiv zur Weiterentwicklung der Werkzeuge bei, indem Sie an Funktionstests, Parametrierungen und Weiterentwicklungen der Anwendung teilnehmen
• Erstellen, verfolgen und analysieren Sie die Steuerungsindikatoren, die für die Nachverfolgung der Aktivitäten notwendig sind
• Führen Sie die statistischen Analysen und Reportings durch, die für die internen Partner erforderlich sind
• Beteiligen Sie sich an bereichsübergreifenden Projekten zur Optimierung der Prozesse, Werkzeuge und Praktiken im Management temporärer Ressourcen.

Dank Ihres analytischen Denkvermögens, Ihrer Datenkompetenz und Ihres kontinuierlichen Verbesserungsgeistes tragen Sie aktiv zur Qualität und Effizienz der Vermittlungstätigkeiten des CHUV bei.

Profil

• Sie verfügen über eine kaufmännische Grundbildung (EFZ) oder einen als gleichwertig anerkannten Abschluss
• Eine kaufmännische Berufsmaturität, ein ES-Diplom oder eine als gleichwertig anerkannte Ausbildung in den Bereichen Verwaltung, Personalwesen oder Management ist von Vorteil
• Sie bringen Erfahrung in einer Funktion mit, die Fakturierung, operative Nachverfolgung und Datenmanagement umfasst
• Sie beherrschen die gängigen Bürosoftware-Tools, insbesondere Excel, ausgezeichnet
• Kenntnisse der Werkzeuge PRIM, Polypoint und GDI sind von Vorteil
• Erfahrung als funktionale/r Referent/in eines Fachtools ist ein Plus
• Sie sind fähig, administrative Prozesse zu strukturieren, zu verfolgen und zu verbessern
• Sie zeichnen sich durch Genauigkeit, hervorragende Organisationsfähigkeiten und eine starke Qualitätsorientierung aus
• Sie verfügen über eine gute Stressresistenz und sind in der Lage, Tätigkeiten unter Zeitdruck zu bewältigen
• Erfahrung in einem komplexen Spital- oder institutionellen Umfeld ist von Vorteil.

Wir bieten

Als Mitarbeiter/in des Universitätsspitals Waadt profitieren Sie von:

• Erstklassigen Sozialleistungen und 20 Tagen Vaterschaftsurlaub
• Regelmässigen und verantwortungsgerechten Gehaltssteigerungen
• Einem 13. Monatsgehalt und 25 Urlaubstagen pro Jahr
• Mindestens drei Tagen Weiterbildung pro Jahr mit Zugang zu einem vielfältigen Angebot im CHUV-Ausbildungszentrum und den Ausbildungspartnern des Kantons Waadt
• Erleichtertem Zugang zu einem der 500 möblierten Wohnungen in den umliegenden Quartieren
• Sozialen, kulturellen und wirtschaftlichen Vorteilen für Mitglieder des Vereins H-Oxygène
• Vorteilen im Rahmen des Mobilitätsplans (Rabatte auf öffentliche Verkehrsmittel-Abonnements, Förderung von "Mobility"-Fahrzeugen und Rabatte beim Kauf von Elektrofahrrädern)
• Hotelqualität in den Betriebskantinen in allen Spitalgebäuden mit Vorzugspreisen.

Kontakt und Bewerbung

Kontakt für Informationen zur Funktion: Herr Davide Rais, Leiter operative Rekrutierung, unter 021 314 28 92 oder Frau Eliane Foucault, Stellvertretende DSO-Leiterin, unter 021 314 55 49.

Da alle Bewerbungen elektronisch bearbeitet werden, bitten wir Sie, sich ausschliesslich online zu bewerben, indem Sie auf die Schaltfläche "BEWERBEN" am Ende der Anzeige klicken.

Bei Schwierigkeiten mit der Online-Bewerbung können Sie unsere Anleitung "Wie man sich online bewirbt" konsultieren. Sollten Sie aus technischen Gründen nicht online bewerben können, wenden Sie sich bitte an unsere Rekrutierungseinheit, die Sie per E-Mail an e.recrutement@chuv.ch oder telefonisch unter 021 314 85 70 unterstützt.

Das CHUV legt bei seinen Rekrutierungsprozessen höchsten Wert auf Qualität. Zudem fördern wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden, achten auf unterschiedliche Lebenswege und setzen alles daran, Gleichbehandlung zu gewährleisten und Diskriminierung zu vermeiden. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

Wir bitten die Vermittlungsagenturen, zu beachten, dass Bewerbungen, die direkt über unsere Rekrutierungsplattform von ihnen eingereicht werden, nicht akzeptiert werden und nicht zur Fakturierung führen können. Vielen Dank für Ihr Verständnis.