Junior Client Data & Documentation Officer - 12-monatiger Einsatz zu 100 %

Über den Job

Im Auftrag unseres Kunden, einer Privatbank mit Sitz in Genf, suchen wir eine(n) Junior Client Data & Documentation Officer für eine 12-monatige Vollzeitmission. Diese Mission kann je nach Bedarf der Organisation verlängert werden.

Sie werden Teil eines Teams, das für die Verwaltung von Kundendaten und -dokumentationen sowie für Aktivitäten im Client Register zuständig ist.

Sie tragen zur Zuverlässigkeit der in den Bankensystemen erfassten Informationen bei, zur Kodierung der Dokumente und zur Kontrolle der Kundendossiers. Sie beteiligen sich auch an den Vorprüfungen vor der Zahlungsfreigabe sowie an der Vorbereitung von Dokumenten und Berichten für Kunden und interne Teams.

Diese Gelegenheit richtet sich an ein Juniorprofil, das seine operativen Fähigkeiten im Private Banking entwickeln möchte und gleichzeitig zu Initiativen der kontinuierlichen Verbesserung, Digitalisierung und Automatisierung beiträgt.

Hauptaufgaben

Verwaltung von Kundendaten und -dokumentation

• Empfang, Überprüfung, Kategorisierung und Kodierung der Kundendokumente in den Bankensystemen.
• Sicherstellung der Indexierung der Dokumente und deren Zuordnung zum richtigen Kunden, Konto oder Dossier.
• Eingabe und Aktualisierung der Kundendaten auf Basis von validierten Belegen und Anweisungen.
• Kontrolle der Vollständigkeit der Dossiers und der Übereinstimmung zwischen den erfassten Daten und den erhaltenen Dokumenten.
• Identifikation fehlender Dokumente, Duplikate und Anomalien sowie deren Nachverfolgung mit den zuständigen Teams.

Operative Kontrollen und Unterstützung Client Register

• Analyse und Kontrolle der Kundenkontostrukturen im Rahmen der Vorprüfungen vor der Zahlungsfreigabe.
• Überprüfung der Gültigkeit von Unterschriften, Zeichnungsberechtigungen und der dokumentarischen Konformität der Zahlungsanweisungen gemäß den geltenden Verfahren.
• Anwendung der internen Verfahren und vorgesehenen Kontrollen, Meldung von Abweichungen an die zuständigen Ansprechpartner.
• Vorbereitung und Bereitstellung der Vertragsdokumente und Finanzberichte für Kundenbesuche.
• Erstellung von individuellen Finanzberichten mit den Banktools auf Anfrage von Kundenbetreuern und Kunden.
• Beantwortung von Anfragen der verschiedenen Geschäftsbereiche bezüglich Kundendaten, Dokumentation und Client Register Aktivitäten.

Qualität und Prozessverbesserung

• Sicherstellung der Qualität, Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit der Bearbeitungen unter Einhaltung von Fristen und Vertraulichkeitsregeln.
• Bearbeitung von Anfragen nach operativen Prioritäten und Meldung von Situationen, die eine Intervention erfordern.
• Mitwirkung an der Datenzuverlässigkeit, Standardisierung der Arbeitsmethoden und Aktualisierung der Verfahren.
• Beitrag zu Digitalisierungs-, Automatisierungs- und Optimierungsprojekten, insbesondere bei Tests von Tool-Weiterentwicklungen.

Gesuchtes Profil

• Abgeschlossene Berufsausbildung (CFC), Bachelor oder Master, idealerweise in den Bereichen Bankwesen, Finanzen, Wirtschaft, Management oder Informationssysteme.
• Erste Berufserfahrung oder Praktikum in einem bank-, finanz- oder verwaltungsnahen Umfeld; Erfahrung im Private Banking oder in der Dokumentenverwaltung ist von Vorteil.
• Hohe Motivation, Fähigkeiten im Bankbetrieb und in der Verwaltung von Kundendaten zu entwickeln.
• Ausgezeichnete Lernfähigkeit, Genauigkeit und Detailorientierung.
• Organisationsgeschick und Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig in einem termingebundenen Umfeld zu bewältigen.
• Diskretion und strikte Einhaltung der Vertraulichkeit von Informationen.
• Teamgeist, Serviceorientierung und Kommunikationsstärke im Umgang mit verschiedenen Ansprechpartnern.
• Neugier und Interesse an Prozessverbesserungen, Digitalisierung und neuen Technologien.
• Gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Excel; Kenntnisse in Avaloq sind von Vorteil.
• Kenntnisse oder Interesse an Python, SQL, Low-Code-Lösungen oder Künstlicher Intelligenz sind ein Plus.
• Fließende Französisch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Deutschkenntnisse sind von Vorteil.