Administrator/in der Arbeitszeitmanagement-Software (Polypoint) 60-80%

29 Juni 2026
60 – 80%
Bellelay

Über den Job

Unternehmensbeschreibung

Als erstes integriertes Versorgungsnetz der Schweiz ist das Réseau de l’Arc eine Referenz im Bereich der koordinierten und wohnortnahen Betreuung in den somatischen und psychischen Gesundheitsbereichen. Mit fast 1.250 Mitarbeitenden stützt es sich auf zwei Spitalstandorte in Moutier und Saint-Imier sowie ein Netzwerk von Medicentren, Rettungsdiensten, Alters- und Pflegeheimen, Radiologie, einem Zentrum für physikalische und kognitive Therapien und einem Spitalpflegedienst zu Hause.

Das Réseau de l’Arc deckt die medizinisch-spitalischen Bedürfnisse einer Bevölkerung von fast 80.000 Einwohnern ab und zeichnet sich durch Dynamik, ausgezeichnete Infrastruktur und ein stetes Bestreben aus, wohnortnahe und qualitativ hochwertige Leistungen zu entwickeln.

Zur Verstärkung unserer Abteilung Personaladministration suchen wir eine/n Administrator/in der Arbeitszeitmanagement-Software (Polypoint) 60-80% unbefristet.

Stellenbeschreibung

Hauptaufgabe

Verwaltung, Support, Schulung und Kontrolle des PEP-Systems sicherstellen, um eine korrekte, einheitliche und effiziente Nutzung durch alle Mitarbeitenden, Vorgesetzten und ICUS zu gewährleisten.

Verantwortlichkeiten und Tätigkeiten

Schulung und Begleitung

Organisation und Koordination der PEP-Schulung für alle neuen Mitarbeitenden (ICUS, Abteilungsleiter, Referenten)
Nachverfolgung und Kontrolle während der 2 bis 3 Monate nach der Schulung
Durchführung von Auffrischungsschulungen (Refresh PEP) nach Bedarf
Begleitung bei der Nutzung der mobilen PEP-Anwendung (Installation und Anwendung)

Support und Benutzerunterstützung

Beantwortung von Fragen zum PEP, insbesondere zu:
Ferien (Stunden und Tage)
Zeiterfassung (Korrekturen, Salden)
Verbindungsprobleme
Essens- und bezahlte Pausen
Krankheitsabwesenheiten
Weitere spezifische Anfragen

Kontrolle, Qualität und kontinuierliche Verbesserung

Kontrolle der Zeiterfassungen und deren Interpretation
Monatliche Weiterleitung von Anomalien an die Verantwortlichen zur Korrektur
Durchführung von Stichprobenkontrollen
Vorschläge zur Prozessverbesserung
Erstellung von Listen und Statistiken auf Anfrage

Administrative Verwaltung und Konfiguration

Verwaltung des temporären Personals (Anlage, Übertragung, Verlängerungen)
Anlage und Konfiguration von Diensten, Icons und Kategorien
Verwaltung der Zugriffsrechte für PEP und mobile Anwendung
Entfernung der Ausweise ausscheidender Mitarbeitender
Kontrolle der Ausweise neuer Mitarbeitender
Zusammenarbeit mit Abteilungsleitern, HR, Hauswirtschaft
Zentrale Rolle als PEP-Support und Referenz

Qualifikationen

Erforderliche Kompetenzen

Technische Kompetenzen

Beherrschung des Tools Polypoint
Verständnis der Arbeitszeitverwaltung
Datenanalyse und Berichtserstellung
IT- und mobile Kompetenz
Kenntnisse administrativer Prozesse

Organisatorische, soziale und persönliche Kompetenzen

Selbstständigkeit
Strukturierte Arbeitsweise
Sehr gute Kommunikationsfähigkeit
Teamfähigkeit
Analytisches Denken
Flexibilität

Gesuchtes Profil

Abgeschlossene Berufsausbildung (EFZ), Fachmittelschule, Fachhochschule oder gleichwertig (Informatik/HR/Management)
Erfahrung in Planung oder Arbeitszeitmanagement
Erfahrung mit PEP/Opale oder ähnlicher Software (stark erwünscht)
Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit verschiedenen Hierarchieebenen

Zusätzliche Informationen

Wir bieten eine abwechslungsreiche und interessante Tätigkeit in einer dynamischen, sich ständig entwickelnden Institution, professionelle Betreuung von hoher Qualität, ausgezeichnete Sozialleistungen, Weiterbildungsmöglichkeiten und eine Vergütung nach den Normen des Gesamtarbeitsvertrags der Berner Spitäler und Kliniken.
Auskünfte erteilt Frau Justine Forster, 032 484 72 42.
Arbeitsort: mehrere Standorte
Verfügbarkeit: sofort oder nach Vereinbarung

Wir legen grossen Wert auf die Vielfalt der Lebenswege unserer Mitarbeitenden. Unsere Stellen sind sowohl für Frauen als auch für Männer offen.