Empfangskraft (m/w/d)

Werden Sie ab dem 1. November 2026 Teil unseres Teams als Empfangskraft (m/w/d)

Sie sind verantwortlich für die Bereitstellung eines außergewöhnlichen Kundenservices und Supports innerhalb der Arbeitsumgebung. Diese Rolle erfordert ein hohes Maß an Professionalität, eine kundenorientierte Herangehensweise und ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten. Die Empfangskraft ist der erste Ansprechpartner für Besucher und Mitarbeitende und sorgt für eine positive und einladende Erfahrung für alle.

Ihre Rolle

Begrüßung und Empfang:

• Dienen als primärer Ansprechpartner für alle Besucher und Mitarbeitenden, die den Empfangsbereich betreten
• Besucher professionell, freundlich und zuvorkommend begrüßen
• Wegbeschreibungen geben, Anfragen beantworten und allgemeine Informationen über die Räumlichkeiten bereitstellen

Zugangskontrolle und Sicherheit:

• Sicherstellung der Sicherheit und des Schutzes der Räumlichkeiten durch Überwachung des Besucherzugangs und Durchsetzung von Zutrittsprotokollen, einschließlich Besucherregistrierung und Ausgab von Besucherausweisen
• Zusammenarbeit mit dem Sicherheitspersonal zur Aufrechterhaltung einer sicheren Umgebung und Meldung verdächtiger oder unbefugter Aktivitäten

Kundenservice:

• Als Markenbotschafter agieren, die Werte des Unternehmens widerspiegeln und jederzeit einen herausragenden Kundenservice bieten
• Besuchern und Mitarbeitenden Orientierung und Unterstützung bieten, um deren Bedürfnisse schnell und effektiv zu erfüllen
• Beschwerden oder Probleme professionell und zeitnah bearbeiten

Post- und Paketmanagement:

• Empfang und Verteilung eingehender Post, Pakete und Lieferungen
• Koordination und Nachverfolgung ausgehender Kurier- und Versandaufträge
• Sicherstellung von Genauigkeit und Sicherheit im Umgang mit vertraulicher oder sensibler Post

Empfangs- und Front-Desk-Operationen:

• Verwaltung des Telefonsystems und Weiterleitung von Anrufen an die entsprechenden Personen oder Abteilungen
• Verwaltung des Empfangs-E-Mail-Postfachs
• Aufrechterhaltung eines sauberen und organisierten Empfangsbereichs, einschließlich Verwaltung der Sitzgelegenheiten für Besucher und Koordination mit dem Facility-Team für Wartung oder Reparaturen

Eventkoordination und Unterstützung:

• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen, Meetings und Konferenzen, einschließlich Raumreservierungen, Aufbau und Catering
• Sicherstellung, dass alle Besprechungsräume, Dienstleistungen, Videokonferenztechnik, Einrichtungen und öffentliche Bereiche den erwarteten Standards entsprechen und gepflegt werden
• Zusammenarbeit mit internen Teams und Dienstleistern, um ein nahtloses Erlebnis für alle Teilnehmenden zu gewährleisten

Administrative Unterstützung:

• Allgemeine administrative Unterstützung, einschließlich Verwaltung von Büromaterial, Geräten, Inventar und Bestellung von Verbrauchsmaterialien für Pausenräume
• Unterstützung bei der Terminplanung, Kalenderverwaltung und Organisation von Reisevorbereitungen nach Bedarf
• Führung genauer Aufzeichnungen und Dokumentationen im Zusammenhang mit Empfangs- und Lobby-Operationen

Ihr Profil

• Nachgewiesene Erfahrung im Empfang, Kundenservice oder Gastgewerbe
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich
• Starke Organisationsfähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und effektiv zu priorisieren
• Professionelles Erscheinungsbild und Auftreten
• Kenntnisse in Microsoft Office Suite und Empfangsmanagementsystemen
• Fähigkeit, sensible Informationen diskret und vertraulich zu behandeln
• Flexible und anpassungsfähige Herangehensweise an wechselnde Prioritäten
• Fließend in Englisch und Französisch (verpflichtend)
• Weitere Sprachen sind von Vorteil