Compliance Specialist – Förder-, Sponsoring- & Spendenprozess

Über den Job

• Sie steuern kommerzielle und medizinische Sponsoring-Aktivitäten über deren gesamten Lebenszyklus – von der Erstgenehmigung und Vertragsunterstützung bis hin zum Sammeln, Prüfen und Archivieren aller erforderlichen Dokumente (Teilnehmerlisten, Veranstaltungsberichte, Fotos, Belege), um eine vollständige Prüfspur sicherzustellen.
• Sie prüfen eingehende Sponsoring-Anfragen und unterstützende Dokumente (offizielle Anforderungsschreiben, detaillierte Agenden, Gesamtbudgets der Veranstaltung, aktuelle HCP-Lebensläufe). Sie überprüfen Compliance-Due-Diligence-Prüfungen für HCOs und HCPs und bereiten Sponsoring- und Engagement-Verträge (meist auf Deutsch, teilweise auf Englisch) anhand von Standardvorlagen vor.
• Sie bewerten Anfragen anhand interner Roche-Richtlinien und des Swiss Medtech Code. Sie prüfen auf wesentliche Risikofaktoren (z. B. Veranstaltungen während der Skisaison, reine Touristenziele, unangemessene Unterhaltung oder Nebenprogramme sowie Geschenke an HCPs).
• Sie richten neue Lieferanten/Gläubiger (HCOs, HCPs, Eventagenturen) ein und erstellen/genehmigen Bestellungen (POs).
• Sie verfolgen und koordinieren finanzielle Schritte bis hin zur Rechnungsprüfung und Genehmigungsabläufen.
• Sie sind der zentrale Ansprechpartner für externe Sponsoring-Anfragende und Ärzteverbände (Koordination von Veranstaltungslogistik/Genehmigungen) sowie für interne Geschäftsverantwortliche, Eventmanagement, Marketing, Medical Affairs und lokale/globale Compliance-Teams.

• Sie verfügen über mindestens einen Bachelor-Abschluss (Master bevorzugt), idealerweise in Rechtswissenschaften, Compliance, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich, um effektiv mit hochqualifizierten Stakeholdern zu kommunizieren.
• Sie bringen 3-5 Jahre nachweisbare Erfahrung in Healthcare Compliance, Ethik-Compliance, Legal Operations oder Sponsoring-Management in der Pharma- oder MedTech-Branche mit.
• Sie besitzen fundierte Kenntnisse des Swiss Medtech Code (verpflichtend – rein juristischer Hintergrund reicht nicht aus) und der MedTech Europe-Richtlinien.
• Sie haben ein gutes Verständnis der relevanten Schweizer Gesundheitsgesetze (z. B. TPA/HMG, TPO/VAM) und grundlegende Vertrautheit mit weiteren regulatorischen Rahmenwerken (wie IVDR).
• Sie beherrschen Deutsch und Englisch verhandlungssicher (schriftlich und mündlich), da die meisten Verträge auf Deutsch sind (mit einigen englischen Verträgen für die französischsprachige Region).
• Sie sind versiert im Umgang mit MS Office; sehr selbstständig, flexibel, detailorientiert und pragmatisch in Projekt- und Stakeholder-Management mit ausgeprägten Kommunikationsfähigkeiten.

• Sie bringen Erfahrung mit internen Roche-Systemen, Prozessen und Compliance-Richtlinien mit.
• Sie haben praktische Erfahrung im Onboarding neuer Lieferanten und in der Erstellung/Verwaltung von Bestellungen (POs).
• Sie verfügen über praktische Erfahrung bei der Offenlegung von Wertübertragungen nach Swiss Medtech und MedTech Europe-Regeln.
• Sie sprechen Französisch.