Leiter des Bereichs der Führungsgremien – 50% bis 60%

Über den Job

Unternehmensbeschreibung

Mit über 13.000 Mitarbeitenden, die 160 Berufe vertreten, sind die Universitätsspitäler Genf eine national und international anerkannte Einrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um die Höhepunkte des Jahres 2025 hier zu entdecken.

Angeschlossen an die Direktion für Kabinett und Aussenangelegenheiten verwaltet der Bereich der Führungsgremien der HUG den administrativen Prozess der Erstellung der Entscheidungen, die von den Führungsgremien der HUG getroffen werden, insbesondere vom Verwaltungsrat (VR), dem Vorstand des Verwaltungsrats (VVR) und der Geschäftsleitung (GL). Er übermittelt diese Entscheidungen an die politischen Behörden, die HUG-Strukturen und die direkt betroffenen Mitarbeitenden. Er koordiniert mit dem Bereich Dokumentenmanagement die Erstellung und Veröffentlichung der offiziellen institutionellen Dokumente, die aus den Entscheidungen der Gremien resultieren.

Stellenbeschreibung

Unter der Aufsicht der administrativen Leiterin der Führungsgremien verwalten und koordinieren Sie die administrativen Tätigkeiten der Sitzungen der Führungsgremien der HUG: Geschäftsleitung, Vorstand des Verwaltungsrats und Verwaltungsrat. Sie sorgen für die administrative Nachverfolgung dieser Sitzungen und der getroffenen Entscheidungen. Sie stellen sicher, dass Sie die Korrespondenz, Dokumente und Akten im Zusammenhang mit den von den Gremien behandelten Bereichen zur Kenntnis nehmen. Sie haben die Aufgabe, bei den Direktionen sicherzustellen, dass sowohl die Qualität der Akten als auch die Fristen für die Einreichung der Akten eingehalten werden, und unterstützen sie bei Bedarf entsprechend.

Darüber hinaus übernehmen Sie auch Sekretariatsaufgaben, die von der Leiterin der Führungsgremien delegiert werden. Sie beteiligen sich an der Erstellung von Sitzungsplänen, Zeitplänen und Dashboards. Sie arbeiten aktiv mit dem Bereich Dokumentenmanagement der HUG zusammen und überprüfen die Veröffentlichung und Aktualisierung der Dokumente im Zusammenhang mit den von den Gremien getroffenen Entscheidungen.

Qualifikationen

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (EFZ) oder eine als gleichwertig anerkannte Ausbildung und haben bereits in einer administrativen Funktion, idealerweise bei Führungsgremien oder in einem komplexen Umfeld, gearbeitet.

Sie beherrschen die französische Sprache perfekt und zeichnen sich durch eine einwandfreie Schreibweise aus. Sie besitzen sehr gute Kenntnisse der Bürosoftware, insbesondere der kollaborativen Werkzeuge, sowie eine sichere Anwendung, zertifiziert durch ein ECDL-Niveau oder als gleichwertig anerkannt.

Sie verfügen über ein ausgeprägtes Organisationstalent und zeigen grosse Sorgfalt. Selbstständig handeln Sie mit gutem Initiative-, Analyse- und Umsetzungsgeschick. Sie bewältigen Stress und Prioritäten ausgezeichnet und zeichnen sich durch grosse Diskretion und soziale Kompetenz aus.

Zusätzliche Informationen

• Arbeitsbeginn: so bald wie möglich
• Anzahl der Stellen: 1
• Beschäftigungsgrad: 50% bis 60%
• Funktionsklasse: 15
• Vertrag: befristeter Vertrag (BTV) für ein Jahr, verlängerbar
• Bewerbungsfrist: 28.08.2026
• Auskunft: Frau G. Sallin, administrative Leiterin der Führungsgremien, Tel. 022 372 60 77 oder Frau N. Canedo, Leiterin der Führungsgremien, Tel. 022 372 60 49

Ihre Bewerbungsunterlagen müssen ein Motivationsschreiben, einen Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Bescheinigungen sowie die letzten zwei Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Im Bestreben, sich im Kampf gegen Arbeitslosigkeit zu engagieren, fördern die HUG Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt stammen.

Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksichtigt. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet.