Office Manager:in / Operations / Sales & Executive Support

Über den Job

Eriya AG ist Spezialist für alternative Anlagen und ein FINMA-lizenzierter Vermögensverwalter. Wir verbinden Investment-Expertise mit einem kompromisslosen Serviceanspruch. Unsere Kundschaft sind Asset Manager, Family Offices, unabhängige Vermögensverwalter, Banken und professionelle Investoren, die Investment-Services aus einer Hand suchen.

In dieser Rolle bist du die zentrale Drehscheibe zwischen Geschäftsführung, Team und Geschäftspartnern. Du sorgst dafür, dass unsere Kundenerlebnisse „on point“ sind, dass maximal entlastet wird – und Sales-/ Client-Themen sauber vorbereitet, umgesetzt und nachverfolgt werden. Kurz gesagt, dass der Laden läuft.

Was du bei uns machst:

Executive-Assistenz & Tagesgeschäft

• Du hältst der Geschäftsführung den Rücken frei: Telefon, Agenda- und Reise-/Reservationen, E-Mail-Koordination, Spesen
• Du erstellst und finalisierst Unterlagen (Präsentationen, Briefings, Meeting-Packs)
• Du koordinierst Sitzungen inkl. Vor- und Nachbereitung (Traktanden, Protokoll/Notes, Follow-ups, Task-Management)

Client Service (Premium)

• Du bist erste Anlaufstelle für Kundinnen und Kunden (telefonisch & vor Ort) – professionell, herzlich, verbindlich
• Du organisierst Meetings end-to-end: Terminierung, Räume, Unterlagen, Hospitality, Nachbereitung/Next Steps
• Du stellst sicher, dass Antworten, Unterlagen und Rückmeldungen schnell und in Top-Qualität rausgehen

Sales Support & Pipeline-Organisation

• Du unterstützt bei der Vorbereitung von Kundenterminen und Pitches (Unterlagen, Daten, Updates, Versand)
• Kein Kaltakquise-Sales – du unterstützt Relationship Manager mit Unterlagen, Follow-ups und Struktur
• Du pflegst und strukturierst Sales-/Kundeninformationen (z.B. CRM/Listen/Reports – je nach Setup)
• Du hilfst dabei, dass aus Leads professionelle Prozesse werden (Request Intake, interne Koordination, Rückmeldungen)

Onboarding, Prozesse & Schnittstellen

• Du koordinierst Kontoeröffnungen inkl. Dokumenten-Checks und Nachfassen
• Du bearbeitest bzw. koordinierst Compliance-Anfragen (ohne Verantwortung) im Rahmen der definierten Prozesse
• Du bist Schnittstelle zu Buchhaltung/Rechnungswesen, Compliance und externen Partnern
• Du übernimmst Office Management und allgemeine Administration (Dokumentenpflege, Korrespondenz, Büromaterial)

Was dich auszeichnet

• Nice to have: Bankausbildung (oder vergleichbarer Background im Wealth-/Asset-Umfeld)
• Must have: 3–5 Jahre Erfahrung in Assistenz / Client Service / Sales Support / Middle Office – idealerweise
• Sehr gute MS-Office Skills (Outlook, Excel, PowerPoint); du arbeitest schnell, sauber, strukturiert
• Schweizerdeutsch Muttersprache, Englisch sehr gut (mündlich & schriftlich)
• Du bist diskret, zuverlässig und serviceorientiert – und bleibst auch bei Tempo und parallelen Themen ruhig
• Du kommunizierst klar und freundlich und hast einen hohen Qualitätsanspruch („ownership“ statt „nur erledigen“)

Was Dich bei Eriya erwartet:

• Nähe zum Geschäftsführer, kurze Entscheidungswege, echte Verantwortung
• Viel Gestaltungsspielraum in einer Rolle mit Sichtbarkeit und Impact
• Flexible Arbeitsgestaltung, 6 Wochen Ferien, attraktive Konditionen
• Modernes, motiviertes Team und ein wachsender Markt, der aktuell extrem spannend ist
• Prime Location: Zürich Bellevue

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