Executive Assistant & Shop Supply Coordinator (m/w/d)

Über den Job

Verwaltungsdienste

Executive Assistant & Shop Supply Coordinator (m/w/d)

R-164446 | Zürich, Schweiz

Stellenbeschreibung

Bist du bereit, bei Mondelēz International etwas zu bewegen?

Schließe dich unserer Mission an, die Zukunft des Snackens zu gestalten. Mach es möglich.

Wie du beitragen wirst

Selbstständig:

• Termine planen und den Kalender verwalten, um konkurrierende Prioritäten für Führungskräfte auf C-Ebene und das Führungsteam zu koordinieren
• Gruppentreffen, Vor-Ort- und Außenevents koordinieren (einschließlich NWE LT Offsite-Meetings, Marktbesuche, CEO-Marktbesuche und T2T-Kundentreffen), Reisebuchungen, Besucher empfangen und Spesenabrechnungen
• Erster Ansprechpartner für alle Anrufe und E-Mails im Zusammenhang mit dem Büro sein und Anfragen zeitnah und professionell beantworten
• Eng mit funktionsübergreifenden Verwaltungsassistenten zusammenarbeiten, um die Kalender des Führungsteams abzustimmen
• Selbstbewusst und bestimmt im Umgang mit komplexen internen und externen Stakeholdern auf allen Ebenen auftreten
• Ad-hoc-Anfragen und Sonderaufgaben oder Projekte mit wechselnden Anforderungen übernehmen
• Vorbereitungen, Überarbeitungen und Koordination von Besprechungs- und Präsentationsmaterialien, einschließlich der Vorbereitung von Unterlagen für den Europäischen Betriebsrat
• Die Durchführung operativer Meetings und Interaktionen verantworten, Unterstützung bei Agenden, Vorabinformationen und Pflege des NWE LT Teams-Kanals
• Vertrauliche und sensible Informationen mit höchster Diskretion behandeln, insbesondere Entscheidungen mit globaler Auswirkung
• Shop Supply Coordinator: Ein funktionsübergreifendes internationales Team leiten, um den täglichen Betrieb des Snack Shops und die termingerechte Produktlieferung zu steuern, Bestellungen anfordern, Produktaktivierungen/-deaktivierungen initiieren und Informationen sowie Katalog von über 250 Produkten in Teams pflegen

Was du mitbringst

Den Wunsch, deine Zukunft zu gestalten und deine Karriere zu beschleunigen, sowie folgende Erfahrungen und Kenntnisse:

• Umfangreiche Erfahrung als Executive Assistant zur Unterstützung von Führungskräften auf C-Ebene in großen, komplexen Matrixorganisationen
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Grundkenntnisse in Deutsch
• Starker Teamplayer, der Bedürfnisse antizipieren und entsprechend reagieren kann, dabei aber auch selbstständig arbeitet
• Erfahrung im Stakeholder-Management, vorzugsweise in einer großen Matrixorganisation
• Nachgewiesene Fähigkeit, sensible Informationen mit hoher Vertraulichkeit und Diskretion zu behandeln
• Hochentwickelte Kundenorientierung gepaart mit starken organisatorischen Fähigkeiten
• Gründliche Detailgenauigkeit im Umgang mit sensiblen und vorrangigen Informationen
• Proaktive Einstellung mit der Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld über mehrere Zeitzonen hinweg zu arbeiten
• Versiert im Umgang mit Outlook, MS Teams, Office Suite sowie Reise- und Spesensystemen (CONCUR)

Unterstützung bei Umzug verfügbar? Keine Unterstützung bei Umzug verfügbar

Zusammenfassung der Geschäftseinheit

Wir schätzen unsere talentierten Mitarbeiter und bemühen uns, wann immer möglich, einem unserer Mitarbeiter berufliches Wachstum zu ermöglichen, bevor wir neue Talente für offene Stellen einstellen. Wenn du denkst, dass die offene Stelle zu dir passt, ermutigen wir dich, dich zu bewerben!

Unsere Mitarbeiter machen den Unterschied für unseren Erfolg

Mondelēz International ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, und alle qualifizierten Bewerber werden unabhängig von Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung oder Präferenz, Geschlechtsidentität, nationaler Herkunft, Behinderungsstatus, geschütztem Veteranenstatus oder anderen gesetzlich geschützten Merkmalen berücksichtigt.

Bereit, deine Karriere voranzutreiben?

Wir schätzen unsere talentierten Mitarbeiter und bemühen uns, wann immer möglich, einem unserer Mitarbeiter berufliches Wachstum zu ermöglichen, bevor wir neue Talente für offene Stellen einstellen. Wenn du denkst, dass die offene Stelle zu dir passt, ermutigen wir dich, dich zu bewerben!

WENN DU UNTERSTÜTZUNG BEI DER BEWERBUNG ODER IM VORSTELLUNGSGESPRÄCH BENÖTIGST, KONTAKTIERE BITTE DEN PERSONALVERANTWORTLICHEN

Beschäftigungsart: Regulär, Verwaltungsunterstützung, Verwaltungsdienste

Stellendetails

Titel

Executive Assistant & Shop Supply Coordinator (m/w/d)

Funktion

Verwaltungsdienste

Datum

14.04.2026

Stellen-ID

R-164446

Arbeitszeit

Vollzeit

Beschäftigungsart

Regulär

Standort