Verantwortliche medizinische Sekretärin

Über den Job

3R ist der führende Anbieter für medizinische Bildgebung in der Nähe in der Schweiz mit 20 radiologischen Zentren in den Kantonen Wallis, Waadt, Freiburg, Neuenburg, Genf, Bern und Zürich, denen 30 digitale Radiologieeinrichtungen angeschlossen sind, die in Partnerschaft mit Allgemeinarztpraxen betrieben werden (radiologische Zweigstellen).

Der Gruppe, die heute mehr als 280 Gesundheitsfachkräfte vereint, darunter fast 60 Radiologen und eine Kardiologin, ist für ihre diagnostische Exzellenz, ihren hohen Servicegrad gegenüber den Patientinnen und Patienten sowie ihr Engagement in Forschung und Entwicklung anerkannt.

Im Rahmen des Betriebs unserer medizinischen Bildgebungszentren in Lausanne und Epalinges suchen wir eine verantwortliche medizinische Sekretärin zu 80-100 %, die operative Exzellenz mit lokalem Leadership verbinden kann.
Als wahres Rückgrat der Organisation stellen Sie die Leistungsfähigkeit der Sekretariate sicher und vereinen Ihre Teams um eine tadellose Patientenbetreuung und ein hohes Qualitätsniveau im Service.

Verantwortliche medizinische Sekretärin

Ihre Rolle

Als Führungskraft vor Ort sind Sie verantwortlich für das reibungslose Funktionieren der Sekretariate unserer Zentren in Lausanne und Epalinges, sowohl organisatorisch als auch im Management. Sie arbeiten eng mit den verantwortlichen Radiologen und den TRM-Leitern der Standorte zusammen, um eine reibungslose Patientenbetreuung und eine optimale Koordination der Aktivitäten zu gewährleisten.

Ihre Hauptverantwortlichkeiten 

Führung & Teammanagement (zentraler Aspekt der Position)
- Teams von Sekretärinnen um die Ziele der Zentren motivieren, mobilisieren und vereinen
- Einen klaren, wohlwollenden und anspruchsvollen Arbeitsrahmen schaffen
- Teammeetings organisieren, für eine reibungslose Kommunikation sorgen und sensible oder konfliktträchtige Situationen managen
- Ressourcen planen (Arbeitszeiten, Ferien, Vertretungen) und die Kontinuität des Dienstes sicherstellen
- An Rekrutierungen teilnehmen, Integration sicherstellen und Kompetenzentwicklung begleiten
- Ziele setzen, Jahresgespräche führen und regelmässiges, konstruktives Feedback geben

Steuerung der Aktivität und Leistung
- Die tägliche Arbeit der Sekretariate organisieren und überwachen
- Wichtige Kennzahlen verfolgen (Telefonannahmequote, Wartezeiten, Patientenzufriedenheit, Terminauslastung)
- Fehlfunktionen erkennen und Korrekturmassnahmen einleiten
- Aktiv an der kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen und Werkzeugen mitwirken

Qualität des Empfangs und Patientenwegs
- Einen professionellen, persönlichen und wohlwollenden Empfang garantieren
- Schwierige Situationen und Patientenbeschwerden managen
- Terminplanung optimieren und die Koordination mit den medizinischen Teams sicherstellen

Administrative Überwachung & Backoffice
- Qualität der Patientendossiers und administrative Nachverfolgung kontrollieren
- Abrechnung und Bearbeitung spezieller Fälle (Unfälle, Versicherungen) überwachen
- Den korrekten Gebrauch der Fachsoftware und die Einhaltung der Verfahren sicherstellen

Koordination und Leben im Zentrum
- Teilnahme der Teams am gruppenweiten Call Center organisieren
- Eng mit den Verantwortlichen der Zentren zusammenarbeiten
- Zur laufenden Verwaltung des Standorts beitragen (Organisation, Logistik, Arbeitsumfeld)

Warum ist diese Position entscheidend?
Sie führen nicht nur Sekretariate: Sie geben die Richtung vor, strukturieren die Organisation und schaffen die Voraussetzungen für einen leistungsfähigen und menschlichen Service. Ihre Fähigkeit, operative Steuerung und Teamführung zu verbinden, hat direkten Einfluss auf die Qualität des Patientenwegs und die Dynamik des Zentrums. 

Gesuchtes Profil 

Ausbildung
- Diplom als medizinische Sekretärin oder gleichwertige Ausbildung
- Kaufmännische Grundbildung (EFZ) akzeptiert
- Managementausbildung: von Vorteil

Erfahrung
- Mindestens 5 Jahre Erfahrung im medizinischen Sekretariat, idealerweise in der Radiologie
- Nachgewiesene Erfahrung in der Teamleitung oder ausgeprägtes Führungspotenzial

Gesuchte Schlüsselkompetenzen
- Leadership ist entscheidend für diese Position
- Fähigkeit zu vereinen, zu entscheiden und zu delegieren
- Sicherheit im Feedback, Konfliktmanagement und Begleitung von Veränderungsprozessen
- Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein und vorbildliche professionelle Haltung

Ergänzend zu Ihrem Profil
- Hervorragende Beherrschung der Abläufe im medizinischen Sekretariat
- Patientenorientierung und tadellose Kommunikation
- Organisationstalent, Genauigkeit, Stressresistenz und Prioritätensinn
- Beherrschung von IT-Tools und Fachsoftware
- Kenntnisse des Schweizer Gesundheitssystems.