Payroll Manager

Über den Job

Unternehmensbeschreibung

Wir sind SGS – das weltweit führende Unternehmen für Prüfung, Inspektion und Zertifizierung. Wir gelten als globaler Maßstab für Nachhaltigkeit, Qualität und Integrität. Unsere 99.500 Mitarbeitenden betreiben ein Netzwerk von 2.500 Büros und Laboratorien und arbeiten zusammen, um eine bessere, sicherere und stärker vernetzte Welt zu ermöglichen. 

Unser Markenversprechen – wenn Sie sicher sein müssen – unterstreicht unser Engagement für Vertrauen, Integrität und Zuverlässigkeit, damit Unternehmen mit Zuversicht gedeihen können. Wir erbringen unsere Expertenleistungen stolz unter dem Namen SGS und einem Portfolio vertrauenswürdiger Spezialmarken, darunter Applied Technical Services, Brightsight, Bluesign und Nutrasource.

Stellenbeschreibung

Leiten Sie die genaue, regelkonforme und termingerechte Erbringung der Lohnabrechnungsdienste für alle SGS Schweizer Einheiten. Die Rolle umfasst die vollständige Verantwortung für die Schweizer Lohnabrechnung, gesetzliche Compliance, Lohnabrechnungs-Governance und Kontrollen, Beziehungen zu Dienstleistern, Lohnabrechnungssysteme, kontinuierliche Verbesserungen sowie Lohnanalysen und Managementberichte.

Die Rolle beinhaltet ein breites Spektrum an Aufgaben, darunter, aber nicht beschränkt auf die folgenden:

Monatliche Lohnabrechnung

• Verarbeitung der monatlichen Lohnabrechnung für Einheiten in verschiedenen Kantonen und für verschiedene Mitarbeiterkategorien, einschließlich stundenlohnbasierter Mitarbeitender, Freiberufler und Verwaltungsratsmitglieder.
• Eingabe von Lohnvariablen, Durchführung von Lohnläufen, Validierung der Ergebnisse und Archivierung der Lohndaten zur vollständigen Nachvollziehbarkeit.
• Vorbereitung von Banküberweisungsaufträgen und DTA-Zahlungen sowie Bestätigung des Eingangs und der erfolgreichen Ausführung.
• Sicherstellung der termingerechten Verteilung elektronischer Lohnabrechnungen und zugehöriger Dokumente.
• Monatliche Koordination mit Pensionskassen, Versicherungsanbietern, AHV-Behörden und Steuerverwaltungen.
• Regelmässige Lohnprüfungen durchführen, einschließlich Familienzulagen und Krankenversicherungsprämien.

Langfristiger Anreizplan

• Aktive Teilnahme an der Lohnverarbeitung im Zusammenhang mit dem Langfristigen Anreizplan.
• Durchführung von Aktienberechnungen, Kommunikation mit Mitarbeitenden bezüglich Sell-to-Cover-Vereinbarungen, Aktualisierung der Lohndaten und Vorbereitung der Steuerdokumentation.

Jährliche Gehaltsüberprüfung

• Durchführung von Datenabgleichen und Validierungsprüfungen.
• Aktualisierung der Daten im Lohnabrechnungssystem und Erstellung von Vergütungsnachweisen.

Finanzkoordination und Rechnungsstellung

• Monatliche Koordination der Nachbearbeitung der Lohnabrechnung mit der Finanzabteilung und Bereitstellung der erforderlichen Daten, einschließlich Personalbestand, Buchhaltungsdateien und Personalkosten.
• Abstimmung von HR-bezogenen Konten und Bereitstellung von HR-Kosten, einschließlich Gehaltsvorschüssen und direkten Rückerstattungen.
• Mitwirkung am jährlichen Forecast- und Budgetprozess.
• Bearbeitung von Rechnungen im Zusammenhang mit Quellensteuer und Pensionskassenbeiträgen.
• Planung und Erstellung von Bestellanforderungen für den Zugang zur Lohnsoftware, Support und technische Entwicklung.

Lieferanten- und Dienstleistermanagement

• Management der operativen Beziehung zu Fidigit, Abacus und anderen lohnabrechnungsbezogenen Anbietern, um eine zuverlässige Serviceerbringung und klare Verantwortlichkeiten sicherzustellen.
• Koordination von Systemupgrades, Konfigurationsänderungen, Testaktivitäten und Implementierung neuer Funktionalitäten. Überwachung der Serviceleistung, Nachverfolgung von Vorfällen und Sicherstellung der zeitnahen Lösung von Problemen, die die Lohnabrechnung betreffen.
• Pflege einer klaren Dokumentation von Serviceanfragen, Entscheidungen, Änderungen und Problemlösungen.
• Zusammenarbeit mit Anbietern zur Identifikation von Serviceverbesserungen, Stärkung der Kontrollen und Optimierung der Lohnprozesse.

Lohnabrechnungs-Governance und Kontrollen

• Sicherstellung, dass Lohnprozesse den schweizerischen gesetzlichen Anforderungen, internen Richtlinien, delegierten Befugnissen und geltenden Kontrollstandards entsprechen.
• Aufrechterhaltung robuster Lohnkontrollen und Validierungsverfahren zur Unterstützung der Genauigkeit, Vollständigkeit und Integrität von Lohndaten und Zahlungen.
• Sicherstellung angemessener Aufgabentrennung, Genehmigungen, Dokumentation, Audit-Trails und Aufbewahrung von Unterlagen im gesamten Lohnzyklus.
• Identifikation und Bewertung von Lohnrisiken, Eskalation wesentlicher Probleme und Umsetzung von Korrektur- und Präventivmassnahmen. Koordination interner und externer Lohnprüfungen, Bereitstellung erforderlicher Nachweise und Nachverfolgung von Abhilfemassnahmen.
• Pflege und regelmässige Aktualisierung von Lohnverfahren, Kontrolldokumentationen und Arbeitsanweisungen.

Jahresabschluss-Lohnaktivitäten

• Abschluss der Jahresendformalitäten genau und innerhalb der gesetzlichen Fristen, einschließlich AHV- und Versicherungsdeklarationen, Koordination von Lohnausweisen mit Steuerverwaltungen und Erstellung aktienbezogener Formulare.
• Durchführung jährlicher Prüfungen, einschließlich Transportentschädigungen und Pensionskassenbeiträgen für Freiberufler.
• Aktualisierung der Lohnsoftware mit neuen Versicherungsprämien und Änderungen der Pensionskassenpläne.

Lohnanalysen und Managementberichte

• Erstellung und Analyse von Lohnberichten, Personalkostendaten und Lohnkennzahlen zur Unterstützung der Managemententscheidungen.
• Bereitstellung regelmässiger Lohn-Dashboards und statistischer Berichte für HR, Finanzen und relevante Geschäftsbereiche.
• Überwachung von Lohntrends, Abweichungen, Ausnahmen und Schlüsselindikatoren, Untersuchung von Anomalien und zeitnahe Eskalation wesentlicher Probleme.
• Unterstützung von Budgetierung, Forecasting und Personalkostenplanung mit genauen Lohndaten und Analysen.
• Erstellung von Ad-hoc-Lohnanalysen, Kostensimulationen und Entscheidungsunterstützungsberichten für HR-Führungskräfte und Finanzen.
• Bereitstellung von Daten für externe und interne Umfragen, einschließlich WTW, Mercer, BFS und Solaris, unter Gewährleistung von Genauigkeit und angemessenen Genehmigungen.

Qualifikationen

• Abschluss in Finanzen, Personalwesen, Betriebswirtschaft, Volkswirtschaft oder eine gleichwertige berufliche Qualifikation.
• Mindestens 10 Jahre Erfahrung in der Lohnabrechnung auf Senior-Spezialist- oder Manager-Ebene in einem multinationalen Umfeld.
• Expertenkenntnisse in der Schweizer Lohnabrechnung, Sozialversicherung und lohnbezogener Steuerrechtsprechung mit starkem Bewusstsein für kantonale Anforderungen.
• Nachgewiesene Erfahrung in der vollständigen Lohnverarbeitung, gesetzlicher Berichterstattung, Jahresabschlussaktivitäten, Prüfungen und Lohnkontrollen.
• Praktische Erfahrung im Management von Lohnabrechnungsdienstleistern und Lohnsystempartnern.
• Fundierte Kenntnisse in Abacus sind unerlässlich; Erfahrung mit Fidigit ist von Vorteil.
• Fortgeschrittene Excel-Kenntnisse sowie starke Reporting- und Analysefähigkeiten.
• Deutsch auf Muttersprachenniveau und sehr gute schriftliche und mündliche Englischkenntnisse.

Zusätzliche Informationen

Zusätzliche Informationen:

Im Rahmen unseres Rekrutierungsprozesses bitten wir Sie, Ihren Lebenslauf auf Englisch einzureichen, um eine genaue Bewertung zu gewährleisten