Responsable de la Paie

À propos de cette offre

Description de l'entreprise

Nous sommes SGS – la première entreprise mondiale de test, d'inspection et de certification. Nous sommes reconnus comme la référence mondiale en matière de durabilité, de qualité et d'intégrité. Nos 99 500 collaborateurs opèrent dans un réseau de 2 500 bureaux et laboratoires, travaillant ensemble pour permettre un monde meilleur, plus sûr et plus interconnecté. 

Notre promesse de marque – quand vous avez besoin d’être sûr – souligne notre engagement envers la confiance, l’intégrité et la fiabilité, permettant aux entreprises de prospérer en toute confiance. Nous fournissons fièrement nos services d’experts sous le nom SGS et un portefeuille de marques spécialisées de confiance, notamment Applied Technical Services, Brightsight, Bluesign et Nutrasource.

Description du poste

Diriger la prestation précise, conforme et ponctuelle des services de paie pour toutes les entités SGS en Suisse. Le rôle couvre l’ensemble des opérations de paie suisses, la conformité légale, la gouvernance et les contrôles de la paie, les relations avec les prestataires de services, les systèmes de paie, l’amélioration continue ainsi que l’analyse et le reporting de gestion de la paie.

Le poste comprend un large éventail de responsabilités, notamment mais sans s’y limiter :

Opérations mensuelles de paie

• Traiter la paie mensuelle pour des entités situées dans différents cantons et pour diverses catégories d’employés, y compris les employés payés à l’heure, les freelances et les membres du conseil d’administration.
• Saisir les variables de paie, exécuter les traitements de paie, valider les résultats et archiver les données de paie pour maintenir une piste d’audit complète.
• Préparer les ordres de virement bancaire et les paiements DTA, confirmer la réception et l’exécution réussie.
• Assurer la distribution en temps voulu des bulletins de salaire électroniques et des documents de paie associés.
• Coordonner mensuellement avec les caisses de pension, les assureurs, les autorités AVS et les administrations fiscales.
• Effectuer des contrôles réguliers de la paie, y compris les allocations familiales et les primes d’assurance maladie.

Plan d’incitation à long terme

• Participer activement au traitement de la paie lié au Plan d’incitation à long terme.
• Effectuer les calculs d’actions, communiquer avec les employés concernant les arrangements de vente pour couvrir les coûts, mettre à jour les données de paie et préparer la documentation fiscale.

Revue annuelle des salaires

• Effectuer des rapprochements de données et des contrôles de validation.
• Mettre à jour les données dans le système de paie et générer les relevés de rémunération.

Coordination financière et facturation

• Coordonner les activités post-paie mensuelles avec la Finance et fournir les données requises, y compris les effectifs, les fichiers comptables et les coûts salariaux.
• Rapprocher les comptes liés aux RH et fournir les coûts RH, y compris les avances sur salaire et les remboursements directs.
• Contribuer au processus annuel de prévision et de budget.
• Gérer les factures liées à la retenue d’impôt et aux cotisations aux caisses de pension.
• Planifier et émettre les demandes de commande pour l’accès, le support et le développement technique des logiciels de paie.

Gestion des fournisseurs et prestataires de services

• Gérer la relation opérationnelle avec Fidigit, Abacus et autres prestataires liés à la paie, en assurant une prestation de service fiable et une responsabilité claire.
• Coordonner les mises à jour système, les modifications de configuration, les activités de test et la mise en œuvre de nouvelles fonctionnalités. Surveiller la performance des services, suivre les incidents et assurer la résolution rapide des problèmes affectant les opérations de paie.
• Maintenir une documentation claire des demandes de service, décisions, changements et résolution des problèmes.
• Collaborer avec les prestataires pour identifier des améliorations de service, renforcer les contrôles et optimiser les processus de paie.

Gouvernance et contrôles de la paie

• Garantir que les processus de paie respectent les exigences légales suisses, les politiques internes, les autorités déléguées et les normes de contrôle applicables.
• Maintenir des contrôles robustes de la paie et des procédures de validation pour assurer l’exactitude, l’exhaustivité et l’intégrité des données et paiements de paie.
• Assurer une séparation appropriée des tâches, des approbations, de la documentation, des pistes d’audit et de la conservation des enregistrements tout au long du cycle de paie.
• Identifier et évaluer les risques liés à la paie, escalader les problèmes importants et mettre en œuvre des actions correctives et préventives. Coordonner les audits internes et externes de la paie, fournir les preuves requises et suivre les actions de remédiation.
• Maintenir et mettre à jour régulièrement les procédures de paie, la documentation de contrôle et les instructions de travail.

Activités de fin d’année de la paie

• Réaliser les formalités de fin d’année avec précision et dans les délais légaux, y compris les déclarations AVS et d’assurance, la coordination des certificats de salaire avec les administrations fiscales et la production des formulaires liés aux actions.
• Effectuer les contrôles annuels, y compris les indemnités de transport et les cotisations aux caisses de pension pour les freelances.
• Mettre à jour le logiciel de paie avec les nouveaux taux d’assurance et les modifications des plans de caisse de pension.

Analyse de la paie et reporting de gestion

• Préparer et analyser les rapports de paie, les données de coûts de main-d’œuvre et les indicateurs de paie pour soutenir la prise de décision de la direction.
• Fournir des tableaux de bord réguliers de la paie et des rapports statistiques aux RH, à la Finance et aux parties prenantes commerciales concernées.
• Surveiller les tendances de la paie, les écarts, les exceptions et les indicateurs clés, enquêter sur les anomalies et escalader rapidement les problèmes importants.
• Soutenir la budgétisation, la prévision et la planification des coûts de main-d’œuvre avec des données et analyses de paie précises.
• Préparer des analyses ad hoc de la paie, des simulations de coûts et des rapports d’aide à la décision pour la direction RH et la Finance.
• Fournir des données pour les enquêtes externes et internes, y compris WTW, Mercer, OFS et Solaris, en garantissant l’exactitude et les approbations appropriées.

Qualifications

• Diplôme en Finance, Ressources Humaines, Administration des Affaires, Économie ou qualification professionnelle équivalente.
• Minimum 10 ans d’expérience en paie à un niveau de spécialiste senior ou de manager dans un environnement multinational.
• Connaissance experte de la paie suisse, de la sécurité sociale et de la législation fiscale liée à la paie, avec une forte connaissance des exigences cantonales.
• Expérience démontrée dans le traitement complet de la paie, le reporting légal, les activités de fin d’année, les audits et les contrôles de paie.
• Expérience pratique dans la gestion des prestataires de services de paie et des partenaires de systèmes de paie.
• Connaissance approfondie d’Abacus indispensable ; expérience avec Fidigit est un avantage.
• Maîtrise avancée d’Excel et forte capacité en reporting et analyse.
• Allemand natif et très bonne maîtrise écrite et orale de l’anglais.

Informations complémentaires

Informations complémentaires :

Dans le cadre de notre processus de recrutement, nous vous prions de bien vouloir soumettre votre CV en anglais afin d’assurer une évaluation précise