Agent(e) en information documentaire (80-100 %)

Votre nouveau défi

La division Operational Support Services (OSS) fournit à l’ensemble de Swissmedic des services importants dans les domaines de la réception et de l’envoi de courriers numériques et analogiques ainsi que de la gestion des documents normatifs. Cette dernière garantit que toutes les exigences, normes et lignes directrices pertinentes sont systématiquement saisies et documentées à l’intention de l’industrie et des collaborateurs internes.

Vous prenez en charge les questions liées à la gestion des documents normatifs ainsi qu’au système VMS utilisé à cet effet, basé sur Microsoft SharePoint. Vous êtes ainsi responsable du bon déroulement des opérations quotidiennes et veillez en particulier à la qualité, au respect des délais ainsi qu’à l’amélioration continue des processus. Dans ce cadre, vous conseillez les personnes responsables de l’élaboration du contenu des documents normatifs et assurez que les documents sont sauvegardés efficacement et conformément aux exigences formelles dans le système de gestion des documents normatifs (VMS). Il vous incombe également de coordonner les traductions avec le service de traduction interne et de préparer les documents en vue de leur publication sur le site Internet de Swissmedic.

Enfin, en fonction de votre expérience et de vos aspirations, vous contribuez activement à la transformation numérique de Swissmedic en apportant votre soutien dans le domaine de la gestion des documents normatifs.

Votre profil

Vous avez achevé une formation professionnelle en information documentaire ou une formation commerciale (par exemple, employé(e) de commerce CFC) et disposez de plusieurs années d'expérience professionnelle dans l’utilisation de systèmes de gestion documentaire, basés idéalement sur MS SharePoint. De plus, vous avez obtenu un diplôme de niveau école supérieure (ES) ou suivi une formation continue équivalente.

Vous utilisez par ailleurs les logiciels MS Office usuels avec une grande aisance et communiquez avec assurance en allemand, à l’écrit comme à l’oral. Quant à votre bonne maîtrise d’une deuxième langue officielle et de l’anglais, elle constitue un autre de vos atouts. Vous alliez en outre rigueur, précision et autonomie dans votre manière de travailler et vous distinguez par votre capacité à conserver une vue d’ensemble, à adopter une pensée systémique et à agir en privilégiant la recherche de solutions même dans les situations complexes. Enfin, vous accueillez le changement avec ouverture d’esprit, en faisant preuve d’une attitude résolument positive et constructive.

Ce que nous vous proposons

Nous vous proposons un poste intéressant et aux tâches variées, qui vous permettra d’évoluer dans un environnement passionnant se situant au carrefour de la réglementation des médicaments et de la gestion documentaire. Par ailleurs, un modèle flexible de temps de travail annualisé, des locaux modernes situés à proximité de la gare centrale de Berne, une infrastructure de travail à la pointe ainsi que la possibilité de travailler en partie à distance font partie des conditions d’embauche attrayantes que nous vous offrons.

Si ce poste vous intéresse, n’hésitez pas à nous envoyer votre dossier de candidature. Pour tout renseignement téléphonique, vous pouvez appeler M. Robin Dutt, chef de l’unité Business Support, ou M. Selim Türkes, spécialiste en ressources humaines, au +41 58 462 02 11.

Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature.

Écrire un email

Swissmedic, Personnel et organisation, réf. OSS, Hallerstrasse 7, CH-3012 Berne