Verwaltungsassistent - Sekretariat der Personalvertretung (HR-SA-2025-257-LD)

Unternehmensbeschreibung

Bei CERN , der Europäischen Organisation für Kernforschung, erforschen Physiker und Ingenieure die grundlegende Struktur des Universums. Mit den weltweit größten und komplexesten wissenschaftlichen Instrumenten untersuchen sie die Grundbausteine der Materie – fundamentale Teilchen, die mit nahezu Lichtgeschwindigkeit aufeinanderprallen. Dieser Prozess liefert den Physikern Hinweise darauf, wie Teilchen interagieren, und bietet Einblicke in die grundlegenden Naturgesetze.

Stellenbeschreibung

Einführung:

Sie werden dem Sekretariat der CERN-Personalvertretung (SA) beitreten, das die gewählten SA-Delegierten unterstützt und allen Mitarbeitenden Informationen bereitstellt.

Sie werden auch eine aktive Rolle bei der Förderung von Aktivitäten spielen, die von der SA unterstützt werden, wie SA-Clubs, die Kindertagesstätte & Schule der SA sowie die Pensionärsvereinigung von CERN und ESO.

Sie berichten direkt an die Präsidentschaft der SA und arbeiten mit den gewählten SA-Delegierten in einem Team von Fachleuten zusammen, die CERN-weit Unterstützung für alle SA-Aktivitäten und -Projekte bieten.

Aufgaben:

• Sicherstellung des reibungslosen Betriebs des Sekretariats: Empfang von Besuchern, Telefonannahme, Verwaltung des CERN-Personalvertretungs-Postfachs (SA).
• Erstellung des zweiwöchentlichen SA-Newsletters sowie Aktualisierung und Weiterentwicklung der SA-Website.
• Hilfe und Beratung aller Mitarbeitenden und SA-Vertreter in Bezug auf Arbeitsbeziehungen, Arbeitsbedingungen, Disziplinar- oder Berufungsverfahren sowie alle Regeln und Vorschriften.
• Übersetzung verschiedener Dokumente, z. B. Artikel vom Französischen ins Englische und umgekehrt.
• Protokollführung bei Sitzungen.
• Organisation von SA-Veranstaltungen (Treffen mit Vertretern der CERN-Mitgliedstaaten, öffentliche Versammlungen, Generalversammlungen, Ausstellungen, Konferenzen usw.).
• Präsentation der SA-Aktivitäten bei verschiedenen Treffen.

Qualifikationen

Technisches Zertifikat oder allgemeine Sekundarschulbildung oder gleichwertige relevante Erfahrung im Bereich Verwaltung, Kommunikation, Internationale Beziehungen oder einem verwandten Gebiet.

Erfahrung:

• Nachgewiesene Erfahrung in der administrativen Arbeit in einem Team in einem internationalen Umfeld.
• Erfahrung im Bereich Publikationen oder Community-Management ist von Vorteil.
• Erfahrung in der Organisation von kleinen bis großen Veranstaltungen ist von Vorteil.

Technische Kompetenzen:

• Kundenservice.
• Veranstaltungsorganisation und -management.
• Kenntnisse administrativer Regeln und Verfahren.
• Sekretariatsarbeit: einschließlich Protokollführung.
• Verwendung von Office-Softwarepaketen.
• Verfassen und Übersetzen von Artikeln, Präsentationen und offiziellen Dokumenten.

Verhaltenskompetenzen:

• Ergebnisorientierung: termingerechte und qualitativ hochwertige Arbeitsergebnisse liefern und Erwartungen erfüllen.
• Verantwortungsbewusstsein: gewissenhaft und zuverlässig arbeiten; Versprechen einhalten.
• Teamarbeit: konstruktive und effektive Arbeitsbeziehungen aufbauen und pflegen.
• Beziehungsaufbau: sich in die Lage anderer versetzen können, um deren Bedürfnisse und Interessen zu verstehen.

Sprachkenntnisse:

Fließend in Wort und Schrift in Englisch und Französisch.

Zusätzliche Informationen

Berechtigung und Bewerbungsschluss:

Vielfalt ist seit der Gründung ein integraler Bestandteil der Mission von CERN und ein fest verankerter Wert der Organisation. Die Beschäftigung einer vielfältigen Belegschaft ist zentral für unseren Erfolg. Wir begrüßen Bewerbungen aus allen Mitgliedstaaten und assoziierten Mitgliedstaaten .

Diese Stelle wird so bald wie möglich besetzt, und Bewerbungen sollten uns in der Regel spätestens bis zum 27.05.2026 um 23:59 CEST erreichen.

Beschäftigungsbedingungen:

Vertragsart: Befristeter Vertrag (5 Jahre). Unter bestimmten Bedingungen können Inhaber befristeter Verträge eine unbefristete Stelle beantragen.

Arbeitszeit: 40 Stunden pro Woche

Arbeitsflexibilität: Hybrid

Jobgrade: 3-4

Referenznummer der Stelle: HR-SA-2025-257-LD

Arbeitsbereich: Unterstützende Dienste (Finanzen, Personal, Recht, Beschaffung)

Benchmark-Stellenbezeichnung: Persönliche/r Assistent/in / Teamassistent/in

Globale Vorteile

• Ein wettbewerbsfähiges Gehalt (steuerfrei), das mit Ihren relevanten Berufsjahren steigt.
• 30 Tage bezahlter Urlaub pro Jahr plus 2 Wochen Jahresabschluss.
• Absicherung durch das umfassende Krankenversicherungssystem von CERN (für Sie, Ihren Ehepartner und Ihre Kinder) sowie Mitgliedschaft im CERN-Pensionsfonds.
• Familien-, Kinder- und Säuglingszulagen je nach individueller Situation.
• Ein Umzugspaket (Installationszuschuss, Umzug, Reisekosten) je nach individueller Situation.
• Möglichkeit, den Vertrag auf bis zu 8 Jahre zu verlängern + Anspruch auf unbefristete Anstellung.

Überblick über CERN – Entdecken Sie eine Welt, in der das Unmögliche möglich wird!

Bei CERN, der Europäischen Organisation für Kernforschung, verschieben wir die Grenzen von Wissenschaft und Technologie. Unsere bahnbrechende Arbeit vereint nicht nur Physiker, sondern auch eine vielfältige Gruppe von Fachleuten aus den Bereichen Ingenieurwesen, Technik, Wissenschaft und Verwaltung. Gemeinsam fördern wir ein Umfeld, in dem Innovation und Zusammenarbeit gedeihen.

Jeden Tag stehen wir vor spannenden neuen Herausforderungen und Möglichkeiten, zu Spitzenforschung beizutragen, die unser Verständnis des Universums prägt. Wir begegnen diesen Herausforderungen durch die vielfältigen Perspektiven in unseren Teams, wobei jeder Beitrag geschätzt wird und unser gemeinsames Gefühl von Inklusion und Zweck vorangetrieben wird. Vielfalt ist seit der Gründung ein Kernwert von CERN und bleibt zentral für unsere Mission und unseren anhaltenden Erfolg.

Wenn Sie bereit sind, Teil einer dynamischen, inklusiven Gemeinschaft zu sein, die die Grenzen des Wissens verschiebt, ist CERN der Ort, an dem Ihre Neugier und Fähigkeiten gedeihen können. Werden Sie Teil unserer Mission, das Herz des Universums zu entdecken! MITMACHEN!

Mehr Informationen über uns hier: careers.cern