Operations Coordinator 60 - 100%

Über den Job

Du liebst es, wenn alles gut organisiert ist, arbeitest sorgfältig und gehst in einer Rolle auf, in der sich alle darauf verlassen können, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft? Dann werde Teil von Neho als Operations Coordinator und unterstütze unser Vertriebsteam als zentrale operative Drehscheibe. 

Neho ist eines der marktführenden Maklerunternehmen der Schweiz. Wir stehen für innovative Immobiliendienstleistungen, die menschliche Expertise mit digitalen Tools vereinen. Für unsere Innovation wurden wir mit renommierten Preisen ausgezeichnet, so 2023 mit dem SEF-Award. Eine Besonderheit: Wir bieten unseren Service zu einem Festpreis statt für eine Provision, weil wir das für fair und zeitgemäss halten. 

Als Operations Coordinator rapportierst du direkt an den Head of Operations und unterstützt die Verkaufsleitung sowie die Teamleiterinnen und Teamleiter der Deutschschweiz in administrativen und operativen Belangen. Du sorgst dafür, dass KPI-Reports erstellt werden, Meetings optimal vorbereitet sind, Prozesse kontinuierlich verbessert werden und nichts untergeht.

Deine Aufgaben

• Du übernimmst administrative Aufgaben für die Verkaufsleitung und das gesamte Vertriebsteam: Debitorenkontrolle, Prüfung von Spesenabrechnungen, HR-Administration (Ferien, Krankheitsabsenzen), Lohnkontrollen usw.

• Du bereitest Unterlagen für regelmässige Sales Meetings und monatliche Performance Reviews vor und erstellst KPI-Dashboards, Leistungsübersichten der Maklerinnen und Makler sowie Pipeline-Reports.

• Du koordinierst das administrative Onboarding neuer Maklerinnen und Makler (CRM-Konten, Profilkonfiguration, Tool-Zugänge) sowie das Offboarding (Portfolioübergabe, Kundeninformation, Schliessung von E-Mail-Konten).

• Du unterstützt die Teamleiterinnen und Teamleiter operativ bei der Bonusverfolgung, der Meldung von technischen Problemen an das Produkt-Team und der Erfassung von Leads.

• Du erstellst und verfolgst IT-Tickets, koordinierst deren Bearbeitung und stellst sicher, dass Anliegen aus dem Feld korrekt eskaliert und gelöst werden.

• Du übernimmst technische und administrative Aufgaben wie die Publikation von Inseraten, Video-Uploads, Datenerfassung und Dokumentenmanagement.

• Du bist die erste Anlaufstelle für den IT-Support innerhalb des Teams, leitest Anfragen an die zuständigen Stellen weiter und verfolgst sie bis zur Lösung.

Was wir bieten

• Eine zentrale Unterstützungsfunktion, in der deine Arbeit direkt dazu beiträgt, dass 20 bis 30 Maklerinnen und Makler sowie deren Führungskräfte ihr volles Potenzial entfalten können.

• Ein stark wachsendes Unternehmen mit spannenden Entwicklungsmöglichkeiten hin zu Positionen mit mehr Verantwortung

• Hybrides Arbeitsmodell mit der Möglichkeit von 2 Tagen Home Office pro Woche

• Moderne Büros im Circle mit Blick auf den Flughafen Zürich

• Ein dynamisches, unternehmerisches und stimulierendes Arbeitsumfeld mit innovativen Arbeitsmitteln und Tools

• Einzigartige Gelegenheit, den Schweizer Immobilienmarkt mitzugestalten

• 5 Wochen Ferien + zusätzliche Tage nach Betriebszugehörigkeit, Möglichkeit für Remote-Arbeit im Ausland, vollständig bezahlter Mutterschafts-/Vaterschaftsurlaub, regelmässige Teamevents und vieles mehr!

Was Du mitbringst

• Erste Berufserfahrung in einer administrativen oder operativen Supportfunktion (1 bis 4 Jahre)

• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eine hohe Detailgenauigkeit

• Selbstständige und initiative Arbeitsweise - du übernimmst gerne Verantwortung und findest eigenständig Lösungen

• Sicherer Umgang mit digitalen Tools wie CRM-Systemen, Tabellenkalkulationen, Projektmanagement-Tools und KI-Anwendungen

• Proaktive und lösungsorientierte Persönlichkeit mit der Fähigkeit, Bedürfnisse frühzeitig zu erkennen

• Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig in einem dynamischen Umfeld zu managen

• Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen (Löhne, Provisionen, HR-Daten)

• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind von Vorteil

• Erfahrung in der Immobilienbranche oder im Dienstleistungssektor ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung

Bitte beachte, dass wir Bewerbungen nur über unsere Karriereseite annehmen: https://careers.neho.ch/