Sachbearbeiter/in Administration mit stv. Funktion

Empfang und Telefondienst: Sie sind erste Ansprechperson für unser Klientel und unsere Partner. Sie erfassen komplexe Sachverhalte unserer Klienten und leiten diese präzise weiter. Sie erstellen Aktennotizen zu den eingegangenen Anrufen.

Datenmanagement: Sie erfassen und pflegen Klientendaten im EDV-System und erstellen Auswertungen und Listen für das Controlling. Sie stellen die Datenqualität sowie die Einhaltung von Richtlinien sicher.

Sachbearbeitung: Sie führen Listen, erfassen Aufträge, sind verantwortlich für das Controlling und kontieren eingehende Rechnungen. Sie verarbeiten die Post und betreuen deren Schnittstellen. Zudem sind Sie in engem Kontakt mit anderen Fachstellen.

Stellvertretenden Funktion: Sie unterstützen die Leitung Administration in ihren diversen Führungsaufgaben. Sie wirken aktiv bei der Weiterentwicklung und Optimierung administrativer Prozesse. Sie sorgen für effiziente und strukturierte Abläufe im gesamten administrativen Bereich.

Erfahrung: Sie verfügen über mindestens drei Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich.

Persönlichkeit: Sie sind eine motivierte, kundenorientierte und zuverlässige Persönlichkeit, die es schätzt im Team zu arbeiten. Sie sind belastbar und behalten auch in hektischen Situationen den Überblick.

Ausbildung: Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung auf Niveau EFZ.

Der Bereich Jugend, Familie und Sport des Erziehungsdepartements Basel-Stadt betreut ein grosses Themengebiet rund um Kinderbetreuung, Kinder- und Jugendhilfe, frühe Förderung und Sport. Er informiert und unterstützt Kinder, Jugendliche und an der Erziehung Beteiligte und setzt sich für qualitativ gute, staatliche und private Angebote ein. Auch die Förderung von Breitensport und Bewegung, in Vereinen und privat, gehört zu den zentralen Aufgaben. Diese Arbeiten kommen vielen Menschen in Basel direkt zugute: von Kindern über Eltern bis zu Sportbegeisterten.

Die Leistungen des Kinder- und Jugenddienstes (KJD) des Erziehungsdepartements Basel-Stadt sind auf das Kindeswohl ausgerichtet. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des KJD informieren, beraten und unterstützen Kinder, Jugendliche und an ihrer Erziehung Beteiligte. Sie klären den Unterstützungsbedarf von Kindern, Jugendlichen und Eltern und organisieren und koordinieren die notwendigen Hilfen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des KJD werden im Auftrag der Familien, der Kindes-und Erwachsenenschutzbehörde (KESB) oder des Zivilgerichts tätig.