Teamassistent

Über den Job

Hintergrund

Das United Nations Institute for Disarmament Research (UNIDIR) ist eine freiwillig finanzierte, autonome Einrichtung innerhalb der Vereinten Nationen. Als eines der wenigen politischen Institute weltweit, die sich auf Abrüstung konzentrieren, generiert UNIDIR Wissen und fördert Dialog und Handeln zu Abrüstung und Sicherheit. Mit Sitz in Genf unterstützt UNIDIR die internationale Gemeinschaft bei der Entwicklung praktischer, innovativer Ideen, die zur Lösung kritischer Sicherheitsprobleme erforderlich sind.

Aufgaben

Innerhalb der Grenzen der delegierten Befugnisse ist der Teamassistent für die folgenden Aufgaben verantwortlich:

• Erledigt eine breite Palette von Büro- und Verwaltungsaufgaben für mehrere UNIDIR-Programme.
• Beantwortet oder verfasst Antworten auf routinemässige Korrespondenz und andere Mitteilungen; verwendet Standard-Textverarbeitungsprogramme zur Erstellung einer Vielzahl grosser, komplexer Dokumente und Berichte.
• Überwacht Prozesse und Zeitpläne im Zusammenhang mit den Ergebnissen, Produkten, Aufgaben usw. der Einheit; unterstützt gegebenenfalls bei der Überprüfung des Eingangs und der Genauigkeit der erforderlichen Dokumente, Genehmigungen, Unterschriften usw., um die Einhaltung relevanter rechtlicher, finanzieller und anderer Anforderungen sicherzustellen.
• Recherchiert, sammelt und organisiert Informationen und Referenzmaterialien aus verschiedenen Quellen für Berichte, Arbeitspläne, Studien, Briefings, Sitzungen/Konferenzen usw.
• Erstellt verschiedene Standardstatistiken und andere Berichte, Arbeitsaufträge usw. unter Verwendung verschiedener Datenbanken.
• Korrekturliest Dokumente und bearbeitet Texte hinsichtlich Genauigkeit, Grammatik, Zeichensetzung und Stil sowie Einhaltung der festgelegten Formatstandards.
• Leitet die Zahlung von Rechnungen von Auftragnehmern ein und überwacht die Zahlungen.
• Bietet sekretariats-, verwaltungs- und logistische Unterstützung für Sitzungen, Gremien, Ausschüsse, Konferenzen usw.
• Hilft bei der Vorbereitung von Präsentationsmaterialien unter Verwendung geeigneter Technologie/Software.
• Pflegt Kalender/Termine; überwacht Änderungen und kommuniziert relevante Informationen an das entsprechende Personal innerhalb und ausserhalb der unmittelbaren Arbeitseinheit.
• Führt Dateneingabe- und Extraktionsfunktionen aus.
• Überprüft, erfasst, verteilt und/oder bearbeitet Post und andere Dokumente; verfolgt anstehende Aktionen nach.
• Aktualisiert und pflegt grosse Verteilerlisten; überwacht, bereitet vor und verteilt verschiedene Materialien, Berichte, wenn möglich in elektronischen Formaten; organisiert Druck- und Übersetzungsaufträge nach Bedarf; koordiniert Versandarrangements, Kurierdienste usw.
• Erledigt allgemeine administrative Aufgaben (z. B. Erfassung von Urlaub und Anwesenheit, Organisation von Sitzungen und anderen Veranstaltungen, Reservierungen, Budgetverfolgung usw.), einschliesslich der Vorbereitung und/oder Bearbeitung administrativer Anfragen/Dokumente (z. B. Bestellungen, Aufträge, Reiseanträge, Verträge, Ausgabengenehmigungen, Visumanträge usw.).
• Pflegt Akten (sowohl Papier als auch elektronisch) und Datenbanken für die Arbeitseinheit.
• Unterstützt bei der Bereitstellung von Software- und Büroausrüstungsunterstützung.
• Gibt weniger erfahrenem Personal Anleitung zu allgemeinen Büroprozessen und -verfahren, Computeranwendungen usw.
• Erfüllt weitere zugewiesene Aufgaben.

Arbeitsplan für die vorgeschlagene Tätigkeit

Ein Arbeitsplan wird innerhalb der ersten zwei Wochen des Vertrags vereinbart. Der Teamassistent wird regelmässige Treffen mit seinem direkten Vorgesetzten haben, um Aufgaben innerhalb des Arbeitsplans festzulegen und den Fortschritt zu überwachen. Er/sie informiert den direkten Vorgesetzten und relevante Personen, falls es Probleme bei der Einhaltung der vereinbarten Fristen gibt.

Leistungsindikatoren

Der Teamassistent wird anhand des vereinbarten Arbeitsplans und gemäss den Leistungsbewertungsrichtlinien der UN bewertet.

Alle UNIDIR-Mitarbeitenden sind verpflichtet, die Kernwerte der UN zu demonstrieren: Professionalität, Integrität und Respekt für Vielfalt. Darüber hinaus soll er/sie folgende Kompetenzen zeigen:

• Professionalität: Kenntnisse allgemeiner Büro- und Verwaltungstätigkeiten einschließlich administrativer Richtlinien, Prozesse und Verfahren; zeigt Stolz auf die Arbeit und die erzielten Ergebnisse; demonstriert fachliche Kompetenz und Beherrschung des Fachgebiets; ist gewissenhaft und effizient bei der Einhaltung von Verpflichtungen, Fristen und Zielerreichung; wird durch berufliche und nicht persönliche Anliegen motiviert; zeigt Beharrlichkeit bei schwierigen Problemen oder Herausforderungen; bleibt in stressigen Situationen ruhig.
• Teamarbeit: Arbeitet kollaborativ mit Kollegen zur Erreichung organisationaler Ziele; holt Beiträge ein, indem er die Ideen und Fachkenntnisse anderer wertschätzt; ist bereit, von anderen zu lernen; stellt die Teamagenda vor die persönliche Agenda; unterstützt und handelt entsprechend der endgültigen Gruppenentscheidung, auch wenn diese nicht vollständig der eigenen Position entspricht; teilt Anerkennung für Teamerfolge und übernimmt gemeinsame Verantwortung für Teamdefizite.
• Planung und Organisation: Entwickelt klare Ziele, die mit vereinbarten Strategien übereinstimmen; identifiziert Prioritäten und Aufgaben; passt Prioritäten bei Bedarf an; weist angemessene Zeit und Ressourcen für die Arbeit zu; erkennt Risiken und berücksichtigt Eventualitäten bei der Planung; überwacht und passt Pläne und Aktionen bei Bedarf an; nutzt Zeit effizient.
• Kundenorientierung: Betrachtet alle Dienstleistungsempfänger als "Kunden" und versucht, die Dinge aus deren Sicht zu sehen; baut produktive Partnerschaften mit Kunden auf, indem er deren Vertrauen und Respekt gewinnt; identifiziert Kundenbedürfnisse und ordnet sie passenden Lösungen zu; verfolgt Entwicklungen innerhalb und ausserhalb des Kundenumfelds, um informiert zu bleiben und Probleme vorherzusehen; hält Kunden über Fortschritte oder Rückschläge bei Projekten auf dem Laufenden; hält Zeitpläne für die Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen an den Kunden ein.

Qualifikationen und Erfahrung

Ausbildung

Ein Schulabschluss oder gleichwertig ist erforderlich.

Erfahrung

• Mindestens drei (3) Jahre Erfahrung in allgemeiner Bürounterstützung oder einem verwandten Bereich sind erforderlich.
• Erfahrung im Verwaltungsbereich bei den Vereinten Nationen oder ähnlichen internationalen Organisationen ist wünschenswert.
• Erfahrung mit ERP-Systemen in einer grossen Organisation ist wünschenswert.
• Erfahrung in der Vorbereitung und Bearbeitung offizieller Korrespondenz ist wünschenswert.
• Erfahrung in der Erstellung von Statistiken und Analysen, auch unter Verwendung von Tabellenkalkulationssoftware wie Microsoft Excel, ist wünschenswert.

Sprachen

Für diese Aufgabe sind fließende Englischkenntnisse (schriftlich und mündlich) erforderlich. Kenntnisse einer weiteren offiziellen Sprache der Vereinten Nationen sind von Vorteil.

Bewertung

Die Bewertung qualifizierter Kandidaten kann eine Beurteilungsübung umfassen, die von einem kompetenzbasierten Interview gefolgt werden kann.

Reisen

Der Teamassistent kann im Verlauf dieser Aufgabe zu Reisen aufgefordert werden. Termine und Orte werden während der Umsetzung relevanter Projekte festgelegt. Er/sie muss den UN-Kurs BSAFE (online) sowie weitere obligatorische Schulungen absolvieren. Kopien der Teilnahmezertifikate sind UNIDIR vorzulegen.

Bewerbung

Der Bewerber sollte einreichen:

• Ein Anschreiben
• PDF eines UN-Personalhistorienprofils (PHP), erstellt über Inspira. Bitte beachten Sie den Leitfaden für das Beraterverzeichnis
• Name und Kontaktdaten von drei Referenzen (können im PHP enthalten sein)
• Kurze Antworten (bis zu 50 Wörter pro Antwort) auf die untenstehenden Screening-Fragen im PDF-Format

Screening-Fragen:

• Für diese Position sind mindestens drei Jahre Erfahrung in allgemeiner Bürounterstützung oder einem verwandten Bereich erforderlich. Bitte erläutern Sie, wie Sie dieses Kriterium erfüllen.
• Erläutern Sie Ihre Erfahrung mit ERP-Systemen in einer grossen Organisation, geben Sie das verwendete System und Ihr Verantwortungsniveau an.
• Erläutern Sie Ihre Erfahrung in der Vorbereitung und Bearbeitung offizieller Korrespondenz, einschließlich der Arten von Dokumenten, mit denen Sie gearbeitet haben.

Bewerbungen sind als E-Mail-Anhänge mit dem Betreff "Application: Team Assistant (G4)" an unidir.recruitment@un.org zu senden. Bewerbungen per Post werden nicht akzeptiert. Einsendeschluss ist der 11. Juli 2026. Schliessungszeitpunkt ist Mitternacht Genfer Zeit.

Bitte beachten Sie

Unvollständige Bewerbungen und Bewerbungen, die mit künstlicher Intelligenz erstellt wurden, werden nicht bearbeitet.

Aufgrund der hohen Anzahl eingehender Bewerbungen werden nur ausgewählte Kandidaten kontaktiert. Sollten Sie im Prozess weiterkommen, kann es zu weiteren Bewertungsverfahren kommen.

UNIDIR verpflichtet sich, eine 50/50-Geschlechterbalance im Personal zu erreichen. Weibliche Bewerberinnen werden ausdrücklich ermutigt, sich für diese Position zu bewerben.

Diese Stelle wird durch ausserbudgetäre Mittel finanziert. Eine Verlängerung über die anfängliche Ernennung hinaus hängt von zufriedenstellender Leistung, Verfügbarkeit der Stelle und Mittel, haushaltlicher Genehmigung oder Mandatsverlängerung ab.

Diese Position unterliegt der lokalen Rekrutierung gemäß Personalregel 4.4 der Vereinten Nationen. Alle Mitarbeitenden in der allgemeinen Dienst- und verwandten Kategorien werden im Land oder im Pendelbereich jedes Büros eingestellt, unabhängig von ihrer Nationalität und der Dauer ihres Aufenthalts im Land. Ein Mitarbeitender, der der lokalen Rekrutierung unterliegt, hat keinen Anspruch auf Zulagen oder Leistungen, die für internationale Rekrutierung gelten.

Gemäss Artikel 101 Absatz 3 der Charta der Vereinten Nationen ist die vorrangige Überlegung bei der Einstellung von Personal die Sicherstellung der höchsten Standards an Effizienz, Kompetenz und Integrität. Kandidaten werden nicht für eine Anstellung bei den Vereinten Nationen berücksichtigt, wenn sie Verstösse gegen internationales Menschenrecht, Verstösse gegen internationales humanitäres Recht, sexuelle Ausbeutung, sexuellen Missbrauch oder sexuelle Belästigung begangen haben oder wenn es vernünftige Gründe gibt, anzunehmen, dass sie an der Begehung solcher Handlungen beteiligt waren. Der Begriff "sexuelle Ausbeutung" bezeichnet jeglichen tatsächlichen oder versuchten Missbrauch einer Position der Verwundbarkeit, Machtungleichheit oder des Vertrauens zu sexuellen Zwecken, einschliesslich, aber nicht beschränkt auf, das Erzielen von monetärem, sozialem oder politischem Gewinn aus der sexuellen Ausbeutung einer anderen Person. Der Begriff "sexueller Missbrauch" bezeichnet das tatsächliche oder angedrohte physische Eindringen sexueller Natur, sei es mit Gewalt oder unter ungleichen oder zwangsweisen Bedingungen. Der Begriff "sexuelle Belästigung" bezeichnet jegliches unerwünschte Verhalten sexueller Natur, das vernünftigerweise erwartet oder als beleidigend oder demütigend empfunden werden kann, wenn ein solches Verhalten die Arbeit beeinträchtigt, eine Bedingung für die Beschäftigung darstellt oder ein einschüchterndes, feindliches oder beleidigendes Arbeitsumfeld schafft und wenn die Schwere des Verhaltens die Beendigung des Arbeitsverhältnisses des Täters rechtfertigt. Kandidaten, die Straftaten ausser geringfügigen Verkehrsdelikten begangen haben, können nicht für eine Anstellung berücksichtigt werden.

Es wird darauf geachtet, das Personal auf möglichst breiter geografischer Basis zu rekrutieren. Die Vereinten Nationen schränken die Teilnahmeberechtigung von Männern und Frauen in jeglicher Funktion und unter Gleichheitsbedingungen in ihren Haupt- und Nebengremien nicht ein. Das Sekretariat der Vereinten Nationen ist eine rauchfreie Umgebung.