Assistant d'équipe

À propos de cette offre

Contexte

L’Institut des Nations Unies pour la recherche sur le désarmement (UNIDIR) est une institution autonome financée sur une base volontaire au sein des Nations Unies. L’un des rares instituts de politique au monde axés sur le désarmement, l’UNIDIR génère des connaissances et promeut le dialogue et l’action en matière de désarmement et de sécurité. Basé à Genève, l’UNIDIR aide la communauté internationale à développer des idées pratiques et innovantes nécessaires pour trouver des solutions aux problèmes de sécurité critiques.

Responsabilités

Dans les limites de l’autorité déléguée, l’Assistant d’équipe sera responsable des tâches suivantes :

• Effectue un large éventail de fonctions de soutien de bureau et administratives pour plusieurs programmes de l’UNIDIR.
• Répond ou rédige des réponses à la correspondance de routine et autres communications ; utilise un logiciel de traitement de texte standard pour produire une grande variété de documents et rapports complexes.
• Surveille les processus et calendriers liés aux résultats, produits, tâches, etc. de l’unité ; le cas échéant, aide à la vérification de la réception et de l’exactitude des documents requis, approbations, signatures, etc. pour assurer la conformité aux exigences légales, financières et autres pertinentes.
• Recherche, compile et organise des informations et des documents de référence provenant de diverses sources pour des rapports, plans de travail, études, briefings, réunions/conférences, etc.
• Génère divers rapports statistiques standard et autres, ordres de travail, etc., en utilisant différentes bases de données.
• Relit les documents et édite les textes pour en vérifier l’exactitude, la grammaire, la ponctuation et le style, ainsi que le respect des normes établies de format.
• Initie le paiement des factures des contractants et surveille les paiements.
• Fournit un soutien secretarial, administratif et logistique aux réunions, conseils, comités, conférences, etc.
• Aide à la préparation des supports de présentation en utilisant la technologie/logiciel approprié.
• Maintient le calendrier/les plannings ; surveille les changements et communique les informations pertinentes au personnel approprié à l’intérieur et à l’extérieur de l’unité de travail immédiate.
• Effectue des fonctions de saisie et d’extraction de données.
• Examine, enregistre, distribue et/ou traite le courrier et autres documents ; assure le suivi des actions en cours.
• Met à jour et maintient de grandes listes de distribution ; surveille, prépare et distribue divers documents, rapports, autant que possible en formats électroniques ; gère les arrangements pour l’impression et la traduction si nécessaire ; coordonne les arrangements d’expédition, services de messagerie, etc.
• Effectue des tâches administratives générales (par exemple, enregistrement des congés et présences, organisation de réunions et autres événements, réservations, suivi budgétaire, etc.), y compris la préparation et/ou le traitement des demandes/documents administratifs (par exemple, réquisitions, bons de commande, demandes de voyage, contrats, autorisations de dépenses, demandes de visa, etc.).
• Maintient les dossiers (papier et électroniques) et bases de données pour l’unité de travail.
• Aide à fournir un support logiciel et matériel de bureau.
• Fournit des conseils au personnel moins expérimenté sur les processus et procédures de bureau généraux, les applications informatiques, etc.
• Effectue d’autres tâches assignées.

Planning du travail proposé

Un plan de travail sera convenu dans les deux premières semaines du contrat. L’Assistant d’équipe aura des réunions régulières avec son supérieur hiérarchique direct afin de définir les missions dans le plan de travail et de suivre les progrès. Il/elle informera son supérieur hiérarchique direct et le personnel concerné en cas de problèmes concernant le respect des délais convenus.

Indicateurs de performance

L’Assistant d’équipe sera évalué selon le plan de travail convenu et conformément aux directives d’évaluation de la performance du personnel de l’ONU.

Tout le personnel de l’UNIDIR doit démontrer les valeurs fondamentales de l’ONU : professionnalisme, intégrité et respect de la diversité. De plus, il/elle devra démontrer les compétences suivantes :

• Professionnalisme : Connaissance du soutien général de bureau et administratif, y compris les politiques, processus et procédures administratives ; fait preuve de fierté dans son travail et ses réalisations ; démontre une compétence professionnelle et une maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, des délais et l’atteinte des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles ; reste calme dans des situations stressantes.
• Travail en équipe : Travaille en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs organisationnels ; sollicite les contributions en valorisant sincèrement les idées et l’expertise des autres ; est disposé à apprendre des autres ; place l’agenda de l’équipe avant son agenda personnel ; soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même si ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position ; partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.
• Planification et organisation : Développe des objectifs clairs cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et missions prioritaires ; ajuste les priorités selon les besoins ; alloue le temps et les ressources appropriés pour accomplir le travail ; anticipe les risques et prévoit des mesures de contingence lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et actions si nécessaire ; utilise le temps efficacement.
• Orientation client : Considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et les associe à des solutions appropriées ; surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour rester informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés des progrès ou des revers dans les projets ; respecte les délais pour la livraison des produits ou services au client.

Qualifications et expérience

Formation

Un diplôme d’études secondaires ou équivalent est requis.

Expérience

• Au moins trois (3) ans d’expérience dans le soutien général de bureau ou un domaine connexe sont requis.
• Une expérience dans le domaine de l’administration au sein des Nations Unies ou d’organisations internationales similaires est souhaitable.
• Une expérience de l’utilisation d’un ERP dans une grande organisation est souhaitable.
• Une expérience dans la préparation et la rédaction de correspondance officielle est souhaitable.
• Une expérience dans la compilation de statistiques et la fourniture d’analyses, notamment par l’utilisation de logiciels de tableur tels que Microsoft Excel, est souhaitable.

Langues

Pour cette mission, la maîtrise de l’anglais (à l’écrit et à l’oral) est requise. La connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies est un avantage.

Évaluation

L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d’évaluation suivi d’un entretien basé sur les compétences.

Déplacements

L’Assistant d’équipe peut être amené à se déplacer au cours de cette mission. Les dates et lieux seront déterminés lors de la mise en œuvre des projets concernés. Il/elle doit suivre le cours BSAFE de l’ONU (en ligne) ainsi que d’autres formations obligatoires. Des copies des certificats de réussite doivent être fournies à l’UNIDIR.

Comment postuler

Le candidat doit soumettre :

• Une lettre de motivation
• Un PDF d’un Profil Personnel des Nations Unies (PHP) créé via Inspira. Veuillez vous référer au guide du registre des consultants
• Nom et coordonnées de trois références (peuvent être inclus dans le PHP)
• Réponses brèves (jusqu’à 50 mots pour chaque réponse) aux questions de sélection ci-dessous au format PDF

Questions de sélection :

• Au moins trois ans d’expérience dans le soutien général de bureau ou un domaine connexe sont requis pour ce poste. Veuillez expliquer comment vous répondez à ce critère.
• Expliquez votre expérience de l’utilisation des systèmes ERP dans une grande organisation, en précisant le système utilisé et votre niveau de responsabilité.
• Expliquez votre expérience dans la préparation et la rédaction de correspondance officielle, y compris les types de documents que vous avez traités.

Les candidatures doivent être envoyées en pièces jointes par courriel, avec pour objet « Application : Assistant d’équipe (G4) » à l’adresse unidir.recruitment@un.org. Aucune candidature ne sera acceptée par courrier postal. La date limite de soumission des candidatures est le 11 juillet 2026. La clôture est à minuit, heure de Genève.

Veuillez noter

Les candidatures incomplètes et celles générées par intelligence artificielle ne seront pas traitées.

En raison du grand nombre de candidatures reçues, seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Si vous êtes retenu dans le processus, vous pourriez être contacté pour une évaluation complémentaire.

L’UNIDIR s’engage à atteindre une parité hommes-femmes de 50/50 dans son personnel. Les candidates sont fortement encouragées à postuler pour ce poste.

Ce poste est financé par des fonds extrabudgétaires. La possibilité de prolongation au-delà de la nomination initiale dépendra de la performance satisfaisante, de la disponibilité du poste et des fonds, de l’approbation budgétaire ou de la prolongation du mandat.

Ce poste est soumis au recrutement local conformément à la règle du personnel 4.4 des règles du personnel des Nations Unies. Tout le personnel des catégories de service général et apparentées doit être recruté dans le pays ou à proximité de chaque bureau, indépendamment de leur nationalité et de la durée de leur présence dans le pays. Un membre du personnel soumis au recrutement local ne sera pas éligible aux indemnités ou avantages applicables au recrutement international.

Conformément à l’article 101, paragraphe 3, de la Charte des Nations Unies, la considération primordiale dans l’emploi du personnel est la nécessité d’assurer les normes les plus élevées d’efficacité, de compétence et d’intégrité. Les candidats ne seront pas considérés pour un emploi aux Nations Unies s’ils ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, une exploitation sexuelle, des abus sexuels ou du harcèlement sexuel, ou s’il existe des motifs raisonnables de croire qu’ils ont été impliqués dans la commission de l’un de ces actes. Le terme « exploitation sexuelle » désigne tout abus réel ou tenté d’une position de vulnérabilité, de pouvoir différentiel ou de confiance, à des fins sexuelles, y compris, mais sans s’y limiter, le profit monétaire, social ou politique tiré de l’exploitation sexuelle d’autrui. Le terme « abus sexuel » désigne l’intrusion physique réelle ou menacée de nature sexuelle, que ce soit par la force ou dans des conditions inégales ou coercitives. Le terme « harcèlement sexuel » désigne tout comportement non désiré de nature sexuelle qui pourrait raisonnablement être attendu ou perçu comme causant une offense ou une humiliation, lorsque ce comportement interfère avec le travail, est une condition d’emploi ou crée un environnement de travail intimidant, hostile ou offensant, et lorsque la gravité du comportement justifie la rupture de la relation de travail avec l’auteur. Les candidats ayant commis des crimes autres que des infractions mineures au code de la route peuvent ne pas être considérés pour un emploi.

Une attention particulière sera accordée à l’importance de recruter le personnel sur une base géographique aussi large que possible. Les Nations Unies n’imposent aucune restriction à l’éligibilité des hommes et des femmes à participer en toute capacité et dans des conditions d’égalité dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat des Nations Unies est un environnement non-fumeur.