Sachbearbeiter/in Lohn- und Sozialversicherungsakten

Über den Job

Verwaltung

Sachbearbeiter/in Lohn- und Sozialversicherungsakten

Die Personalverwaltung des CHUV sucht zur Verstärkung ihres Teams eine/n Sachbearbeiter/in Lohn- und Sozialversicherungsakten mit einem Pensum von 80% - 100%.

Kontext

Die Personalabteilung des CHUV (DRH) arbeitet mit den 11 dezentralen HR-Teams zusammen, um einen qualitativ hochwertigen Service für fast 13.000 Mitarbeitende zu gewährleisten.

Die Hauptaufgaben der Personalverwaltung (ARH) bestehen darin, eine gerechte und den geltenden Vorschriften entsprechende Vergütung sicherzustellen, einschließlich der Verwaltung von Löhnen, Prämien und Beförderungen, der Verwaltung von Personalakten, Arbeitsverträgen, Abwesenheiten, Ferien und rentenbezogenen Aspekten.

Die betreffende Stelle ist in den Teams des regulären Bereichs angesiedelt. Die Einheit, der Sie angehören, übernimmt die administrative Verwaltung von über 5.500 Mitarbeitenden. Sie verfolgt und setzt Karriereschritte um (Einstellungen, Austritte, Beförderungen oder sonstige Vertragsänderungen), was im Jahr 2024 mehr als 4.700 bearbeitete Akten bedeutete. Parallel dazu berät sie Mitarbeitende und/oder Partner/Führungskräfte präzise zu Fragen rund um Lohn, Sozialleistungen und Arbeitsrecht im Rahmen des Personalgesetzes (LPers).

Das Universitätsspital Waadt (CHUV) ist eines der fünf Schweizer Universitätsspitäler. Dank der Zusammenarbeit mit der Fakultät für Biologie und Medizin der Universität Lausanne und der EPFL spielt das CHUV eine führende Rolle in den Bereichen medizinische Versorgung, medizinische Forschung und Ausbildung.

Aufgaben

• Sie verwalten die Erstellung und Führung der Personalakten, die Korrespondenz, die Feststellung der Anspruchsberechtigung auf Familienzulagen sowie die Ablage und Archivierung der Akten
• Sie tragen zur Vorbereitung und Auszahlung der Löhne bei, verwalten die Daten zu den Sozialversicherungen, kontrollieren Änderungen, recherchieren Informationen und bereiten Formulare für alle Änderungen vor
• Sie beraten Mitarbeitende und Partner in Fragen zu Lohn, Sozialleistungen und Arbeitsrecht, bereiten Korrespondenz und Bescheinigungen vor und erfassen Abwesenheiten
• Sie erstellen die vertraglichen Dokumente zu Karriereschritten und gewährleisten deren rechtliche Konformität
• Sie erledigen Ihre Aufgaben selbstständig, halten die Verwaltungsverfahren ein und legen besondere Fälle der verantwortlichen ARH-Leitung vor
• Sie übernehmen gelegentliche Aufgaben oder Korrespondenz, vertreten und unterstützen Ihre Kolleginnen und Kollegen bei Bedarf und aktualisieren interne Verfahren
• Sie schlagen proaktiv Massnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung vor
• Sie betreuen auf Wunsch der Hierarchie eine/n Lernende/n.

Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (EFZ) oder eine gleichwertige Ausbildung in Verwaltung oder Personalmanagement
• Idealerweise bringen Sie erste Erfahrung im Personalwesen mit, insbesondere in der Personaladministration
• Sie beherrschen die gängigen Bürosoftwareprogramme sehr gut (Outlook, Word und Excel); gute Kenntnisse der Software PeopleSoft sind von Vorteil
• Sie verfügen über C2-Niveau in Französisch (mündlich und schriftlich); gute Englischkenntnisse sind von Vorteil
• Sie schätzen Teamarbeit und sind für Ihre sozialen Kompetenzen bekannt; Sie können Ihren Dialog an jeden Gesprächspartner anpassen und zeigen ausgezeichneten Servicegedanken
• Sie besitzen ein ausgeprägtes Organisationstalent, Genauigkeit und Diskretion.

Wir bieten

Als Mitarbeitende/r des Universitätsspitals Waadt profitieren Sie von:

• Erstklassigen Sozialleistungen und 20 Tagen Vaterschaftsurlaub
• Regelmässigen und verantwortungsgerechten Lohnanpassungen
• Einem 13. Monatslohn und 25 Urlaubstagen pro Jahr
• Mindestens drei Weiterbildungstagen pro Jahr mit Zugang zu einem vielfältigen Angebot im CHUV-Bildungszentrum und den Partnerbildungszentren des Kantons Waadt
• Erleichtertem Zugang zu einem der 500 möblierten Wohnungen in den umliegenden Quartieren
• Sozialen, kulturellen und wirtschaftlichen Vorteilen für Mitglieder des Vereins H-Oxygène
• Vorteilen im Rahmen des Mobilitätsplans (Rabatte auf öffentliche Verkehrsmittel-Abonnements, Förderung von "Mobility"-Fahrzeugen und Rabatte beim Kauf von Elektrofahrrädern)
• Qualitativ hochwertigen Betriebskantinen in jedem Spitalgebäude mit Vorzugspreisen.

Kontakt und Bewerbung

Kontakt für Auskünfte zur Funktion: Frau Albulena Rashiti, zuständige ARH-Leiterin der Abteilung, Tel. 021 314 51 28

Da alle Bewerbungen elektronisch bearbeitet werden, bitten wir Sie, sich ausschliesslich online zu bewerben, indem Sie unten auf die Schaltfläche "BEWERBEN" klicken.

Bei Schwierigkeiten mit der Online-Bewerbung können Sie unsere Anleitung "Wie bewerbe ich mich online" konsultieren. Sollten Sie aus technischen Gründen nicht online bewerben können, wenden Sie sich bitte an unsere Rekrutierungseinheit, die Sie per E-Mail an e.recrutement@chuv.ch oder telefonisch unter 021 314 85 70 unterstützt.

Das CHUV legt bei seinen Rekrutierungsprozessen höchsten Wert auf Qualität. Zudem fördern wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden, achten auf unterschiedliche Lebenswege und setzen alles daran, Gleichbehandlung zu gewährleisten und Diskriminierung zu vermeiden. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

Wir bitten Personalvermittlungsagenturen, zu beachten, dass Bewerbungen, die direkt über unsere Rekrutierungsplattform eingereicht werden, nicht akzeptiert werden und keine Abrechnung erfolgen kann. Vielen Dank für Ihr Verständnis.