PPE-Projektassistentin

Als führender Anbieter im Bereich Bau und Immobilien in der Schweiz entwickelt, realisiert und verwaltet Implenia Lebensräume, Arbeitsumgebungen und Infrastrukturen für zukünftige Generationen in der Schweiz und Deutschland. Implenia bietet zudem Tunnelbauprojekte und zugehörige Infrastruktur auf weiteren Märkten an. Das Unternehmen vereint unter einem Dach das Know-how hochqualifizierter Beratungs-, Entwicklungs-, Planungs- und Ausführungseinheiten, um einen integrierten und multinational führenden Bau- und Immobiliendienstleister zu bilden. Mit Sitz in Opfikon bei Zürich beschäftigt Implenia europaweit über 8.000 Mitarbeitende (Vollzeitäquivalente) und erzielte 2025 einen Umsatz von 3,5 Milliarden Schweizer Franken. Weitere Informationen finden Sie unter implenia.com .

Im Rahmen unserer Arbeit am Bau von Eigentumswohnungen im Rahmen des Stockwerkeigentumsprogramms (PPE) suchen wir eine(n) PPE-Assistent(in). Zu Beginn unterstützt du das PPE-Team administrativ und trägst dazu bei, ein hohes Qualitätsniveau in der Dossierverwaltung sicherzustellen. Zudem sorgst du für eine sorgfältige Nachverfolgbarkeit, indem du alle Dokumente aktuell hältst, validierst und strukturiert ablegst.

Hauptaufgaben:

Administration und Organisation

• Erstellung, Verwaltung und Nachverfolgung der projektbezogenen Vertragsdokumente (Vertrag, Nachtrag, Schlussabrechnung)
• Unterstützung der Projektleiter und Bauleiter bei administrativen Aufgaben
• Verwaltung der Baustellenbüros vor Ort (Empfang, Post, Materialbestellungen, Konferenzraumverwaltung, …)
• Verfassen verschiedener Korrespondenz, E-Mails, Notizen.
• Verwaltung und Erfassung von Offerten, Verträgen, Nachträgen von Unternehmen (Kostenvoranschläge, Berichte…)
• Korrekturlesen, Überarbeiten und Verbreiten verschiedener Protokolle (Bauherrensitzungen, Baustellensitzungen)
• Erstellung und Pflege von Datenbanken, internen und externen Informationen, ...
• Erfassung, Ablage, Sortierung und Archivierung von Dossiers, Unterlagen, Notizen und Korrespondenz.
• Sicherstellung der Aktualisierung von Dokumenten gemäß bestimmter Vorschriften und Richtlinien
• Organisation von Baustellenveranstaltungen (Grundsteinlegung, Richtfest, Einweihung, weitere)
• Vorbereitung von Präsentationsunterlagen für das Projekt (z.B. PowerPoint)
• Erstellung und Vorbereitung von Kostenvoranschlägen für Kunden
• Administrative Nachverfolgung der PPE-Dossiers
• Aktualisierung und Pflege von Nachverfolgungstabellen und Datenbanken
• Administrative Betreuung der Erwerber während des gesamten Prozesses
• Koordination der Kommunikation zwischen Erwerbern, Unternehmen, Partnern und Verwaltern
• Nachverfolgung von Änderungen der Erwerber und deren Dokumentation

Finanzen und Logistik

• Erstellung von Rechnungen und Überwachung der Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung
• Unterstützung der Projektbuchhaltung
• Export von Finanzdaten aus SAP in die Verwaltungstabelle
• Kontrolle von Dokumenten wie Rechnungen, Bankgarantien,
• Zusammenarbeit mit der Buchhaltungsabteilung: Überwachung dringender Zahlungen, diverse Auskünfte, Mahnwesen.
• Überwachung der Budgets und Unterstützung bei der Erstellung von Finanzberichten
• Sicherstellung der Einhaltung von Fristen und des reibungslosen Informationsflusses
• Erstellung und Nachverfolgung der Kunden-/Lieferantenrechnungen

Kommunikation und Beziehungen

• Ansprechpartner und Referenz für interne und externe Teams sein
• Regelmässige Kommunikation wichtiger Informationen
• Zusammenarbeit mit einer weiteren Assistentin und Vertretung bei Abwesenheiten (einschliesslich Empfang)
• Unterstützung bei der Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeitender
• Mitwirkung an der kontinuierlichen Verbesserung der Nachverfolgungs- und Kommunikationsprozesse

Sie bringen mit:

• Kaufmännische, administrative Ausbildung oder gleichwertig;
• Erste nachgewiesene Erfahrung in einer administrativen Funktion, idealerweise in der Begleitung von PPE-Erwerbern / Ausstattungswahl / Showrooms in der Schweiz, im Bauwesen oder in einem Projektmanagementumfeld;
• Fundierte Kenntnisse im Lesen von Plänen und technischer Koordination.
• Ausgezeichnete Beherrschung der Bürosoftware, insbesondere Excel;
• Dokumentationsgenauigkeit, Planungssinn und strikte Einhaltung von Meilensteinen.
• Organisationsfähigkeit und Fähigkeit, mehrere Dossiers gleichzeitig zu verwalten;
• Gute Kommunikationsfähigkeiten und Serviceorientierung;
• Teamgeist, Diskretion und Zuverlässigkeit;
• Methodisches und selbständiges Arbeiten.
• Kunden- und Ergebnisorientierung; Fähigkeit, mehrere Lose/Wohnungen parallel zu betreuen

Was wir Ihnen bieten:

• Ein multikulturelles Arbeitsumfeld mit der Möglichkeit, eine nachhaltige Zukunft mitzugestalten
• Modernste Technologien und ein moderner Arbeitsplatz in einem nachhaltigen Unternehmen
• Ein Unternehmen, das Talente fördert und die kontinuierliche Weiterbildung seiner Mitarbeitenden unterstützt
• Die Sicherheit eines finanziell starken, breit diversifizierten und in der Schweiz fest verankerten Konzerns
• Flexible Arbeitsmodelle und moderne Arbeitsmittel mit der Möglichkeit zum Homeoffice
• Eine interessante Auswahl an Vorteilen:
  • 5 Wochen Ferien und 9 Ausgleichstage pro Jahr
  • Eine interne Pensionskasse mit sehr guter Deckungsquote und 3 Beitragsstufen
  • Zahlreiche Vergünstigungen bei renommierten Anbietern von Produkten und Dienstleistungen
  • Unsere Teammitglieder teilen in einem Video, was ihre Erfahrung bei Implenia einzigartig macht: https://youtu.be/wtuhlIfjJq8

Wenn Sie sich in dieser Beschreibung wiedererkennen und Teil von Implenia werden möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Bei Implenia schätzen und leben wir Vielfalt. Unser Rekrutierungsprozess ist daher auf die Förderung von Diversität, Gleichstellung und Inklusion ausgerichtet.

*Wir akzeptieren keine Bewerbungen von Personalvermittlungsagenturen oder anderen Vermittlern. Bewerbungen, die auf diesem Weg eingehen, werden nicht berücksichtigt und stellen keine Verpflichtung unsererseits dar.