Teamassistent

Über den Job

Hintergrund

Das United Nations Institute for Disarmament Research (UNIDIR) ist ein freiwillig finanziertes, autonomes Institut innerhalb der Vereinten Nationen. Als eines der wenigen politischen Institute weltweit, die sich auf Abrüstung konzentrieren, generiert UNIDIR Wissen und fördert den Dialog und die Aktion zu Abrüstung und Sicherheit. Mit Sitz in Genf unterstützt UNIDIR die internationale Gemeinschaft bei der Entwicklung praktischer, innovativer Ideen, die zur Lösung kritischer Sicherheitsprobleme erforderlich sind.

Verantwortlichkeiten

Innerhalb der Grenzen der delegierten Befugnis ist der Teamassistent für die folgenden Aufgaben verantwortlich:

• Erledigt eine breite Palette von Büro- und Verwaltungsaufgaben für mehrere UNIDIR-Programme.
• Beantwortet oder verfasst Antworten auf routinemässige Korrespondenz und andere Mitteilungen; verwendet Standard-Textverarbeitungsprogramme zur Erstellung einer Vielzahl grosser, komplexer Dokumente und Berichte.
• Überwacht Prozesse und Zeitpläne im Zusammenhang mit den Ergebnissen, Produkten und Aufgaben der Einheit; unterstützt gegebenenfalls bei der Überprüfung des Eingangs und der Genauigkeit der erforderlichen Dokumente, Genehmigungen und Unterschriften, um die Einhaltung relevanter rechtlicher, finanzieller und anderer Anforderungen sicherzustellen.
• Recherchiert, sammelt und organisiert Informationen und Referenzmaterialien aus verschiedenen Quellen für Berichte, Arbeitspläne, Studien, Briefings, Sitzungen oder Konferenzen.
• Erstellt verschiedene Standardstatistiken und andere Berichte sowie Arbeitsaufträge unter Verwendung verschiedener Datenbanken.
• Korrekturliest Dokumente und bearbeitet Texte hinsichtlich Genauigkeit, Grammatik, Zeichensetzung und Stil sowie Einhaltung der festgelegten Formatstandards.
• Leitet die Zahlung von Rechnungen von Auftragnehmern ein und überwacht die Zahlungen.
• Bietet sekretariats-, verwaltungs- und logistische Unterstützung für Sitzungen, Gremien, Ausschüsse und Konferenzen.
• Hilft bei der Vorbereitung von Präsentationsmaterialien unter Verwendung geeigneter Technologien oder Software.
• Pflegt Kalender oder Zeitpläne; überwacht Änderungen und kommuniziert relevante Informationen an das entsprechende Personal innerhalb und ausserhalb der unmittelbaren Arbeitseinheit.
• Führt Dateneingabe- und Extraktionsfunktionen aus.
• Überprüft, erfasst, verteilt und/oder bearbeitet Post und andere Dokumente; verfolgt anstehende Aktionen nach.
• Aktualisiert und pflegt umfangreiche Verteilerlisten; überwacht, bereitet vor und verteilt verschiedene Materialien und Berichte, wenn möglich in elektronischen Formaten; organisiert Druck- und Übersetzungsaufträge nach Bedarf; koordiniert Versand- und Kurierdienste.
• Erledigt allgemeine administrative Aufgaben (z. B. Erfassung von Urlaub und Anwesenheit, Organisation von Sitzungen und anderen Veranstaltungen, Reservierungen und Budgetüberwachung), einschließlich der Vorbereitung und/oder Bearbeitung administrativer Anfragen oder Dokumente (z. B. Bestellungen, Aufträge, Reiseanträge, Verträge, Ausgabengenehmigungen und Visumanträge).
• Pflegt Akten (sowohl Papier als auch elektronisch) und Datenbanken für die Arbeitseinheit.
• Unterstützt bei der Bereitstellung von Software- und Büroausrüstungsunterstützung.
• Gibt weniger erfahrenem Personal Anleitung zu allgemeinen Büroprozessen, -verfahren und Computeranwendungen.
• Erfüllt weitere zugewiesene Aufgaben.

Arbeitsplan für die vorgeschlagene Tätigkeit

Ein Arbeitsplan wird innerhalb der ersten zwei Wochen des Vertrags vereinbart. Der Teamassistent wird regelmässige Treffen mit seinem direkten Vorgesetzten haben, um Aufgaben innerhalb des Arbeitsplans festzulegen und den Fortschritt zu überwachen. Der Teamassistent informiert seinen direkten Vorgesetzten und relevante Personen, falls es Probleme bei der Einhaltung der vereinbarten Fristen gibt.

Leistungsindikatoren

Der Teamassistent wird anhand seines vereinbarten Arbeitsplans und entsprechend den Leistungsbewertungsrichtlinien für UN-Mitarbeitende bewertet.

Alle UNIDIR-Mitarbeitenden sind verpflichtet, die Kernwerte der Vereinten Nationen zu demonstrieren.

Die für diese Position erforderlichen Kompetenzen sind:

• Professionalität: Kenntnisse allgemeiner Büro- und Verwaltungsunterstützung, einschließlich administrativer Richtlinien, Prozesse und Verfahren. Zeigt Stolz auf die Arbeit und die erzielten Ergebnisse; demonstriert professionelle Kompetenz und Fachwissen; ist gewissenhaft und effizient bei der Einhaltung von Verpflichtungen, Fristen und Zielerreichung; wird von beruflichen und nicht persönlichen Anliegen motiviert; zeigt Beharrlichkeit bei schwierigen Problemen oder Herausforderungen; bleibt in stressigen Situationen ruhig.
• Teamarbeit: Arbeitet kollaborativ mit Kolleginnen und Kollegen zur Erreichung organisationaler Ziele; holt Beiträge ein, indem er die Ideen und Fachkenntnisse anderer wertschätzt; ist bereit, von anderen zu lernen; stellt die Teamagenda über die persönliche Agenda; unterstützt und handelt entsprechend der endgültigen Gruppenentscheidung, auch wenn diese nicht vollständig der eigenen Position entspricht; teilt Anerkennung für Teamerfolge und übernimmt gemeinsame Verantwortung für Teamfehler.
• Planung und Organisation: Entwickelt klare Ziele, die mit vereinbarten Strategien übereinstimmen; identifiziert Prioritäten und Aufgaben; passt Prioritäten bei Bedarf an; weist angemessene Zeit und Ressourcen für die Arbeit zu; erkennt Risiken und berücksichtigt Eventualitäten bei der Planung; überwacht und passt Pläne und Aktionen bei Bedarf an; nutzt die Zeit effizient.
• Kundenorientierung: Betrachtet alle, denen Dienstleistungen erbracht werden, als "Kunden" und versucht, die Dinge aus deren Sicht zu sehen; baut produktive Partnerschaften mit Kunden auf, indem er deren Vertrauen und Respekt gewinnt; identifiziert Kundenbedürfnisse und ordnet sie passenden Lösungen zu; verfolgt Entwicklungen innerhalb und ausserhalb des Kundenumfelds, um informiert zu bleiben und Probleme vorherzusehen; hält Kunden über Fortschritte oder Rückschläge bei Projekten auf dem Laufenden; hält Zeitpläne für die Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen an den Kunden ein.

Qualifikationen und Erfahrung

Ausbildung

Ein Schulabschluss oder gleichwertig ist erforderlich.

Erfahrung

• Mindestens drei (3) Jahre Erfahrung in allgemeiner Bürounterstützung oder einem verwandten Bereich sind erforderlich.
• Erfahrung im Verwaltungsbereich bei den Vereinten Nationen oder ähnlichen internationalen Organisationen ist wünschenswert.
• Erfahrung mit ERP-Systemen in einer grossen Organisation ist wünschenswert.
• Erfahrung in der Vorbereitung und Bearbeitung offizieller Korrespondenz ist wünschenswert.
• Erfahrung in der Zusammenstellung von Statistiken und der Bereitstellung von Analysen, auch unter Verwendung von Tabellenkalkulationssoftware wie Microsoft Excel, ist wünschenswert.

Sprachen

Für diese Aufgabe sind fließende Englischkenntnisse (schriftlich und mündlich) erforderlich. Kenntnisse einer weiteren offiziellen Sprache der Vereinten Nationen sind von Vorteil.

Bewertung

Die Bewertung qualifizierter Kandidaten kann eine Beurteilungsübung umfassen, die von einem kompetenzbasierten Interview gefolgt werden kann.

Reisen

Der Teamassistent kann im Verlauf dieser Aufgabe zu Reisen aufgefordert werden. Termine und Orte werden während der Umsetzung relevanter Projekte festgelegt. Der Teamassistent muss den UN-Kurs BSAFE (online) sowie weitere obligatorische Schulungen absolvieren. Kopien der Teilnahmezertifikate müssen UNIDIR vorgelegt werden.

Wie man sich bewirbt

Zur Bewerbung:

Der Bewerber sollte einreichen:

• Ein Anschreiben.
• PDF eines UN-Personalhistorienprofils (PHP), erstellt über Inspira.
• Name und Kontaktdaten von drei Referenzen (können im PHP enthalten sein).
• Kurze Antworten (bis zu 50 Wörter pro Antwort) auf die unten genannten Screening-Fragen im PDF-Format.

Screening-Fragen:

• Für diese Position sind mindestens drei Jahre Erfahrung in allgemeiner Bürounterstützung oder einem verwandten Bereich erforderlich. Bitte erläutern Sie, wie Sie dieses Kriterium erfüllen.
• Erläutern Sie Ihre Erfahrung mit ERP-Systemen in einer grossen Organisation, geben Sie das verwendete System und Ihr Verantwortungsniveau an.
• Erläutern Sie Ihre Erfahrung in der Vorbereitung und Bearbeitung offizieller Korrespondenz, einschließlich der Arten von Dokumenten, mit denen Sie gearbeitet haben.

Bewerbungen sind als E-Mail-Anhänge mit dem Betreff "Application: Team Assistant (G4)" an unidir.recruitment@un.org zu senden. Bewerbungen per Post werden nicht akzeptiert. Einsendeschluss ist der 29. Mai 2026. Die Frist endet um Mitternacht Genfer Zeit.

Bitte beachten Sie

Bitte beachten Sie, dass aufgrund der hohen Anzahl eingehender Bewerbungen nur ausgewählte Kandidaten kontaktiert werden. Sollten Sie im Prozess weiterkommen, werden Sie möglicherweise zu einer weiteren Bewertung eingeladen.