Teamassistent

Über den Job

Hintergrund

Das United Nations Institute for Disarmament Research (UNIDIR) ist eine autonome Einrichtung innerhalb der Vereinten Nationen, die unabhängige Forschung zu Abrüstung und verwandten Problemen, insbesondere zu internationalen Sicherheitsfragen, durchführt. Die Aufgabe von UNIDIR besteht darin, Mitgliedstaaten, den Vereinten Nationen sowie Politik- und Forschungsgemeinschaften dabei zu unterstützen, praktische Massnahmen zu identifizieren und zu fördern, die zu einer nachhaltigeren und friedlicheren Welt beitragen. Diese Aufgabe wird durch vier Kernleistungen erfüllt: Förderung von Wissen, Generierung von Ideen, Ermöglichung von Dialogen und Beratung.

Verantwortlichkeiten

Innerhalb der Grenzen der delegierten Befugnisse ist der Teamassistent für die folgenden Aufgaben verantwortlich:

• Erledigung einer breiten Palette von Büro- und Verwaltungsaufgaben für mehrere UNIDIR-Programme.
• Beantwortung oder Entwurf von Antworten auf routinemässige Korrespondenz und andere Mitteilungen; Verwendung eines Standard-Textverarbeitungsprogramms zur Erstellung einer Vielzahl grosser, komplexer Dokumente und Berichte.
• Überwachung von Prozessen und Zeitplänen im Zusammenhang mit den Ergebnissen, Produkten und Aufgaben der Einheit; falls zutreffend, Unterstützung bei der Überprüfung des Eingangs und der Genauigkeit der erforderlichen Dokumente, Genehmigungen und Unterschriften zur Sicherstellung der Einhaltung relevanter rechtlicher, finanzieller und anderer Anforderungen.
• Recherche, Zusammenstellung und Organisation von Informationen und Referenzmaterialien aus verschiedenen Quellen für Berichte, Arbeitspläne, Studien, Briefings, Sitzungen oder Konferenzen.
• Erstellung verschiedener Standardstatistiken und anderer Berichte sowie Arbeitsaufträge unter Verwendung verschiedener Datenbanken.
• Korrekturlesen von Dokumenten und Bearbeitung von Texten hinsichtlich Genauigkeit, Grammatik, Zeichensetzung und Stil sowie Einhaltung der festgelegten Formatstandards.
• Einleitung der Zahlung von Rechnungen von Auftragnehmern und Überwachung der Zahlungen.
• Bereitstellung von sekretariats-, administrativen und logistischen Unterstützungen für Sitzungen, Gremien, Ausschüsse und Konferenzen.
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationsmaterialien unter Verwendung geeigneter Technologien oder Software.
• Pflege von Kalendern oder Zeitplänen; Überwachung von Änderungen und Kommunikation relevanter Informationen an das entsprechende Personal innerhalb und ausserhalb der unmittelbaren Arbeitseinheit.
• Durchführung von Dateneingabe- und Extraktionsfunktionen.
• Überprüfung, Erfassung, Verteilung und/oder Bearbeitung von Post und anderen Dokumenten; Nachverfolgung anstehender Aktionen.
• Aktualisierung und Pflege umfangreicher Verteilerlisten; Überwachung, Vorbereitung und Verteilung verschiedener Materialien und Berichte, wenn möglich in elektronischen Formaten; Organisation von Druck- und Übersetzungsaufträgen nach Bedarf; Koordination von Versand- und Kurierdiensten.
• Ausführung allgemeiner administrativer Aufgaben (z. B. Erfassung von Abwesenheiten und Anwesenheiten, Organisation von Sitzungen und anderen Veranstaltungen, Reservierungen und Budgetüberwachung), einschließlich der Vorbereitung und/oder Bearbeitung administrativer Anträge oder Dokumente (z. B. Bestellungen, Aufträge, Reiseanträge, Verträge, Ausgabengenehmigungen und Visumanträge).
• Pflege von Akten (sowohl Papier- als auch elektronische) und Datenbanken für die Arbeitseinheit.
• Unterstützung bei der Bereitstellung von Software- und Büroausrüstungsunterstützung.
• Anleitung von weniger erfahrenem Personal zu allgemeinen Büroprozessen, -verfahren und Computeranwendungen.
• Erfüllung weiterer zugewiesener Aufgaben.

Arbeitsplan für die vorgeschlagene Tätigkeit

Ein Arbeitsplan wird innerhalb der ersten zwei Wochen des Vertrags vereinbart. Der Teamassistent wird regelmässige Treffen mit seinem direkten Vorgesetzten haben, um Aufgaben innerhalb des Arbeitsplans festzulegen und den Fortschritt zu überwachen. Der Teamassistent informiert seinen direkten Vorgesetzten und relevante Personen, falls es Probleme bei der Einhaltung der vereinbarten Fristen gibt.

Leistungsindikatoren

Der Teamassistent wird anhand seines vereinbarten Arbeitsplans und entsprechend den Leistungsbewertungsrichtlinien für UN-Mitarbeitende bewertet.

Alle UNIDIR-Mitarbeitenden sind verpflichtet, die Kernwerte der Vereinten Nationen zu demonstrieren.

Die für diese Position erforderlichen Kompetenzen sind:

• Professionalität: Kenntnisse allgemeiner Büro- und Verwaltungsunterstützung, einschließlich administrativer Richtlinien, Prozesse und Verfahren. Zeigt Stolz auf die Arbeit und die erzielten Ergebnisse; demonstriert fachliche Kompetenz und Beherrschung des Fachgebiets; ist gewissenhaft und effizient bei der Einhaltung von Verpflichtungen, Fristen und Zielerreichung; wird von beruflichen und nicht persönlichen Anliegen motiviert; zeigt Beharrlichkeit bei schwierigen Problemen oder Herausforderungen; bleibt in stressigen Situationen ruhig.
• Teamarbeit: Arbeitet kollaborativ mit Kolleginnen und Kollegen zur Erreichung organisationaler Ziele; holt Beiträge ein, indem er die Ideen und Fachkenntnisse anderer wertschätzt; ist bereit, von anderen zu lernen; stellt die Teamagenda vor die persönliche Agenda; unterstützt und handelt entsprechend der endgültigen Gruppenentscheidung, auch wenn diese nicht vollständig der eigenen Position entspricht; teilt Anerkennung für Teamerfolge und übernimmt gemeinsame Verantwortung für Teamdefizite.
• Planung und Organisation: Entwickelt klare Ziele, die mit den vereinbarten Strategien übereinstimmen; identifiziert Prioritäten und Aufgaben; passt Prioritäten bei Bedarf an; weist angemessene Zeit und Ressourcen für die Arbeit zu; erkennt Risiken und berücksichtigt Eventualitäten bei der Planung; überwacht und passt Pläne und Massnahmen bei Bedarf an; nutzt die Zeit effizient.
• Kundenorientierung: Betrachtet alle, denen Dienstleistungen erbracht werden, als "Kunden" und versucht, die Dinge aus deren Sicht zu sehen; baut produktive Partnerschaften mit Kunden auf und erhält deren Vertrauen und Respekt; identifiziert Kundenbedürfnisse und ordnet sie passenden Lösungen zu; verfolgt Entwicklungen innerhalb und ausserhalb des Kundenumfelds, um informiert zu bleiben und Probleme vorherzusehen; hält Kunden über Fortschritte oder Rückschläge bei Projekten auf dem Laufenden; hält Zeitpläne für die Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen an den Kunden ein.

Qualifikationen und Erfahrung

Ausbildung

Ein Schulabschluss oder gleichwertig ist erforderlich.

Erfahrung

• Mindestens drei (3) Jahre Erfahrung in allgemeiner Bürounterstützung oder einem verwandten Bereich sind erforderlich.
• Erfahrung im Verwaltungsbereich bei den Vereinten Nationen oder ähnlichen internationalen Organisationen ist wünschenswert.
• Erfahrung mit ERP-Systemen in einer grossen Organisation ist wünschenswert.
• Erfahrung in der Vorbereitung und Bearbeitung offizieller Korrespondenz ist wünschenswert.
• Erfahrung in der Zusammenstellung von Statistiken und der Bereitstellung von Analysen, auch unter Verwendung von Tabellenkalkulationssoftware wie Microsoft Excel, ist wünschenswert.

Sprachen

Für diese Aufgabe sind fliessende Englischkenntnisse (schriftlich und mündlich) erforderlich. Kenntnisse einer weiteren offiziellen Sprache der Vereinten Nationen sind von Vorteil.

Bewertung

Die Bewertung qualifizierter Kandidaten kann eine Beurteilungsübung umfassen, die durch ein kompetenzbasiertes Interview ergänzt werden kann.

Reisen

Der Teamassistent kann im Verlauf dieser Aufgabe zu Reisen verpflichtet sein. Termine und Orte werden während der Umsetzung relevanter Projekte festgelegt. Der Teamassistent muss den UN-Kurs BSAFE (online) sowie weitere obligatorische Schulungen absolvieren. Kopien der Teilnahmezertifikate sind UNIDIR vorzulegen.

Wie bewerben

Zur Bewerbung:

Der Bewerber sollte folgende Unterlagen einreichen:

• Ein Anschreiben.
• PDF eines UN-Personalhistorienprofils (PHP), erstellt über Inspira.
• Name und Kontaktdaten von drei Referenzen (können im PHP enthalten sein).
• Kurze Antworten (bis zu 50 Wörter pro Antwort) auf die unten genannten Screening-Fragen im PDF-Format.

Screening-Fragen:

• Für diese Position sind mindestens drei Jahre Erfahrung in allgemeiner Bürounterstützung oder einem verwandten Bereich erforderlich. Bitte erläutern Sie, wie Sie dieses Kriterium erfüllen.
• Erläutern Sie Ihre Erfahrung mit ERP-Systemen in einer grossen Organisation, geben Sie das verwendete System und Ihr Verantwortungsniveau an.
• Erläutern Sie Ihre Erfahrung in der Vorbereitung und Bearbeitung offizieller Korrespondenz, einschließlich der Arten von Dokumenten, mit denen Sie gearbeitet haben.

Bewerbungen sind als E-Mail-Anhänge mit dem Betreff "Application: Team Assistant (G4)" an unidir.recruitment@un.org zu senden. Bewerbungen per Post werden nicht akzeptiert. Einsendeschluss ist der 21. Mai 2026. Die Frist endet um Mitternacht Genfer Zeit.

Bitte beachten

Bitte beachten Sie, dass aufgrund der hohen Anzahl eingehender Bewerbungen nur ausgewählte Kandidaten kontaktiert werden. Sollten Sie im Prozess weiterkommen, werden Sie möglicherweise zu einer weiteren Bewertung eingeladen.