Assistant d'équipe

À propos de cette offre

Contexte

L’Institut des Nations Unies pour la recherche sur le désarmement (UNIDIR) est une institution autonome au sein des Nations Unies qui mène des recherches indépendantes sur le désarmement et les problèmes connexes, en particulier les questions de sécurité internationale. Le rôle de l’UNIDIR est de soutenir les États membres, les Nations Unies, ainsi que les communautés politiques et de recherche dans l’identification et la promotion de mesures pratiques contribuant à un monde plus durable et pacifique. Il remplit ce rôle à travers quatre services principaux : la promotion des connaissances, la génération d’idées, la facilitation du dialogue et la fourniture de conseils.

Responsabilités

Dans les limites de l’autorité déléguée, l’Assistant d’équipe sera responsable des tâches suivantes :

• Effectue un large éventail de fonctions de soutien de bureau et administratives pour plusieurs programmes de l’UNIDIR.
• Répond ou rédige des réponses à la correspondance de routine et autres communications ; utilise un logiciel de traitement de texte standard pour produire une grande variété de documents et rapports complexes et volumineux.
• Surveille les processus et calendriers liés aux résultats, produits et tâches de l’unité ; le cas échéant, aide à la vérification de la réception et de l’exactitude des documents requis, des approbations et des signatures afin d’assurer la conformité aux exigences légales, financières et autres pertinentes.
• Recherche, compile et organise des informations et des documents de référence provenant de diverses sources pour des rapports, plans de travail, études, briefings, réunions ou conférences.
• Génère divers rapports statistiques standard et autres rapports ainsi que des ordres de travail, en utilisant différentes bases de données.
• Relit les documents et édite les textes pour en vérifier l’exactitude, la grammaire, la ponctuation et le style, ainsi que le respect des normes établies de format.
• Initie le paiement des factures des contractants et surveille les paiements.
• Fournit un soutien secretarial, administratif et logistique aux réunions, conseils, comités et conférences.
• Aide à la préparation des supports de présentation en utilisant la technologie ou les logiciels appropriés.
• Maintient le calendrier ou les plannings ; surveille les changements et communique les informations pertinentes au personnel approprié à l’intérieur et à l’extérieur de l’unité de travail immédiate.
• Effectue des fonctions de saisie et d’extraction de données.
• Examine, enregistre, distribue et/ou traite le courrier et autres documents ; assure le suivi des actions en cours.
• Met à jour et maintient de grandes listes de distribution ; surveille, prépare et distribue divers documents, rapports, dans la mesure du possible en formats électroniques ; gère les arrangements pour l’impression et la traduction si nécessaire ; coordonne les arrangements d’expédition et les services de messagerie.
• Effectue des tâches administratives générales (par exemple, enregistrement des congés et présences, organisation de réunions et autres événements, réservations et suivi budgétaire) incluant la préparation et/ou le traitement des demandes ou documents administratifs (par exemple, réquisitions, bons de commande, demandes de voyage, contrats, autorisations de dépenses et demandes de visa).
• Maintient les dossiers (papier et électroniques) et bases de données pour l’unité de travail.
• Aide à fournir un support logiciel et matériel de bureau.
• Fournit des conseils au personnel moins expérimenté sur les processus et procédures de bureau généraux ainsi que sur les applications informatiques.
• Accomplit d’autres tâches assignées.

Planning du travail proposé

Un plan de travail sera convenu dans les deux premières semaines du contrat. L’Assistant d’équipe aura des réunions régulières avec son supérieur hiérarchique direct afin de définir les missions dans le plan de travail et de suivre les progrès. L’Assistant d’équipe informera son supérieur hiérarchique direct et le personnel concerné en cas de problèmes liés au respect des délais convenus.

Indicateurs de performance

L’Assistant d’équipe sera évalué selon le plan de travail convenu et conformément aux directives d’évaluation de la performance du personnel de l’ONU.

Tout le personnel de l’UNIDIR est tenu de démontrer les valeurs fondamentales de l’ONU.

Les compétences requises pour ce poste sont :

• Professionnalisme : Connaissance du soutien général de bureau et administratif, y compris les politiques, processus et procédures administratives. Fait preuve de fierté dans son travail et ses réalisations ; démontre une compétence professionnelle et une maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, des délais et l’atteinte des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles ; reste calme dans des situations stressantes.
• Travail en équipe : Travaille en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs organisationnels ; sollicite les contributions en valorisant sincèrement les idées et l’expertise des autres ; est disposé à apprendre des autres ; place l’agenda de l’équipe avant son agenda personnel ; soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même si cette décision ne reflète pas entièrement sa propre position ; partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.
• Planification et organisation : Développe des objectifs clairs cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et missions prioritaires ; ajuste les priorités selon les besoins ; alloue un temps et des ressources appropriés pour accomplir le travail ; anticipe les risques et prévoit des mesures de contingence lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et actions si nécessaire ; utilise le temps efficacement.
• Orientation client : Considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et les associe à des solutions appropriées ; surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour rester informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés des progrès ou des revers dans les projets ; respecte les délais de livraison des produits ou services au client.

Qualifications et expérience

Formation

Un diplôme d’études secondaires ou équivalent est requis.

Expérience

• Au moins trois (3) ans d’expérience dans le soutien général de bureau ou un domaine connexe sont requis.
• Une expérience dans le domaine de l’administration au sein des Nations Unies ou d’organisations internationales similaires est souhaitable.
• Une expérience de l’utilisation d’un ERP dans une grande organisation est souhaitable.
• Une expérience dans la préparation et la rédaction de correspondance officielle est souhaitable.
• Une expérience dans la compilation de statistiques et la fourniture d’analyses, notamment par l’utilisation de logiciels de tableur tels que Microsoft Excel, est souhaitable.

Langues

Pour cette mission, la maîtrise de l’anglais (à l’écrit et à l’oral) est requise. La connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies est un avantage.

Évaluation

L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d’évaluation suivi d’un entretien basé sur les compétences.

Déplacements

L’Assistant d’équipe peut être amené à se déplacer au cours de cette mission. Les dates et lieux seront déterminés lors de la mise en œuvre des projets concernés. L’Assistant d’équipe doit suivre le cours BSAFE de l’ONU (en ligne) ainsi que d’autres formations obligatoires. Des copies des certificats de réussite doivent être fournies à l’UNIDIR.

Comment postuler

Pour postuler :

Le candidat doit soumettre :

• Une lettre de motivation.
• Un PDF d’un Profil d’historique personnel (PHP) des Nations Unies créé via Inspira.
• Le nom et les coordonnées de trois références (peuvent être inclus dans le PHP).
• Des réponses brèves (jusqu’à 50 mots pour chaque réponse) aux questions de sélection mentionnées ci-dessous au format PDF.

Questions de sélection :

• Au moins trois ans d’expérience dans le soutien général de bureau ou un domaine connexe sont requis pour ce poste. Veuillez expliquer comment vous répondez à ce critère.
• Expliquez votre expérience de l’utilisation des systèmes ERP dans une grande organisation, en précisant le système utilisé et votre niveau de responsabilité.
• Expliquez votre expérience dans la préparation et la rédaction de correspondance officielle, y compris les types de documents que vous avez traités.

Les candidatures doivent être envoyées en pièces jointes par courriel, avec pour objet « Application : Assistant d’équipe (G4) » à l’adresse unidir.recruitment@un.org. Aucune candidature ne sera acceptée par courrier postal. La date limite de soumission des candidatures est le 21 mai 2026. La clôture des candidatures est à minuit, heure de Genève.

Veuillez noter

Veuillez noter qu’en raison du grand nombre de candidatures reçues, seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Si vous êtes retenu pour la suite du processus, vous pourriez être contacté pour une évaluation complémentaire.