Assistent/in der Leitung Globale Zusammenarbeit & Teamleiter/in Administration (interim / 60–80%)

In unserer Zentrale Globale Zusammenarbeit in Zürich suchen wir eine/n Assistent/in der Leitung Globale Zusammenarbeit & Teamleiter/in Administration (60–80%) zur Abdeckung einer Mutterschaftsvertretung für 12 Monate (1-Jahresbefristung). Wir suchen eine erfahrene, vertrauenswürdige und freundliche Person, die ab Februar 2027 oder nach Vereinbarung ins Team einsteigt.

• Reibungslosen und effizienten Betrieb sicherstellen: Überwachung des täglichen Betriebs der zentralen Administration innerhalb der Abteilung Globale Zusammenarbeit, Gewährleistung eines hohen Servicestandards und effektiver Unterstützung in der gesamten Abteilung.
• Leitung und Koordination des Administrationsteams: Führung des Teams, Pflege und kontinuierliche Verbesserung interner Prozesse sowie Sicherstellung, dass Verfahren und Richtlinien stets aktuell sind.
• Executive Support für die Abteilungsleitung: Planung, Organisation und Koordination interner und externer Sitzungen und Veranstaltungen sowie Erstellung präziser Protokolle in Deutsch, Englisch und Französisch.
• Koordination einer grossen Abteilungsveranstaltung: Leitung der logistischen Planung und Vor-Ort-Unterstützung für das fünftägige GC-Forum im August 2027, um einen reibungslosen und erfolgreichen Ablauf sicherzustellen.
• Förderung der Prozessentwicklung und des Wissensaustauschs: Mitwirkung an der Entwicklung und Optimierung administrativer Prozesse, Förderung des Wissenstransfers im Team und Nutzung digitaler Werkzeuge zur Steigerung von Effizienz und Zusammenarbeit.
• Erstellung von Berichten und Managementinformationen: Zusammenstellung und Analyse von Statistiken sowie Entwicklung klarer, gut strukturierter Präsentationen und Übersichten zur Unterstützung der Arbeit und Entscheidungsfindung der Abteilung.
• Verwaltung von Intranet-Inhalten: Erstellung, Bearbeitung und Veröffentlichung ansprechender, genauer und aktueller Inhalte im Intranet der Abteilung, um relevante Informationen zugänglich und ansprechend zu präsentieren.

• Eine kaufmännische Ausbildung, ein kaufmännisches Diplom oder einen erfolgreich abgeschlossenen Hochschulabschluss
• Mindestens 6-8 Jahre Berufserfahrung in einer zentralen administrativen Funktion, vorzugsweise in der internationalen Zusammenarbeit oder einem internationalen Umfeld
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Sprachkenntnisse in Englisch und Französisch sind unerlässlich; Deutschkenntnisse sind wünschenswert
• Sie sind ICT-affin und verfügen über sehr gute Anwenderkenntnisse der Office-Suite, SharePoint und Teams. Kenntnisse in Power Automate.
• Kenntnisse in Power BI und Visio sind von Vorteil
• Sie sind eine schnelle Lernerin/ein schneller Lerner, denken ganzheitlich und arbeiten gerne selbstständig, effizient und lösungsorientiert
• Sie zeigen ein hohes Mass an Flexibilität und Belastbarkeit im Umgang mit wechselnden Prioritäten, verschiedenen Ansprechpartnern und der Komplexität der Aufgaben
• Sie sind eine Teamplayerin/ein Teamplayer mit ausgezeichneten Kommunikationsfähigkeiten, auch im interkulturellen Kontext

• Eine interessante, herausfordernde Rolle in einer renommierten, international tätigen NGO
• Ein modernes Arbeitsumfeld, inklusive der Möglichkeit, teilweise von zu Hause aus zu arbeiten
• Ein engagiertes, motiviertes und positives Team
• Zeitgemässe Anstellungsbedingungen mit attraktiven Sozialleistungen
• Ein gut erreichbarer Arbeitsplatz in Zürich, nahe Schaffhauserplatz