Projektadministrator 40 % (w/m/d)

Die Gelegenheit

Der Projektadministrator bietet professionelle administrative und organisatorische Unterstützung für die Abteilung Projektmanagement. In dieser Rolle unterstützen Sie den Leiter des Projektmanagements und die Projektleiter bei der effizienten Projektdurchführung, der genauen Berichterstattung, gut organisierten Meetings, regelkonformen Reisevorbereitungen und einer reibungslosen Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern. Die Position erfordert eine strukturierte, proaktive und eigenständige Arbeitsweise sowie eine ausgeprägte Serviceorientierung und Detailgenauigkeit.

Wie Sie einen Beitrag leisten

• Koordination und Pflege der erforderlichen administrativen Infrastruktur für die Abteilung Projektmanagement, einschließlich bürobezogener Unterstützung, Tools, Zugänge und Teamkoordination

• Koordination von Reisevorbereitungen und monatlichen Projektbesprechungen in enger Zusammenarbeit mit Projektleitern, Abteilungsleitern und Controlling-Funktionen unter Einhaltung interner Richtlinien und Genehmigungsprozesse

• Organisation von Factory Acceptance Test Meetings in Zusammenarbeit mit Projektleitern, einschließlich Agendaerstellung, Kundeneinladungen, Meeting-Logistik und Nachbetreuung

• Überwachung der wöchentlichen Zeiterfassung und Nachverfolgung bei fehlenden oder unvollständigen Einträgen mit den entsprechenden Teammitgliedern

• Unterstützung bei der lokalen Auftragsabwicklung und Materialbestellung in Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern

• Bereitstellung von Kommunikations- und Koordinationsunterstützung zwischen Projektteammitgliedern, Kunden, Lieferanten und anderen Stakeholdern

• Unterstützung des Leiters Projektmanagement bei PowerPoint-Präsentationen, Excel-basierten Statistiken, Berichten, Teamevents und weiteren administrativen Aufgaben nach Bedarf

• Pflege der Projektdokumentation für laufende und abgeschlossene Projekte unter Gewährleistung von Vollständigkeit, Genauigkeit und Übereinstimmung mit internen Prozessen

Ihr Hintergrund

• Erfahrung in der Projektadministration, Projektkoordination, Büroverwaltung oder einer vergleichbaren Unterstützungsfunktion

• Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, Multitasking zu bewältigen und zuverlässig nachzuverfolgen in einem dynamischen Projektumfeld

• Kenntnisse in Microsoft Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Excel, PowerPoint und Teams; Erfahrung mit ERP- oder Dokumentenmanagementsystemen ist von Vorteil

• Ausgezeichnete Kommunikations- und Koordinationsfähigkeiten mit einer professionellen und serviceorientierten Haltung gegenüber internen und externen Stakeholdern

• Hohe Detailgenauigkeit, Sorgfalt, Vertraulichkeit und ein starkes Verantwortungsbewusstsein

• Fähigkeit, selbstständig, proaktiv und kollaborativ als Teil einer internationalen Projektorganisation zu arbeiten

• Sehr gute schriftliche und mündliche Englischkenntnisse; Deutsch oder weitere Sprachen sind von Vorteil

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