Administrateur de projet 40 % (f/h/d)

L'opportunité

L'administrateur de projet fournit un soutien administratif et organisationnel professionnel au département de gestion de projet. Dans ce rôle, vous soutiendrez le responsable de la gestion de projet et les chefs de projet afin d'assurer une exécution efficace des projets, un reporting précis, des réunions bien organisées, des arrangements de voyage conformes et une communication fluide avec les parties prenantes internes et externes. Le poste requiert un style de travail structuré, proactif et autonome, ainsi qu'un fort esprit de service et une grande attention aux détails. 

Comment vous ferez la différence

• Coordonner et maintenir l'infrastructure administrative requise pour le département de gestion de projet, y compris le support lié au bureau, les outils, les accès et les besoins de coordination de l'équipe

• Coordonner les arrangements de voyage et les réunions mensuelles de revue de projet en étroite collaboration avec les chefs de projet, les responsables de département et les fonctions de contrôle tout en assurant la conformité avec les politiques internes et les processus d'approbation

• Organiser les réunions de test d'acceptation en usine en coopération avec les chefs de projet, y compris la préparation de l'ordre du jour, les invitations aux clients, la logistique des réunions et le suivi

• Surveiller la comptabilisation hebdomadaire du temps et relancer les membres de l'équipe concernés en cas d'entrées manquantes ou incomplètes

• Soutenir les processus locaux de gestion des commandes et de commande de matériel en coopération avec les parties prenantes internes

• Fournir un soutien en communication et coordination entre les membres de l'équipe projet, les clients, les fournisseurs et autres parties prenantes

• Soutenir le responsable de la gestion de projet avec des présentations PowerPoint, des statistiques basées sur Excel, des rapports, des événements d'équipe et d'autres tâches administratives selon les besoins

• Maintenir la documentation des projets en cours et clôturés, en garantissant leur complétude, leur exactitude et leur alignement avec les processus internes

Votre profil

• Expérience préalable en administration de projet, coordination de projet, administration de bureau ou fonction de support comparable

• Solides compétences organisationnelles avec la capacité de prioriser, de gérer plusieurs tâches simultanément et de faire un suivi fiable dans un environnement de projet dynamique

• Maîtrise des applications Microsoft Office, en particulier Outlook, Excel, PowerPoint et Teams ; une expérience avec des systèmes ERP ou de gestion documentaire est un avantage

• Excellentes compétences en communication et coordination, avec une approche professionnelle et orientée service envers les parties prenantes internes et externes

• Grande attention aux détails, précision, confidentialité et fort sens des responsabilités

• Capacité à travailler de manière autonome, proactive et collaborative au sein d'une organisation de projet internationale

• Très bonnes compétences en anglais écrit et parlé ; l'allemand ou d'autres langues sont un avantage

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