Fachperson Business Support und Administration

Über den Job

Stellenbeschrieb

Bezeichnung der Stelle: Fachperson Business Support und Administration
Pensum: 80 - 100 %
Bereich: Geschäftsleitung / Administration
Vorgesetzte Stelle: Geschäftsleitung
Stellvertretung: Gegenseitige Stellvertretung innerhalb der Administration gemäss interner Aufgabenverteilung

Ziel der Stelle
Die Funktion entlastet die Geschäftsleitung in allen administrativen, finanziellen und personellen Belangen. Sie führt die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, verantwortet die Lohnabrechnung und Personaladministration und treibt die Digitalisierung der betrieblichen Abläufe voran, insbesondere den Einsatz von künstlicher Intelligenz. Ergänzend unterstützt sie den Verkaufsprozess und wirkt im Marketing in Zusammenarbeit mit den externen Beratern mit.
Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten

Finanz- und Rechnungswesen
• Führung der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung inkl. Zahlungsverkehr und Mahnwesen
• Kontrolle und Zuordnung von Belegen, Projektnummern und Konditionen wie Rabatten oder Skonti
• Fakturierung in Abstimmung mit Geschäftsleitung und Bauleitung
• Aufbereitung regelmässiger Umsatz-, Auftrags-, Liquiditäts- und Auslastungsauswertungen für die Geschäftsleitung
• Vorbereitung der Monats- und Jahresabschlüsse sowie der MWST-Abrechnungen in Zusammenarbeit mit der externen Fachstelle
• Mitarbeit bei der Optimierung von Finanz- und Administrationsprozessen

Lohnwesen und Personaladministration
• Selbstständige Erstellung der monatlichen Lohnabrechnungen sowie Abwicklung der Lohnauszahlungen
• Abrechnung und Meldungen gegenüber Sozialversicherungen (AHV, UVG, KTG, Pensionskasse) sowie Quellensteuer
• Erstellung der Lohnausweise und Jahresabrechnungen
• Pflege der Personalstammdaten und Personaldossiers sowie administrative Begleitung von Ein- und Austritten
• Kontrolle und Aufbereitung von Arbeitszeiten, Ferien und Abwesenheiten
• Unterstützung bei Rekrutierung, Onboarding, Lernendenbetreuung und interner Mitarbeiterkommunikation
• Mithilfe bei der Organisation Events und Weihnachtsessens inkl. Koordination von Auf- und Abbau

IT, Digitalisierung und künstliche Intelligenz
• Betreuung der administrativen Systeme und Programme, insbesondere Abacus, Microsoft 365 und CRM
• Erkennen und Dokumentieren von Abläufen, die digitalisiert, automatisiert oder vereinfacht werden können
• Mitarbeit bei Einführung, Kontrolle und Weiterentwicklung von KI-Lösungen und zukünftigen KI-Agenten
• Koordination von Benutzerkonten, Zugriffsrechten und externen IT-Partnern
• Unterstützung der Mitarbeitenden bei einfachen Anwendungsfragen und digitalen Arbeitsmitteln

Administration und Organisation
• Organisation von Terminen, Sitzungen und internen Abläufen
• Unterstützung der Geschäftsleitung bei Korrespondenz, Informationsmails und administrativen Aufgaben
• Erstellung und Pflege von Vorlagen, Ablagestrukturen, Prozessbeschrieben und internen Standards
Feldmann Gärten AG · Kanalweg 30 · 8866 Ziegelbrücke
• Teilnahme an internen Sitzungen, Protokollierung von Beschlüssen und Nachverfolgung vereinbarter Aufgaben

Verkaufssupport und Kundenbetreuung
• Entgegennahme und Erfassung von Kundenanfragen sowie Pflege der Kundendaten im CRM
• Koordination von Besichtigungs- und Beratungsterminen
• Administrative Vorbereitung und Nachverfolgung von Offerten und Auftragsbestätigungen
• Freundliche, verbindliche und professionelle Kommunikation per Telefon und Mail

Mithilfe Marketing
• Mithilfe bei Marketingaktivitäten in Zusammenarbeit mit den externen Marketingberatern
• Bereitstellen von Bildern und Informationen aus Projekten und Baustellen für Social Media und Website
• Unterstützung bei Kundenanlässen, Messen und regionalen Aktivitäten

Zusammenarbeit und Koordination
• Abstimmung der Aufgaben und Prioritäten mit der Geschäftsleitung
• Sicherstellung klarer Zuständigkeiten, zuverlässiger Übergaben und verbindlicher Termine
• Lösungsorientierte Zusammenarbeit mit Geschäftsleitung, Verkauf, Planung, Baustellen und Unterhalt
• Aktive Einbringung von Verbesserungsideen mit Blick auf Effizienz und Kundenservice

Kompetenzen und Verantwortung
Die Funktion wird innerhalb des Aufgabenbereichs selbstständig, vorausschauend und verantwortungsbewusst ausgeübt. Vereinbarte Aufgaben werden konsequent verfolgt. Die Geschäftsleitung wird frühzeitig über Abweichungen, Risiken und notwendige Entscheide informiert. Sämtliche Kunden-, Finanz-, Personal-, IT- und Unternehmensdaten sind vertraulich zu behandeln.

Anforderungsprofil
• Kaufmännische Grundbildung EFZ oder gleichwertige Ausbildung; Weiterbildung im Finanz- oder Personalwesen von Vorteil
• Mehrjährige Erfahrung in Kreditoren-/Debitorenbuchhaltung sowie in der Lohnabrechnung
• Fundierte Kenntnisse der Schweizer Sozialversicherungen und der Quellensteuer
• Sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln; Abacus-Kenntnisse von Vorteil
• Grosse Offenheit für neue Systeme und Freude am Einsatz von KI-Anwendungen
• Sehr gutes Organisationsvermögen, exakte und zuverlässige Arbeitsweise
• Dienstleistungsorientierung und Freude am Kundenkontakt
• Stilsichere Kommunikation in Deutsch, gute Englischkenntnisse
• Interesse an Gartenbau, Gestaltung und hochwertigen Privatgärten

Wir bieten
Eine vielseitige Stelle mit direktem Draht zur Geschäftsleitung in einem jungen, wachsenden Unternehmen für Gartengestaltung – mit Raum, moderne Abläufe und den Einsatz von KI aktiv mitzugestalten.
• Überdurchschnittlicher Teamgeist in einem motivierten, bodenständigen Team
• Überdurchschnittliche Pensionskassenlösung im Vergleich zur Gartenbaubranche
• Fitnessangebot für Mitarbeitende
• Zentraler Arbeitsort in Ziegelbrücke, gut erreichbar mit Zug und Auto
• Bonus von CHF 150.– pro geleistetem Samstagseinsatz
• 3 Wochen Sommerferien bei mindestens 5 Samstagseinsätzen zwischen Februar und Mitte Juni
• Mobiltelefon
• 1 Tag Home Office (Fokusarbeit) zwischen Dienstag und Donnerstag

Anstellungsbedingungen
Pensum: 80 - 100 %. Eintritt nach Vereinbarung. Arbeitsort: Ziegelbrücke.