Sekretariat / Administration 40% - 60&

Über den Job

Wir suchen per sofort oder nach Vereinbarung eine verantwortungsbewusste und proaktive Person im Bereich:

Sekretariat / Administration 40% - 60%

(Wiedereinsteiger:in oder Quereinsteiger:in mit Branchenbezug zu Planungsbüros)

Wir sind ein Landschaftsarchitekturbüro mit Herzblut für Gestaltung und einem Team, das Wert auf offene Kommunikation und persönliche Zusammenarbeit legt. Zur Verstärkung suchen wir eine verlässliche, mitdenkende Person, die Freude daran hat, administrative Prozesse zu begleiten und unser Büro auf dem Weg in eine moderne Arbeitsorganisation zu unterstützen.

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Ihre Hauptaufgaben:

• administrative Office-Tätigkeiten: Telefon, Korrespondenz, Terminorganisation, Ablage (analog & digital)

• Betreuung des Personal-Stundentools (Watchmen): Projekte für Mitarbeiter freischalten, Stundenkontrolle pro Projekt/Phase

• Kontrolle und Abstimmung von Offerten/Abrechnungen (Bauphasen-Abrechnungen)

• Vertrags-, Honorar- und Rechnungswesen (Vorbereitung, Kontrolle, Ablage)

• erstellen / Aktualisieren von Präqualifikationsdokumenten, Broschüren und externen Unterlagen

• externe Kommunikation mit Auftraggebenden, Lieferanten und Partnern (Anfragen, Unterlagen, Versand)

• Unterstützung bei internen Modernisierungs- und Digitalisierungs-Projekten (mit praxisnahmen Fokus)

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Ihr Profil:

• Erfahrung in einem Planungsbüro (Landschaftsarchitektur, Architektur), einer Gartenbaufirma – oder vergleichbare Praxis, die sie befähigt, Planungsphasen (Vorprojekt, Baueingabe, Ausführungsphase usw.) zu verstehen

• sicherer Umgang mit Office-Programmen; Excel-Kenntnisse von Vorteil

• Erfahrung oder rasche Auffassungsgabe im Umgang mit Stundenerfassungstool

• strukturierte, selbstständige und proaktive Arbeitsweise; Zahlen- und Kontrollstärke

• freundliches Auftreten, kommunikativ, teamorientiert

• auch in anspruchsvollen Situationen organisieren Sie Ihre Aufgaben souverän und behalten den Gesamtüberblick

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Wir bieten:

• ein bodenständiges, kollegiales und hilfsbereites Arbeitsumfeld, mit wertschätzender Unternehmensstruktur

• unkomplizierte, ehrliche Kommunikation und schnelle Entscheidungswege • Flexible Arbeitszeiten und Unterstützung bei der persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung

• abwechslungsreiche Projekte mit Eigenverantwortung

• Mitgestaltungsspielraum in administrativen Abläufen und bei schrittweiser Modernisierung des Büros

• offene und luftige Arbeitsräume in zentraler Lage in Richterswil

• ab 2026: 5 Wochen Ferien / 40h Woche

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Interesse?

Wir freuen uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, CV, relevante Zeugnisse).

(Bewerbungen die nicht dem Anforderungsprofil entsprechen, können leider nicht berücksichtigen.)