Assistent oder Assistentin der Verwaltung - 60%

Über den Job

Unternehmensbeschreibung

Mit über 13.000 Mitarbeitenden, die 160 Berufe vertreten, sind die Universitätsspitäler Genf eine national und international anerkannte Einrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um unseren Rückblick 2025 anzusehen, indem Sie hier klicken.

Mit fast 1.400 Mitarbeitenden ist die Abteilung für Rehabilitation und Geriatrie ein medizinischer Schwerpunkt, der sich auf ältere Menschen konzentriert und auf 5 Standorte verteilt ist: Trois-Chêne, Loëx, Bellerive, Beau-Séjour und Joli-Mont. Sie betreut akute Situationen, insbesondere durch die Notaufnahme des Spitals Trois-Chêne, altersbedingte spezifische Probleme, medizinische Rehabilitation und Palliativmedizin.

Stellenbeschreibung

Sie sind der administrativen und finanziellen Leiterin der Abteilung für Rehabilitation und Geriatrie zugeordnet und tragen zur guten administrativen, finanziellen und logistischen Verwaltung der Abteilung bei.

Sie bearbeiten und verfolgen die Dokumentation der Abteilung eigenständig, insbesondere interne und externe Vereinbarungen. Sie bewerten den Bedarf, analysieren Anfragen, sammeln die notwendigen Informationen und ergreifen geeignete Massnahmen zur Bearbeitung und Nachverfolgung der Akten. Sie verwalten die Aktualisierung der Verwaltungstools in Excel, verfolgen Rechnungs- und Zahlungsanfragen sowie die Kontrolle und Verwaltung von Rechnungen, Spesenabrechnungen und Schulungsanträgen. Sie achten auf die Konformität der Rechnungen und unterstützen die Verwaltung der ausserbetrieblichen Mittel.

Sie treffen Entscheidungen in laufenden Angelegenheiten im Rahmen einer von der Hierarchie erteilten Vollmacht unter Einhaltung der Budgets und geltenden Richtlinien. Sie melden komplexe oder besondere Situationen an Ihre Vorgesetzten und unterbreiten Vorschläge für geeignete Lösungen.

Sie sind für die administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit der Organisation des Dienstes verantwortlich. Sie unterstützen die administrative und finanzielle Leiterin sowie ihr Team bei der Erfüllung ihrer Aufgaben und bei der Projektleitung der Abteilung. Sie nehmen aktiv an den Verwaltungssitzungen teil.

Qualifikationen

Sie verfügen über ein eidgenössisches Fähigkeitszeugnis (EFZ) als Kaufmann oder Kauffrau sowie eine ECDL-Standard-Zertifizierung in Word und PowerPoint und eine ECDL-Advanced-Zertifizierung in Excel.

Sie besitzen fundierte Kenntnisse in der administrativen Verwaltung, Buchhaltung und Büroinformatik.

Sie haben eine bedeutende Erfahrung von ein bis drei Jahren in ähnlichen Positionen, idealerweise im Spitalumfeld oder in einem gesundheitsbezogenen Bereich.

Sie sind eine organisierte und sorgfältige Person, die selbstständig, aber auch im Team arbeiten kann und Anpassungsfähigkeit zeigt. Sie wissen, Prioritäten zu setzen und notwendige Initiativen zu ergreifen und besitzen Verantwortungsbewusstsein.

Sie verfügen über ausgeprägte Analyse- und Synthesefähigkeiten, sind vielseitig und besitzen eine gute Aufgeschlossenheit, Zuhör- und Kommunikationsfähigkeit.

Sie sind flexibel und verfügen über gute soziale Kompetenzen, können konstruktive Beziehungen zu Ihren Gesprächspartnern aufbauen und zeigen Diplomatie.

Sie bewahren Vertraulichkeit.

Zusätzliche Informationen

• Arbeitsbeginn: 01.10.2026
• Anzahl der Stellen: 1
• Beschäftigungsgrad: 60% (mit Möglichkeit auf 80%)
• Funktionsklasse: 11
• Vertrag: 12-monatiger befristeter Vertrag
• Bewerbungsfrist: 17.07.2026
• Kontakt für Auskünfte: Frau P. Boyer, administrative und finanzielle Leiterin, pboy@hug.ch 

Ihre Bewerbungsunterlagen müssen ein Motivationsschreiben, einen Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Zeugnisse sowie die letzten zwei Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksichtigt. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet.

Die HUG engagieren sich im Kampf gegen Arbeitslosigkeit und fördern Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt stammen.