Projektassistent(in) (a)

Genève

Auf einen Blick

Veröffentlicht:08 Januar 2026
Pensum:100%
Arbeitsort:Genève

Job-Zusammenfassung

Werde Teil von ISS als Assistant(e) de projets in der Schweiz! Arbeite in einem innovativen Umfeld mit erstklassigen Dienstleistungen.

Aufgaben

Erstellung und Verwaltung von Projektakten und Angeboten.
Unterstützung der Projektleiter durch administrative Aufgaben.
Überwachung von Projektkosten und Fristen für eine optimale Durchführung.

Fähigkeiten

Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich und 2 Jahre Erfahrung.
Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office und SAP.
Proaktive, flexible und gut organisierte Arbeitsweise.

Ist das hilfreich?

Projektassistent(in) (a)

Bei ISS nennen wir uns alle "Placemakers". Unser Ziel ist es, unseren Kunden die bestmögliche Umgebung zu bieten und dafür zu sorgen, dass sie sich an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen. Unsere 14.200 Mitarbeitenden/Placer verfügen über ein hohes Maß an Servicewissen, um die unterschiedlichen Bedürfnisse unserer Kunden zu erfüllen. Wir erfüllen diese nach den höchsten Qualitätsanforderungen.

Ihre Aufgaben:

- Erstellung von Projektakten
- Digitale und physische Ablage
- Verwaltung des Wirtschaftsbetriebs
- Bestellmanagement
- Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post
- Zusammenarbeit und administrative Unterstützung der Projektleiter
- Nachverfolgung der verschiedenen Beteiligten zur Sicherstellung einer guten administrativen Verwaltung
- Erstellung von Angeboten
- Vorbereitung von Kreditgesuchen
- Sicherstellung der Qualität der Projektakten
- Erfassung von Projektinformationen in internen und externen Softwarelösungen
- Erstellung von Verträgen
- Korrekturlesen von Dokumenten
- Anleitung der Unternehmen bei den Registrierungsprozessen
- Verwaltung von Zugangsanforderungen
- Bearbeitung von Rechnungen und deren Nachverfolgung
- Erstellung und Referenzierung der monatlichen Abrechnung
- Anforderung von Korrekturen bei Buchungssätzen
- Kontrolle und Einhaltung der verschiedenen Fristen in den Dateien (Projektverfolgung)
- Regelmäßige Kontrolle der Projektkosten
- Erstellung der Schlussabrechnungen der Projekte und deren Nachverfolgung
- Verwaltung der Baugarantien und Fristen
- Aktualisierung der Projekt-Checkliste
- Erstellung und Gestaltung von Projekt-Referenzblättern
- Archivierung von Projekten

Ihr Profil:

- Inhaber eines KV-Abschlusses oder gleichwertige Ausbildung
- Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Verwaltungsbereich
- Kenntnisse im Bauwesen (von Vorteil)
- Beherrschung der französischen Sprache
- Gutes Englisch
- Deutschkenntnisse (von Vorteil)
- Perfekte Beherrschung der Microsoft Office Suite
- Kenntnisse in SAP und/oder CAFM Archibus, Messerli (von Vorteil)
- Zahlenaffinität
- Fähigkeit, schnell zu verstehen und zu lernen
- Leichte Anpassungsfähigkeit an Veränderungen
- Proaktivität, Eigeninitiative, vorausschauendes Denken
- Vielseitigkeit, sehr gutes Organisationstalent
- Selbstständig, dynamisch und kommunikative Persönlichkeit
- Gute Stressbewältigung und Prioritätensinn
- Fähigkeit, multitaskingfähig und flexibel zu sein
- Bereitschaft zu repetitiver Arbeit

Bereit für uns? Wir sind es für Sie.
Jeden Tag arbeiten wir bei ISS Schweiz dafür, dass Büros, Labore, Flughäfen, Produktionsstätten, Bahnhöfe, Schulen und Krankenhäuser funktionieren und angenehm sind. Unsere 14.200 Mitarbeitenden schaffen in der ganzen Schweiz Lebensräume, in denen sich über eine Million Menschen wohlfühlen und täglich entfalten können. ISS steht für Innovation, Servicequalität und direkte Kundenbeziehungen.

Als Arbeitgeber setzen wir auf faire Arbeitsbedingungen, gleichen Lohn für gleichwertige Arbeit und sichere Arbeitsplätze. Für uns ist Wertschätzung mehr als ein Versprechen – sie zeigt sich in unseren fünf Programmen und in über 200 Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten. Denn wer Verantwortung übernimmt, muss auch Perspektiven bieten – und ohne uns würde vieles nicht funktionieren.