Office & Business Administration, mit Lust auf mehr (50–70 %)

Über den Job

Du willst als unsere zentrale Stütze im Bereich Office und Business Administration starten und hast lust auf mehr? Dann sollten wir uns kennenlernen.

Deine Rolle in Kurzübersicht

Du sorgst dafür, dass Administration, Finanzen, Personaladministration und Organisation zuverlässig laufen. Gleichzeitig wirkst du aktiv beim Aufbau von Strukturen und Abläufen mit. Abhängig von deinen Interessen, Ressourcen und Fähigkeiten entwickeln wir dich gezielt weiter. Mehr dazu unter Entwicklungspfade.

Kernaufgaben:

Administration & Unternehmensorganisation

Dinge, wie z.B:

• Briefkorrespondenz
• Führen von Protokollen in der GL
• Unterstützung der Geschäftsleitung bei administrativen Belangen
• Inventur

Office Management

Dinge, wie z.B:

• Organisation des Büroalltags (Material, Kaffee, Pflanzen etc.)
• Organisation interner Anlässe und Events
• Telefondienst
• Abklärungen mit Versicherungen und Behörden
• Umzug in ein neues Büro

Finanzen

Dinge, wie z.B:

• Rechnungen im E-Banking erfassen
• Bezahlte Rechnungen mit unserer Buchhaltungssoftware abgleichen
• Kundenrechnungen finalisieren und versenden
• Budgets nachführen
• Zusammenarbeit mit der externen Treuhandfirma

Personaladministration / HR-Admin

Dinge, wie z.B:

• Erstellung und Pflege von Personaldossiers
• Vertragsadministration (Ein- und Austritte)
• Einfache HR-Korrespondenz
• Koordination mit externer Lohnbuchhaltung / Treuhand
• Unterstützung im Rekrutierungsprozess (Termine, Absagen)

Mögliche Entwicklungspfade

Entwicklungspfad A: Marketing & Events

• Organisation von Kundenevents
• Bewirtschaftung unserer Online-Kanäle (Website, Social Media usw)
• Koordination von Marketingkampagnen online und offline
• Zusammenarbeit mit externen Partnern
• Recherche und Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen

Entwicklungspfad B: Project Management Office (PMO)

• Pflege und Überwachung von Projektplänen und Timelines
• Nachhalten von Aufgaben und Abhängigkeiten
• Vorbereitung von Status-Reports
• Sicherstellen von Standards, Ablagen und Protokollen
• Unterstützung der Projektleitungen im Alltag

Das bist du

• Selbständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohe Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
• Sehr gute Organisation und Koordination
• Freude am Gestalten, Optimieren und Aufbauen
• Hands-on-Mentalität
• Du denkst mit und bringst eigene Vorschläge ein
• Analytisches, pragmatisches Denken