BASEL BÜRO - Empfangs- & Büroadministrator

Über den Job

Viking (NYSE: VIK) ist ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich Erlebnisreisen mit einer Flotte von mehr als 100 Schiffen, die 21 Flüsse, fünf Ozeane und alle sieben Kontinente erkunden. Konzipiert für neugierige Reisende mit Interesse an Wissenschaft, Geschichte, Kultur und Küche, sagt Executive Chairman Torstein Hagen oft, dass Viking Erlebnisse Für Den Denkenden Menschen™ bietet. Viking hat mehr als 450 Auszeichnungen erhalten, darunter die Bewertung als Nr. 1 für Flüsse und Nr. 1 für Ozeane fünf Jahre in Folge durch Condé Nast Traveler bei den Readers’ Choice Awards 2025. Viking wird auch von Travel + Leisure als „World’s Best“ bewertet – kein anderes Reiseunternehmen hat gleichzeitig solche Ehrungen von beiden Publikationen erhalten.

Bitte beachten Sie, dass wir nur Bewerber akzeptieren können, die berechtigt sind, in der Schweiz zu arbeiten oder im Besitz einer gültigen Arbeitserlaubnis sind.

ROLLENBESCHREIBUNG

• Der Empfangs- & Büroadministrator ist verantwortlich dafür, dass der Empfang reibungslos und freundlich zum vollsten Zufriedenheitsgrad unserer internationalen Besucher, Gäste und Partner geführt wird. Darüber hinaus verwaltet der Empfangs- & Büroadministrator alle öffentlichen Räume und unterstützt die Geschäftsleitung mit administrativen Aufgaben gemäß den Viking Cruises Standards.

• Der Empfangs- & Büroadministrator teilt seine/ihre Aufgaben mit einem weiteren Kollegen und berichtet an den Senior Manager Human Resources.

HAUPTVERANTWORTLICHKEITEN

• Überwachung des gesamten Empfangsbereichs

• Begrüßung und Empfang unserer internationalen Besucher, Gäste, Kandidaten und Partner am Empfang und Weiterleitung an die zuständige Person

• Entgegennahme, Prüfung und Weiterleitung eingehender Telefonate

• Empfang, Sortierung und Weiterleitung der täglich eingehenden Post, Vorbereitung der ausgehenden Post entsprechend

• Bestellung von Büromaterial und Verwaltung des Lagerbestands für das gesamte Büro (Verwaltung der Servicestellen)

• Organisation von Besprechungsräumen

• Unterstützung bei F&B-Bestellungen und Essensvorbereitung für Meetings und Service

• Verwaltung von Lieferungen und externen Handwerkern

• Administrative Unterstützung der Personalabteilung

• Ausführung weiterer administrativer Tätigkeiten wie Ablage, Kopieren, Transkription etc. für die Geschäftsleitung

• Sicherstellung, dass alle öffentlichen Bereiche, einschließlich der Küchen, stets ordentlich und gepflegt sind

• Alle erforderlichen F&B- und Non-Food-Artikel für die Pausenräume sind bestellt, vorrätig und gut organisiert

• Organisation von Reisen und Unterkünften (Flüge, Mietwagen, Zug, Hotelbuchungen) mit bevorzugten Partnern

WICHTIGE QUALIFIKATIONEN

• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in gleicher oder ähnlicher Position

• Internationale Erfahrung/Erfahrung auf einem Schiff ist von Vorteil

• Fließende Englisch- und Deutschkenntnisse (schriftlich und mündlich)

• Sehr gute Computerkenntnisse (MS Office), administrative Erfahrung

• Fähigkeit, selbstständig, serviceorientiert und gastfreundlich zu arbeiten

• Sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten

• Positive Persönlichkeit, organisiert, gepflegtes Erscheinungsbild, Teamplayer

AUSBILDUNG

• Abgeschlossene Ausbildung in der Hotel-/Tourismusbranche bevorzugt

WÜNSCHENSWERTE QUALIFIKATIONEN

• Internationale Erfahrung / Erfahrung im Tourismus ist von Vorteil

KULTUR & VORTEILE

• Schnell wachsendes und dynamisches Umfeld, moderner Arbeitsplatz, flexible Arbeitszeiten.

WIE BEWERBEN

Bitte bewerben Sie sich über unsere Webseite www.vikingcareers.com, inklusive Ihres Lebenslaufs in Englisch und eines einseitigen Anschreibens, um sich und Ihr Interesse an der Rolle vorzustellen.

*Unaufgeforderte Bewerbungen von Agenturen werden nicht berücksichtigt*