BUREAU DE BÂLE - Réception & Administrateur de Bureau

À propos de cette offre

Viking (NYSE: VIK) est un leader mondial du voyage expérientiel avec une flotte de plus de 100 navires, explorant 21 fleuves, cinq océans et les sept continents. Conçu pour les voyageurs curieux intéressés par la science, l'histoire, la culture et la cuisine, le président exécutif Torstein Hagen affirme souvent que Viking offre des expériences Pour La Personne Réfléchie™. Viking compte plus de 450 récompenses à son actif, notamment la première place pour les fleuves et les océans pendant cinq années consécutives selon les Readers’ Choice Awards 2025 de Condé Nast Traveler. Viking est également classé « Meilleur du Monde » par Travel + Leisure — aucune autre entreprise de voyage n’a reçu simultanément de telles distinctions par ces deux publications.

Veuillez noter que nous ne pouvons accepter que les candidats éligibles à travailler en Suisse ou en possession d’un permis de travail valide.

DESCRIPTION DU RÔLE

• Le Réceptionniste & Administrateur de Bureau est responsable de veiller à ce que la réception soit gérée de manière fluide et conviviale, pour la pleine satisfaction de nos visiteurs, invités et partenaires internationaux. De plus, le Réceptionniste & Administrateur de Bureau gère toutes les salles publiques et soutient la Direction Exécutive dans les tâches administratives conformément aux normes Viking Cruises.

• Le Réceptionniste & Administrateur de Bureau partage ses tâches avec un autre collègue et relève du Responsable Principal des Ressources Humaines.

RESPONSABILITÉS CLÉS

• Supervision de l’ensemble de la zone de réception

• Accueillir nos visiteurs, invités, candidats et partenaires internationaux à la réception et orienter les visiteurs vers la personne appropriée

• Répondre, filtrer et transférer les appels téléphoniques entrants

• Recevoir, trier et distribuer le courrier quotidien, préparer le courrier sortant en conséquence

• Commander les fournitures de bureau et gérer l’inventaire pour l’ensemble du bureau (gestion des points de service)

• Organisation des salles de réunion

• Soutien à la commande de restauration et à la mise en place des repas pour les réunions et le service

• Gérer les livraisons et les artisans externes

• Support administratif du département RH

• Effectuer d’autres tâches administratives telles que classement, photocopie, transcription, etc. pour la Direction Exécutive

• Veiller à ce que toutes les zones publiques, y compris les cuisines, soient toujours propres et bien entretenues

• Commander, stocker et organiser tous les articles alimentaires et non alimentaires nécessaires pour les salles de pause

• Organiser les déplacements et l’hébergement (vols, location de voiture, train, réservations d’hôtel) avec les partenaires privilégiés

QUALIFICATIONS CLÉS

• Minimum 2 ans d’expérience professionnelle dans un poste similaire

• Expérience internationale/expérience sur un navire est un atout

• Maîtrise de l’anglais et de l’allemand (écrit et oral)

• Très bonnes connaissances informatiques (MS Office), expérience administrative

• Capacité à travailler de manière autonome, orienté service et axé sur les invités

• Très bonnes compétences organisationnelles et de communication

• Personnalité positive, organisée, présentation soignée, esprit d’équipe

FORMATION

• Diplôme dans l’hôtellerie/tourisme préféré

QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

• Expérience internationale / expérience dans le tourisme est un atout

CULTURE & AVANTAGES

• Environnement dynamique et en forte croissance, espace de travail moderne, horaires flexibles.

COMMENT POSTULER

Veuillez postuler via notre site web www.vikingcareers.com, en incluant votre CV en anglais et une lettre de motivation d’une page pour vous présenter et exprimer votre intérêt pour le poste.

*Les candidatures non sollicitées provenant d’agences ne seront pas prises en compte*