Veranstaltungskoordinator

Über den Job

Gegründet im Jahr 1927, ist SICPA ein privates Schweizer Technologieunternehmen, das zu einer effektiven Regierungsführung und nachhaltigem Wohlstand der Nationen beiträgt.

SICPA spielt eine wesentliche Rolle bei der Wahrung der Souveränität der Staaten, indem es ihnen ermöglicht, ihre Bürger, strategischen Vermögenswerte und Volkswirtschaften zu schützen. Das Unternehmen, das dafür bekannt ist, den Großteil der Banknoten weltweit zu sichern, ist auf fünf Kontinenten präsent.

Heute bietet seine auf Souveränität ausgerichtete Plattform integrierte Lösungen zur Sicherung der Mobilisierung öffentlicher Einnahmen, der Verwaltung natürlicher Ressourcen, des Gesundheitsschutzes, der Marken-Authentifizierung sowie der digitalen Souveränität und gesicherter öffentlicher Dienste an.

Rolle

• Planung, Koordination und Durchführung interner und externer Veranstaltungen von Anfang bis Ende, von der Vorbereitungsphase bis zur Nachbereitung.
• Verwaltung von Gästelisten, Einladungen, Teilnahmebestätigungen, Erinnerungen und Anmeldeverfolgung.
• Vorbereitung und Verbreitung von Veranstaltungsmitteilungen in Abstimmung mit den verschiedenen Beteiligten.
• Organisation aller logistischen Aspekte der Veranstaltungen: Raumreservierungen, Catering, Unterkunft, Transport, audiovisuelle Ausstattung, Beschilderung und Veranstaltungsmaterialien.
• Operative Präsenz vor Ort und Koordination des reibungslosen Ablaufs der Veranstaltungen am Veranstaltungstag.
• Enge Zusammenarbeit mit internen Teams zur Sicherstellung der Kohärenz von Inhalten und Botschaften während der Veranstaltungen.
• Überwachung von Eventagenturen, Lieferanten und Dienstleistern und Gewährleistung der Qualität der erbrachten Leistungen.
• Aufbau und Pflege von Beziehungen zu Hotels, Konferenzzentren und anderen Veranstaltungsorten.
• Verwaltung von Verträgen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und anderen administrativen Dokumenten im Zusammenhang mit Veranstaltungen.
• Budgetüberwachung von Eventprojekten und Bearbeitung der Ausgaben über SAP unter Einhaltung interner Verfahren.
• Proaktive Identifikation von Risiken und operativen Problemen, Vorschlag von Lösungen und regelmäßiges Reporting zum Projektfortschritt.
• Mitwirkung bei der Bewertung von Veranstaltungen und Umsetzung von kontinuierlichen Verbesserungsmaßnahmen.
• Vertretung des Leiters Protokoll & Events in dessen Abwesenheit und Sicherstellung der Kontinuität der zugehörigen Aktivitäten.

Profil

• Höhere Ausbildung im Bereich Eventmanagement, Kommunikation, Marketing, Hotellerie oder einem gleichwertigen Bereich.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Koordination und Organisation von Firmenveranstaltungen.
• Ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten und gleichzeitige Verwaltung mehrerer Projekte.
• Sehr operative, pragmatische und lösungsorientierte Herangehensweise.
• Erfahrung im Management von Dienstleistern, Agenturen und externen Partnern.
• Gute Kenntnisse in Budgetüberwachung und administrativen Prozessen.
• Kenntnisse in SAP oder einem anderen ERP-System sind von Vorteil.
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten.
• Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und gleichzeitig effektiv mit multidisziplinären und internationalen Teams zusammenzuarbeiten.
• Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen und Einsätzen bei Veranstaltungen ausserhalb der regulären Arbeitszeiten, falls erforderlich.
• Beherrschung der französischen und englischen Sprache, weitere Sprachen sind von Vorteil.

Warum zu uns kommen?

• Werden Sie Teil eines weltweit führenden Unternehmens im Bereich vertrauenswürdiger Technologien und tragen Sie zu einer sinnstiftenden Mission bei.
• Arbeiten Sie im strategischen Kern eines finanziell soliden und innovationsorientierten Unternehmens.
• Kooperieren Sie mit hochqualifizierten Experten und beteiligen Sie sich an internationalen Projekten mit grosser Wirkung.
• Arbeiten Sie in einem multikulturellen Umfeld, das auf Integrität basiert und in dem Autonomie, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein voll gefördert werden.