Assistentin oder Assistent der Verwaltung in der Abteilung für Akutmedizin - 100%

Über den Job

Unternehmensbeschreibung

Mit über 13.000 Mitarbeitenden in 160 Berufen sind die Universitätsspitäler Genf eine national und international anerkannte Institution. Um mehr über unsere Einrichtung zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um die Höhepunkte und Schlüsseldaten des Jahres 2025 durch Klicken hier zu entdecken.

Die Abteilung für Akutmedizin (D-MA) mit fast 1.200 Mitarbeitenden umfasst die Dienste für Anästhesiologie, klinische Pharmakologie und Toxikologie, Intensivpflege und Notfallmedizin. Sie erfüllt eine vierfache Mission durch ihre Dienste, die ihre Expertise in häufigem Austausch mit allen Universitätsspitälern Genf einbringen, dank einer übergreifenden Plattform, mit dem Ziel, die bestmögliche Betreuung der Patientinnen und Patienten sicherzustellen.

Stellenbeschreibung

Sie sind die Ansprechperson für die Verwaltung der Drittmittel der Abteilung. Sie führen bestimmte buchhalterische Vorgänge durch, wie die Abrechnung mit Dritten, Umbuchungsbuchungen und Zahlungsanforderungen.

Sie unterstützen das Team des Verwaltungs- und Finanzleiters (RAF) bei administrativen Aufgaben (Telefonempfang, Bearbeitung der Korrespondenz, Organisation von Sitzungen).

Sie überprüfen die Richtigkeit und Dokumentation von Erstattungs- und Weiterbildungsgesuchen.

Sie treffen Entscheidungen in laufenden Angelegenheiten und bei der Bearbeitung der Ihnen anvertrauten Dossiers unter Einhaltung der Budgets und geltenden Richtlinien und leiten komplexe oder besondere Situationen mit Lösungsvorschlägen an Ihre Vorgesetzten weiter.

Im Auftrag des RAF kontrollieren Sie Rechnungen und geben Zahlungen an Lieferanten frei. Sie kontrollieren und validieren die Bestellungen der Abteilung.

Sie überwachen und kontrollieren die ambulante Abrechnung der verschiedenen Dienste mithilfe der bereitgestellten Dashboards und Werkzeuge in Zusammenarbeit mit den Aufnahme- und Abrechnungszentren, den Ärzten und den Sekretariaten der Abteilung.

Sie beteiligen sich an Projekten der Abteilung und/oder der Institution.

Qualifikationen

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Grundbildung (EFZ), eine kaufmännische Berufsmaturität oder eine als gleichwertig anerkannte Ausbildung.

Sie bringen 3 bis 5 Jahre erfolgreiche Erfahrung in einer ähnlichen Position mit Bezug zur administrativen und finanziellen Verwaltung mit.

Sie beherrschen die gängigen IT-Tools (Word, Excel, PowerPoint, Outlook und/oder Web – ECDL-Zertifizierung Basisstufe für Word und PowerPoint sowie Fortgeschrittenenstufe für Excel erforderlich). Kenntnisse im ERP-System CEGID und den bei den HUG verwendeten Programmen (DPA, DPI, eProcess, GRECO, Opale) sind von Vorteil.

Sie verfügen über ausgezeichnete Organisations- und Prioritätenmanagementfähigkeiten. Sie sind in der Lage, vielfältige Aufgaben mit Vielseitigkeit in einem anspruchsvollen Umfeld zu übernehmen und Informationen sorgfältig zu analysieren.

Sie zeigen Genauigkeit in Ihrer Arbeitsweise und können geltende Normen und Verfahren einhalten. Sie handeln diskret und wahren die berufliche Schweigepflicht.

Sie haben eine ausgeprägte Teamfähigkeit und sind service- und qualitätsorientiert, mit einem hohen Mass an Selbstständigkeit, Eigeninitiative sowie Verantwortungsbewusstsein und Organisationsvermögen.

Sie wissen, konstruktive und vertrauensvolle Beziehungen zu den verschiedenen Ansprechpartnern der Abteilung und Institution aufzubauen.

Zusätzliche Informationen

• Arbeitsbeginn: so bald wie möglich
• Anzahl der Stellen: 1
• Beschäftigungsgrad: 100%
• Funktionsklasse: 11
• Vertragsart: unbefristet
• Bewerbungsfrist: 16.10.2026
• Auskunft: Herr E. Fancello, RAF, Tel. 022 372 74 08

Ihre Bewerbung muss ein Motivationsschreiben, einen Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Zeugnisse sowie die letzten zwei Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Die HUG engagieren sich im Kampf gegen Arbeitslosigkeit und begrüssen Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt stammen.

Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksichtigt. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet.