Administrative:r Koordinator:in (a)

17 April 2026
100%
1219 Le Lignon

Job-Zusammenfassung

Bei ISS sind wir Placemakers, die Arbeitsumgebungen verbessern. Werden Sie Teil eines innovativen Teams mit fairen Bedingungen.

Aufgaben

Verwaltung und Nachverfolgung von internen Tickets auf Tririga.
Erstellung von Bestellungen und Verträgen sowie elektronisches Archivieren.
Unterstützung bei administrativen Aufgaben und Projektmanagement in SAP.

Fähigkeiten

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mindestens 3 Jahre Erfahrung.
Hohe MS Office-Kenntnisse und Organisationstalent.
Detailorientierung und Teamfähigkeit sind ein Muss.

Ist das hilfreich?

Über den Job

Administrative:r Koordinator:in (a)

Bei ISS nennen wir uns alle "Placemakers". Unser Ziel ist es, unseren Kunden die bestmögliche Umgebung zu bieten und dafür zu sorgen, dass sie sich an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen. Unsere 14.000 Mitarbeitenden/Placer verfügen über ein hohes Dienstleistungswissen, um die unterschiedlichen Bedürfnisse unserer Kunden zu erfüllen. Wir erfüllen diese nach den höchsten Qualitätsanforderungen.

Ihre Aufgaben:

- Nachverfolgung der Tickets auf der Tririga-Plattform (internes Ticketsystem)
- Erstellung von Bestellungen auf der internen Einkaufsplattform
- Elektronische Archivierung der Dokumente
- Erstellung von Verträgen und Leistungsblättern
- Verfassen von Angeboten
- Überprüfung der externen Lieferanten
- Verwaltung der Gebäudezugänge und Nachverfolgung
- Ändern und Nachverfolgen von Vertragszusätzen
- SAP-Projektmanagement
- Unterstützung der operativen Verantwortlichen in verschiedenen administrativen Aspekten (Durchgangsankündigungen, Zugangsanforderungen, Katana)
- Erstellung von Rechnungsangeboten und Kontrolle durch Vorgesetzte gemäß geltendem Prozess
- Kontrolle und Buchung von Debitoren- und Kreditorenrechnungen sowie Nachverfolgung von Mahnungen
- Mahnwesen für Kreditoren
- Schulung neuer Mitarbeitender
- Analyse von quantitativen Daten zur Optimierung/Verbesserung bestehender Prozesse
- Monatliche Kontrolle der KPIs
- Sicherstellung verschiedener administrativer Aufgaben, die zur Funktion gehören (Durchgangsankündigungen, Zugangsanforderungen)

Ihr Profil:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, KV-Lehre oder gleichwertig
- Weiterbildung im administrativen Bereich
- Mehrjährige bestätigte Erfahrung (mindestens 3 Jahre) in einer ähnlichen Position, idealerweise im Dienstleistungssektor
- Beherrschung der französischen Sprache in Wort und Schrift (mindestens Niveau C1)
- Gute Englischkenntnisse (mindestens Niveau B1) - von Vorteil
- Sehr gute Kenntnisse der IT-Tools (MS Office)
- Gute Organisations- und Prioritätenmanagementfähigkeiten
- Anpassungsfähigkeit an Veränderungen und Unvorhergesehenes
- Detailgenauigkeit und Prozessbewusstsein
- Selbstständiges Arbeiten im Alltag
- Fähigkeit zur Zusammenarbeit und Koordination der Aktivitäten mit verschiedenen Ansprechpartner:innen

Bereit für uns? Wir sind es für Sie.
Jeden Tag arbeiten wir bei ISS Schweiz dafür, dass Büros, Labore, Flughäfen, Produktionsstandorte, Bahnhöfe, Schulen und Spitäler funktionieren und angenehm sind. Unsere 14.000 Mitarbeitenden schaffen in der ganzen Schweiz Lebensräume, in denen sich über eine Million Menschen wohlfühlen und täglich entfalten können. ISS steht für Innovation, Servicequalität und direkte Kundenbeziehungen.

Als Arbeitgeber setzen wir auf faire Arbeitsbedingungen, gleichen Lohn für gleichwertige Arbeit und sichere Arbeitsplätze. Für uns ist Wertschätzung mehr als ein Versprechen – sie zeigt sich in unseren fünf Programmen und in über 200 Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten. Denn wer Verantwortung übernimmt, muss auch Perspektiven bieten – und ohne uns würde vieles nicht funktionieren.