Büroleiter

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Arbeitszeit:

Stellenbeschreibung:

Wir suchen einen Büroleiter, der die allgemeinen Dienstleistungen an unserem Hauptsitz in Genf koordiniert und gelegentlich den Leiter der allgemeinen Dienstleistungen bei strategischen Projekten unterstützt.

Ihr Hauptaugenmerk liegt darauf, ein angenehmes Arbeitsumfeld für Ihre Kollegen zu schaffen, während Sie die Beziehungen zu den Stakeholdern pflegen und sowohl interne Teams als auch externe Dienstleister führen.

Als Büroleiter spielen Sie eine Schlüsselrolle bei der Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs und der Weiterentwicklung des Büros. Zu den Aufgaben gehören die Überwachung des administrativen und technischen Personals, die Verwaltung von Büromaterial und Einrichtungen, die Koordination von Büroabläufen, die Bearbeitung von Finanzberichten und die Unterstützung des Global Head of General Services bei lokalen oder internationalen Projekten.

Darüber hinaus erfordert die Rolle gelegentliche Reisen, etwa 3 Reisen pro Jahr, jeweils 2-3 Tage lang.

Der ideale Kandidat ist organisiert, proaktiv und in der Lage, mehrere Aufgaben effizient zu bewältigen. Er verfügt über Erfahrung im Budgetmanagement, im Aufbau von Beziehungen zu Stakeholdern sowie in der Führung von direkten Mitarbeitern und externen Dienstleistern.

Hauptverantwortlichkeiten

Verantwortlichkeiten im Büromanagement:

• Direkte Koordination sowohl der internen Teammitglieder als auch der Partnerunternehmen, die ausgelagerte Dienstleistungen erbringen.

• Überwachung des administrativen und technischen Personals, um sicherzustellen, dass deren Aufgaben mit den organisatorischen Zielen übereinstimmen.

• Entwicklung und Verwaltung von Budgets für das interne Team und externe Dienstleister, um eine effektive Ressourcenzuteilung und Kosteneffizienz sicherzustellen.

• Verwaltung von Beziehungen und Verträgen mit externen Dienstleistern, einschließlich Reinigungs-, Sicherheits- und Lieferanten.

• Sicherstellung des reibungslosen Betriebs der Büroeinrichtungen, einschließlich Wartung und Versorgung.

• Koordination von Büroabläufen zur Steigerung der Effizienz und Produktivität.

• Koordination und Sicherstellung der Einhaltung von Arbeitsplatzergonomie und Sicherheitsstandards zur Gewährleistung eines sicheren Arbeitsumfelds.

• Überwachung der Büro-Sicherheits-/Schutzprotokolle und Förderung der Zusammenarbeit mit OCIRT (Office of Critical Infrastructure and Resilience Team), um die Resilienz und Sicherheitsmaßnahmen des Büros zu verbessern.

• Entwicklung und Umsetzung von Büro-Richtlinien und -Verfahren zur Verbesserung der operativen Effektivität.

• Fungieren als Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder, um deren Bedürfnisse zu erfüllen und starke Beziehungen zu pflegen.

Verantwortlichkeiten im Projektmanagement:

• Unterstützung des Global Head of General Services bei lokalen und internationalen Projekten, einschließlich Büroausstattungen und Umzügen.

• Bereitstellung von Vertretungsunterstützung für den Global Head of General Services bei verschiedenen Initiativen.

• Koordination und Überwachung von bürobezogenen Projekten zur Verbesserung der Betriebseffizienz und des Arbeitsumfelds.

• Unterstützung funktionsübergreifender Projekte und Initiativen nach Bedarf.

• Implementierung und Verwaltung neuer Büroprozesse und -systeme.

• Verwaltung von Projektzeitplänen, Ergebnissen und Stakeholder-Kommunikation zur Sicherstellung eines erfolgreichen Projektabschlusses.

Profil

• Bevorzugt wird ein Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Management oder einem verwandten Bereich.

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung im Facility Management oder im Immobilienprojektmanagement.

• Nachweisliche Erfolge bei der Überwachung groß angelegter Büroabläufe.

• Bereitschaft zu gelegentlichen Reisen, etwa 3 Reisen pro Jahr, jeweils 2-3 Tage lang.

• Starke organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement.

• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Französisch und Englisch.

• Kenntnisse in der Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

• Fähigkeit, vertrauliche Informationen diskret zu behandeln.

• Starke Problemlösungsfähigkeiten und hohe Detailgenauigkeit.

• Fähigkeit, selbstständig und im Team zu arbeiten.

• Nachgewiesene Erfahrung im Büro- und Projektmanagement.

• Verständnis der Büroverwaltungsaufgaben, -systeme und -verfahren.

• Fähigkeit zur Erstellung und Überwachung von Budgets.

• Multitasking, Agilität und Belastbarkeit.

Wenn Sie der Meinung sind, dass die offene Stelle zu Ihnen passt, ermutigen wir Sie, sich zu bewerben!

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