Leiter/in des administrativen Supportbereichs der HR-Abteilungen - Assistent/in des HR-Direktors

Über den Job

Verwaltung

Leiter/in des administrativen Supportbereichs der HR-Abteilungen - Assistent/in des HR-Direktors

Die Personalabteilung des CHUV sucht eine/n Leiter/in des administrativen Supportbereichs der HR-Abteilungen – Assistent/in des HR-Direktors (80-90%).

Kontext

Das Universitätsspital Waadt (CHUV) ist eines der fünf Schweizer Universitätsspitäler. Dank der Zusammenarbeit mit der Fakultät für Biologie und Medizin der Universität Lausanne und der EPFL spielt das CHUV eine führende Rolle in den Bereichen medizinische Versorgung, medizinische Forschung und Ausbildung.

Möchten Sie ein Verwaltungsteam leiten und gleichzeitig im Zentrum der HR-Entscheidungen stehen? Sind Sie ein Organisationstalent und können Chaos in reibungslose Abläufe verwandeln? Was, wenn Ihr Organisationstalent zum Motor einer bedeutenden HR-Abteilung wird?

Wenn diese Fragen Sie ansprechen, zögern Sie nicht, sich zu bewerben!

Aufgaben

• Sie übernehmen eine Schlüsselposition mit doppelter Dimension: Sie führen ein Team von zwei Mitarbeitenden und sind die vertrauensvolle Partnerin bzw. der vertrauensvolle Partner des HR-Direktors (DRH)
• Sie steuern den operativen Betrieb der Einheit, verteilen die Aufgaben, führen Ihr Team im Alltag und optimieren kontinuierlich die administrativen Prozesse, sei es durch Standardisierung von Verfahren oder Sicherstellung der Servicequalität für die verschiedenen HR-Abteilungen
• An der Seite des DRH verwalten Sie dessen Agenda und E-Mail-Korrespondenz selbständig und mit Umsicht, bereiten strategische Dossiers vor, antizipieren, filtern und delegieren intelligent, damit er sich voll auf seine Führungsaufgaben konzentrieren kann
• Sie sind zudem die treibende Kraft im Leitungsausschuss der HR-Abteilung: Sie organisieren die Sitzungen, erstellen die Tagesordnungen, führen Protokoll und sorgen für eine sorgfältige Nachverfolgung der Beschlüsse und Massnahmen
• Ihr Aufgabenbereich umfasst ausserdem die administrative Unterstützung der Rechtsabteilung HR, wo Sie sensible Dossiers zentralisieren, kritische Fristen überwachen und regelmässige Berichte für die Leitung erstellen
• Sie koordinieren die administrativen Prozesse im Bereich der medizinischen und pflegerischen Nachwuchsverwaltung, indem Sie die Sitzungsplanung steuern, die logistische Vorbereitung, die Nachverfolgung der Sitzungen und die Konsolidierung der statistischen Daten in enger Zusammenarbeit mit den institutionellen Partnern übernehmen.

Profil

• Sie verfügen über eine kaufmännische Grundausbildung (EFZ) und idealerweise über ein eidgenössisches Diplom als Direktionsassistent/in, haben mindestens fünf Jahre Erfahrung als Direktionsassistent/in, vorzugsweise im Spitalumfeld, sowie drei Jahre Erfahrung in der Führung eines Verwaltungsteams
• Sie beherrschen die Office-Programme perfekt, sprechen und schreiben fliessend und präzise Französisch und Englisch. Grundkenntnisse im schweizerischen Arbeitsrecht sowie Vertrautheit mit HR-Software, wie z.B. Zeiterfassungssystemen, sind von Vorteil
• Was Sie besonders auszeichnet, ist Ihre Fähigkeit, gleichzeitig Dringendes und Langfristiges zu managen, das Wesentliche zu erfassen, durch absolute Diskretion Vertrauen zu schaffen und durch ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten zu verbinden.
• Sie sind proaktiv, strukturiert und wissen, wie Sie auch in komplexen Umgebungen Dinge voranbringen.

Wir bieten

Als Mitarbeitende/r des Universitätsspitals Waadt profitieren Sie von:

• Erstklassigen Sozialleistungen, 20 Tagen Vaterschaftsurlaub und 4 Monaten Mutterschaftsurlaub (mit der Möglichkeit eines zusätzlichen Monats Stillzeiturlaub)
• Regelmässigen und verantwortungsgerechten Lohnerhöhungen
• Einem 13. Monatsgehalt und 25 Urlaubstagen pro Jahr
• Mindestens drei Weiterbildungstagen pro Jahr mit Zugang zu einem vielfältigen Angebot im Ausbildungszentrum des CHUV und bei Partnerinstitutionen des Kantons Waadt
• Erleichtertem Zugang zu einem der 500 möblierten Wohnungen in den umliegenden Quartieren für Personen, die aus dem Ausland in die Schweiz ziehen
• Sozialen, kulturellen und wirtschaftlichen Vorteilen für Mitglieder des Vereins H-Oxygène
• Vorteilen im Rahmen des Mobilitätsplans (Rabatte auf öffentliche Verkehrsmittel-Abonnements, Förderung von "Mobility"-Fahrzeugen und Rabatte beim Kauf von E-Bikes)
• Hotelähnlichen Betriebskantinen in jedem Spitalgebäude mit Vorzugspreisen.

Kontakt und Bewerbung

Kontakt für Auskünfte zur Funktion:

Frau Murielle Udry, stellvertretende Personalleiterin, Tel. 021 314 69 57

Herr Sébastien Devaux, Personalleiter, Tel. 021 314 69 60

Da alle Bewerbungen elektronisch bearbeitet werden, bitten wir Sie, sich ausschliesslich online zu bewerben, indem Sie auf die Schaltfläche "BEWERBEN" am Ende der Anzeige klicken.

Bei Schwierigkeiten mit der Online-Bewerbung können Sie unsere Anleitung "Wie man sich online bewirbt" konsultieren. Sollten technische Probleme eine Online-Bewerbung verhindern, wenden Sie sich bitte an unsere Rekrutierungseinheit, die Sie per E-Mail an e.recrutement@chuv.ch oder telefonisch unter 021 314 85 70 unterstützt.

Das CHUV legt bei seinen Rekrutierungsprozessen höchsten Wert auf Qualität. Zudem fördern wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden, achten auf unterschiedliche Lebenswege und setzen alles daran, Gleichbehandlung zu gewährleisten und Diskriminierung zu vermeiden. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

Wir bitten Personalvermittlungsagenturen, zu beachten, dass von ihnen direkt auf unserer Rekrutierungsplattform eingereichte Bewerbungen nicht akzeptiert werden und nicht in Rechnung gestellt werden können. Vielen Dank für Ihr Verständnis.