Sekretärin oder Sekretär des Chefarztes der Allgemeinpädiatrie - 90%

Über den Job

Unternehmensbeschreibung

Mit über 13.000 Mitarbeitenden in 160 Berufen sind die Universitätsspitäler Genf eine national und international anerkannte Einrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um unseren Rückblick 2025 anzusehen, indem Sie hier klicken.

Die Stelle ist dem Departement für Frau, Kind und Jugend zugeordnet, dessen Aufgabe es ist, qualitativ hochwertige und bedarfsgerechte Pflege für Frauen in jeder Lebensphase sowie für Neugeborene, Kinder und Jugendliche bis zum Alter von 16 Jahren anzubieten. Es fördert die Entwicklung von Spitzenleistungen und Kompetenzzentren in Spezialgebieten.

Die Abteilung für Allgemeinpädiatrie kümmert sich um die Gesundheitsprobleme von Neugeborenen, Kindern und Jugendlichen bis zum Ende ihres Wachstums und trägt zur Erhaltung der Gesundheit bei. Zudem gewährleistet sie die Koordination und postgraduale Ausbildung der Kinderärzte.

Stellenbeschreibung

Innerhalb der Abteilung für Allgemeinpädiatrie unterstützen Sie den oder die Chefarzt/-ärztin bei der Verwaltung und Organisation der administrativen Abläufe der Abteilung in den klinischen, akademischen und Forschungsbereichen und fungieren als Schnittstelle zwischen den verschiedenen Berufsgruppen.

Sie organisieren Termine, Sitzungen und Seminare und verwalten den elektronischen Kalender des Chefarztes oder der Chefärztin. Sie bereiten Unterlagen vor, verfassen Sitzungsprotokolle und koordinieren die Nachverfolgung der getroffenen Entscheidungen.

Sie bearbeiten die Korrespondenz eigenständig. Ihre Eigeninitiative ermöglicht es Ihnen, Situationen zu analysieren und Lösungsvorschläge zu unterbreiten.

Während Sie auf verschiedene Anfragen reagieren, führen Sie eigenverantwortlich administrative Tätigkeiten im Zusammenhang mit Ihrer Funktion durch, wie die Verwaltung der Arbeitszeiten (VRH) der leitenden Ärzte, Klinikleiter und Assistenzärzte, die administrative Verwaltung von privaten oder fakultären Fonds, die Organisation von Kongressen und medizinischen Kolloquien, sowie die Überwachung des Budgets für die Abteilung und Forschung.

Ihre Proaktivität erlaubt es Ihnen, logistische Aufgaben des Sekretariatsalltags zu übernehmen, wie Bestellungen, Anträge auf Einstellung, Spesenrückerstattung und Weiterbildung.

Im Team pflegen Sie eine enge Zusammenarbeit mit Ihren medizinischen Sekretärkollegen und gewährleisten die Kontinuität des Dienstes bei Abwesenheiten. Allgemein zeichnet Sie Ihr Dienstleistungsbewusstsein aus, wodurch Sie flexibel sind und Ihre Vielseitigkeit je nach Bedarf in verschiedenen Abteilungen der Institution einbringen können.

Qualifikationen

Sie verfügen über ein Diplom einer höheren Handelsschule und eine weiterführende administrative Ausbildung, z.B. eidgenössisches Diplom als Assistentin oder Assistent der Geschäftsleitung.

Sie bringen mindestens 3 Jahre erfolgreiche Erfahrung in einer ähnlichen Position in einem Leitungssekretariat mit, idealerweise im medizinischen oder öffentlichen Gesundheitsbereich. Medizinische Terminologie ist Ihnen vertraut.

Da die Patientenschaft sowohl lokal als auch international ist, beherrschen Sie Französisch in Wort und Schrift perfekt und verfügen über ausgeprägte Schreibfähigkeiten. Zudem besitzen Sie sehr gute Englischkenntnisse (C1) in Wort und Schrift. Kenntnisse einer dritten Sprache sind von Vorteil.

Sie besitzen die ECDL Advanced Zertifizierung in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und/oder Web sowie sehr gute Kenntnisse der VRH-Software. Die Beherrschung der bei den HUG verwendeten Programme (DPA, DPI, OPALE, GRECO und Winscribe) ist ein bedeutender Vorteil.

Sie sind belastbar, sehr organisiert und verfügen über ein ausgezeichnetes Prioritätenbewusstsein. Sie sind flexibel und anpassungsfähig an verschiedene Arbeitsumgebungen und gewährleisten eine effiziente Koordination medizinischer Aktivitäten über Ihr Sekretariat.

Sie sind sorgfältig und gewohnt, vertrauliche Informationen mit höchster Diskretion zu behandeln.

Schliesslich verfügen Sie über einen ausgeprägten Teamgeist und tragen aktiv zum gemeinsamen Erfolg bei.

Zusätzliche Informationen

• Arbeitsbeginn: 01.11.2026
• Anzahl Stellen: 1
• Beschäftigungsgrad: 90%, Anwesenheit von Montag bis Freitag
• Funktionsklasse: 13
• Vertrag: 12-monatiger befristeter Vertrag, verlängerbar
• Bewerbungsfrist: 14.09.2026
• Auskunft: Frau V. Lopez Sanchez, Leiterin der Sekretariate des Kinderspitals, virginia.lopezsanchez@hug.ch
• Anforderung des Pflichtenhefts: Herr C. Clerc, stellvertretender HR, cedric.clerc@hug.ch

Ihre Bewerbung muss ein Motivationsschreiben, einen Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Zeugnisse sowie die letzten zwei Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Die HUG engagieren sich im Kampf gegen Arbeitslosigkeit und fördern Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt stammen.

Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksichtigt. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet.