Fachkraft, Veranstaltungsmanagement

Bitte beachten Sie: Für diese Position ist es erforderlich, gemäß der Unternehmensrichtlinie drei Tage pro Woche vor Ort zu arbeiten.

Das Weltwirtschaftsforum, das sich der Verbesserung des Zustands der Welt verschrieben hat, ist die Internationale Organisation für öffentlich-private Zusammenarbeit. Das Forum bringt die führenden politischen, wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Führungspersönlichkeiten zusammen, um globale, regionale und branchenspezifische Agenden zu gestalten.

Warum wir rekrutieren

Das Weltwirtschaftsforum bietet seinen Interessengruppen eine Plattform, um sich mit dem Forum, untereinander und der Öffentlichkeit durch persönliche und virtuelle Veranstaltungen auszutauschen. Die Global Programming Group gestaltet und realisiert die erstklassigen Veranstaltungen des Forums und sorgt für eine konsistente Veranstaltungsarchitektur und Dienstleistungen, die das Wertversprechen und die Wirkungsagenda des Forums unterstützen.

Innerhalb der Gruppe führt das Event Management Team die operative Planung und Durchführung globaler Veranstaltungen. Die Fachkraft für Veranstaltungsmanagement trägt zu dieser Mission bei, indem sie operative Aktivitäten in den Bereichen Veranstaltungsbetrieb, Logistik und Durchführung koordiniert und umsetzt, um Einsatzbereitschaft, effektive Koordination der Interessengruppen und reibungslose Abläufe vor Ort sicherzustellen.

Berichtswege und Zusammenarbeit

Die Fachkraft für Veranstaltungsmanagement berichtet an einen der Teamleiter des Event Management Teams innerhalb der Global Programming Group und arbeitet mit Kollegen im Veranstaltungsmanagement, internen Teams und externen Partnern zusammen, um eine erfolgreiche Durchführung der Veranstaltungen zu gewährleisten.

Aufschlüsselung der Hauptverantwortlichkeiten

Veranstaltungsbetrieb und Logistik

Planung, Koordination und Durchführung von Veranstaltungsbetrieb und Logistikdienstleistungen in Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern. Die Verantwortlichkeiten variieren je nach Veranstaltung und können folgende operative Bereiche umfassen:

• Programm-Logistik: Koordination der Sitzungslogistik und der Anforderungen an den Veranstaltungsort, einschließlich Raumaufbau, technischer Anforderungen, Catering, Dolmetschen und entsprechender Aktualisierungen innerhalb der internen Plattform des Forums. Überwachung des Fortschritts, Verwaltung von Änderungen und Kommunikation von Updates an die Interessengruppen.
• Speisen & Getränke: Koordination der Catering-Arrangements für Teilnehmende und Mitarbeitende, einschließlich besonderer Empfänge.
• Teilnehmerlogistik: Koordination von Unterkunftsarrangements und Reiseplanung in Zusammenarbeit mit internen Teams und externen Dienstleistern.
• Mitarbeiterlogistik: Koordination der Mitarbeiterregistrierung, Reise-, Visumprozesse, Unterkunft und interne Kommunikation.
• Betreuer: Koordination der Rekrutierung und des Einsatzes von Betreuern, Bewertung des operativen Bedarfs, Organisation logistischer Arrangements und Unterstützung bei der Schulung externer Mitarbeitender in der Unterstützung vor Ort.
• Transport: Planung und Koordination von Transportdienstleistungen, einschließlich Flughafentransfers, Shuttle-Services, VIP-Transport, Beschilderung und Karten.
• Fracht: Koordination des Versands und der Lieferung von Veranstaltungsunterlagen und -ausrüstung.
• Nachhaltigkeit: Unterstützung bei der Umsetzung nachhaltiger Veranstaltungspraktiken zur Minimierung der Umweltbelastung und Abfallreduzierung.

Operative Projektkoordination:

• Unterstützung der operativen Koordination von der Planung bis zur Durchführung vor Ort, Sicherstellung der Einsatzbereitschaft in den zugewiesenen Arbeitsbereichen durch Management von Zeitplänen, Anforderungen, Interessengruppen und Dienstleistern.
• Aufbau effektiver Arbeitsbeziehungen mit internen Teams, Lieferanten, lokalen Behörden und externen Partnern.
• Koordination von Beschaffungs- und Vertragsaktivitäten im Zusammenhang mit Veranstaltungsdienstleistungen.
• Anwendung sicherheitsbezogener Prinzipien und operativer Verfahren während der Veranstaltungsplanung und -durchführung.
• Unterstützung interner Schulungsinitiativen zu Veranstaltungsdurchführungsprozessen, Tools und Best Practices.
• Beitrag zu Nachbesprechungen, operativen Bewertungen und kontinuierlichen Verbesserungsinitiativen nach der Veranstaltung.

Bevorzugte Anforderungen und Erfahrungen

• Universitätsabschluss in Betriebswirtschaft, Kommunikation, Gastgewerbe, Veranstaltungsmanagement, Logistik, Betriebsführung oder einem anderen relevanten Bereich.
• Mehr als 3 Jahre Berufserfahrung in Betrieb, Logistik, Veranstaltungsbetrieb oder verwandten Bereichen, mit Erfahrung in komplexen operativen Tätigkeiten in Umgebungen mit mehreren Interessengruppen. Erfahrung in der Unterstützung internationaler Veranstaltungen ist sehr wünschenswert.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Koordination operativer oder logistischer Arbeitsbereiche, einschließlich Zusammenarbeit mit Lieferanten und Dienstleistern, Management konkurrierender Prioritäten und Sicherstellung einer qualitativ hochwertigen Durchführung von der Planung bis zur Durchführung vor Ort.
• Nachgewiesene Fähigkeit, effektiv in multikulturellen und kollaborativen Umgebungen zu arbeiten, mit Flexibilität zur Anpassung an sich ändernde Prioritäten und Unklarheiten.
• Starke Fähigkeiten im Stakeholder-Management und in der Kommunikation, mit der Fähigkeit zur Zusammenarbeit über Funktionen hinweg und mit externen Partnern.
• Nachgewiesene kontinuierliche Verbesserungsmentalität, mit der Fähigkeit, Möglichkeiten zur Optimierung operativer Prozesse, Logistik und Veranstaltungsdurchführung zu erkennen.
• Starke organisatorische, koordinative und problemlösende Fähigkeiten, mit einer proaktiven und serviceorientierten Herangehensweise sowie ausgeprägter Detailgenauigkeit.
• Kenntnisse in Microsoft Office-Anwendungen; Erfahrung mit Salesforce und Projektmanagement-Tools ist von Vorteil.
• Fließende Englischkenntnisse mit exzellenten schriftlichen und mündlichen Kommunikationsfähigkeiten; Kenntnisse in Französisch und/oder Deutsch sind von Vorteil.

Warum bei uns mitmachen?

Werden Sie Teil einer unabhängigen und unparteiischen Organisation mit über 55 Jahren Erfahrung darin, Führungskräfte zu vernetzen, um globale Herausforderungen zu verstehen und die Welt gemeinsam voranzubringen.