Spécialiste, Gestion d'Événements

Veuillez noter : Ce poste requiert la capacité de travailler sur site 3 jours par semaine conformément à la politique de l'entreprise.

Le Forum Économique Mondial, engagé à améliorer l'état du monde, est l'Organisation Internationale pour la Coopération Public-Privée. Le Forum réunit les principaux leaders politiques, économiques et autres de la société pour façonner les agendas mondiaux, régionaux et sectoriels.

Pourquoi nous recrutons

Le Forum Économique Mondial offre à ses parties prenantes une plateforme pour interagir avec le Forum, entre elles et avec le public à travers des événements en présentiel et virtuels. Le Groupe de Programmation Globale conçoit et organise les événements de classe mondiale du Forum, garantissant une architecture événementielle cohérente et des services qui soutiennent la proposition de valeur et l'agenda d'impact du Forum.

Au sein du Groupe, l'équipe de Gestion d'Événements dirige la planification opérationnelle et la réalisation des événements mondiaux. Le Spécialiste en Gestion d'Événements contribue à cette mission en coordonnant et en exécutant les activités opérationnelles liées aux opérations, à la logistique et à la livraison des événements, assurant la préparation, une coordination efficace des parties prenantes et une exécution fluide sur site.

Lignes hiérarchiques et interactions

Le Spécialiste en Gestion d'Événements relève de l'un des chefs d'équipe de Gestion d'Événements au sein du Groupe de Programmation Globale et collabore avec ses collègues de Gestion d'Événements, les équipes internes et les partenaires externes pour assurer la réussite des événements.

Répartition des principales responsabilités

Opérations et logistique des événements

Planifier, coordonner et exécuter les opérations et services logistiques des événements en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes. Les responsabilités varient selon l'événement et peuvent inclure les domaines opérationnels suivants :

• Logistique du programme : Coordonner la logistique des sessions et les exigences du lieu, y compris l'aménagement des salles, les besoins techniques, la restauration, l'interprétation et les mises à jour associées dans la plateforme interne du Forum. Suivre l'avancement, gérer les modifications et communiquer les mises à jour aux parties prenantes.
• Restauration : Coordonner les arrangements de restauration pour les participants et le personnel, y compris les réceptions spéciales.
• Logistique des participants : Coordonner les arrangements d'hébergement et la logistique de voyage en collaboration avec les équipes internes et les prestataires externes.
• Logistique du personnel : Coordonner l'inscription du personnel, les déplacements, les procédures de visa, l'hébergement et les communications internes.
• Assistants : Coordonner le recrutement et le déploiement des assistants, évaluer les besoins opérationnels, organiser les arrangements logistiques et soutenir la formation du personnel externe dans les rôles de support sur site.
• Transport : Planifier et coordonner les services de transport, y compris les transferts aéroport, les navettes, le transport VIP, la signalétique et les plans.
• Fret : Coordonner l'expédition et la livraison des matériaux et équipements pour l'événement.
• Durabilité : Soutenir la mise en œuvre de pratiques événementielles durables pour minimiser l'impact environnemental et réduire les déchets.

Coordination opérationnelle de projet :

• Soutenir la coordination opérationnelle depuis la planification jusqu'à l'exécution sur site, en assurant la préparation des flux de travail assignés par la gestion des calendriers, des exigences, des parties prenantes et des prestataires de services.
• Établir des relations de travail efficaces avec les équipes internes, les fournisseurs, les autorités locales et les partenaires externes.
• Coordonner les activités d'approvisionnement et de contractualisation liées aux services événementiels.
• Appliquer les principes liés à la sécurité et les procédures opérationnelles tout au long de la planification et de la réalisation des événements.
• Soutenir les initiatives de formation interne sur les processus, outils et bonnes pratiques de livraison d'événements.
• Contribuer aux débriefings post-événement, aux revues opérationnelles et aux initiatives d'amélioration continue.

Exigences et expérience préférées

• Diplôme universitaire en commerce, communication, hôtellerie, gestion d'événements, logistique, gestion des opérations ou dans un autre domaine pertinent.
• Plus de 3 ans d'expérience professionnelle en opérations, logistique, gestion d'événements ou domaines connexes, avec une exposition à des activités opérationnelles complexes dans des environnements multi-parties prenantes. Une expérience dans le soutien d'événements internationaux est fortement souhaitée.
• Expérience démontrée dans la coordination de flux de travail opérationnels ou logistiques, incluant la collaboration avec des fournisseurs et prestataires, la gestion des priorités concurrentes et la garantie d'une exécution de haute qualité de la planification à la livraison sur site.
• Capacité avérée à travailler efficacement dans des environnements multiculturels et collaboratifs, avec une flexibilité pour s'adapter aux priorités changeantes et à l'ambiguïté.
• Excellentes compétences en gestion des parties prenantes et en communication, avec la capacité de collaborer à travers les fonctions et avec des partenaires externes.
• Esprit d'amélioration continue démontré, avec la capacité d'identifier des opportunités pour améliorer les processus opérationnels, la logistique et la livraison d'événements.
• Solides compétences organisationnelles, de coordination et de résolution de problèmes, avec une approche proactive et orientée service et une excellente attention aux détails.
• Maîtrise des applications Microsoft Office ; expérience avec Salesforce et les outils de gestion de projet est un atout.
• Maîtrise de l'anglais avec d'excellentes compétences en communication écrite et orale ; la connaissance du français et/ou de l'allemand serait un atout.

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