Medizinische Sekretärin oder medizinischer Sekretär im Notfalldienst zu 80 % und im Dienst der kantonalen Sanitätsbrigade (BSC) - 90 %

Über den Job

Unternehmensbeschreibung

Mit über 13.000 Mitarbeitenden, die 160 Berufe vertreten, sind die Universitätsspitäler Genf eine national und international anerkannte Referenzeinrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um unseren Rückblick 2025 anzusehen, indem Sie hier klicken.

Der Fachbereich Akutmedizin (D-MA) mit fast 1200 Mitarbeitenden umfasst die Abteilungen Anästhesiologie, klinische Pharmakologie und Toxikologie, Intensivpflege für Erwachsene sowie die Notfallmedizin für Erwachsene. Er erfüllt eine vierfache Mission durch seine Dienste, die ihre Expertise in häufigem Austausch mit allen Universitätsspitälern Genf einbringen, dank einer übergreifenden Plattform, mit dem Ziel, die bestmögliche Patientenversorgung sicherzustellen.

Der Notfalldienst ist ein übergreifender Dienst, dessen Aufgaben darin bestehen, Patienten rund um die Uhr unabhängig von der Art ihres Gesundheitsproblems aufzunehmen, eine schnelle und effiziente Versorgung sicherzustellen und die betreuten Personen an die geeignetste Einrichtung weiterzuleiten. Der Notfalldienst gewährleistet zudem auf kantonaler Ebene eine koordinierte medizinische Notfallhilfe und managt Grossereignisse, während er als Referenzdienst für die kantonalen Strukturen fungiert.

Innerhalb dieses Dienstes stellt die Einheit für präklinische Notfälle und Reanimation (Kantonale Sanitätsbrigade) die medizinische Notfallhilfe auf dem Land- und Luftweg sowie die sanitätsdienstliche Leitung bei Grossereignissen sicher. Es handelt sich um eine von der Schweizerischen Gesellschaft für Notfall- und Rettungsmedizin anerkannte Ausbildungseinheit, deren Lehrtätigkeiten alle Phasen der medizinischen und paramedizinischen Ausbildung abdecken. Sie führt zudem mehrere Forschungs- und Innovationsprojekte durch.

Stellenbeschreibung

Innerhalb der BSC (Kantonale Sanitätsbrigade) und der UPHR (Einheit für präklinische Notfälle und Reanimation) tragen Sie aktiv zum reibungslosen Ablauf der Teams bei, indem Sie wesentliche administrative Unterstützung leisten.

Sie erfassen die Einsätze, Dienstpläne usw. der Teams in Vision RH und überwachen regelmässig die verschiedenen Salden (Ärzte und Sanitäter) sowie die Bereitschaftsdienste. Sie verwalten die sehr spezifische Dokumentation der Dienste unter Einhaltung der institutionellen Richtlinien.

Sie verfassen und formatieren verschiedene Dokumente (Korrespondenzen, Protokolle, Berichte, Erstellung/Aktualisierung von Verfahren usw.). Sie verwalten die Post und die elektronische Korrespondenz. Sie unterstützen die Verwaltung bei Schulungen. Sie übernehmen logistische Aufgaben wie Arbeitsanfragen, Lagerverwaltung, Raumreservierungen sowie Bestellungen für spezifisches Material.

Dank Ihrer kommunikativen Fähigkeiten arbeiten Sie mit interdisziplinären Teams, Mitarbeitenden, Partnerbereichen, Privatpersonen und anderen Diensten zusammen. Sie pflegen eine enge Beziehung zu Ihren Kolleginnen und Kollegen und gewährleisten die Dienstkontinuität durch Vertretungen bei Abwesenheiten.

Im Notfalldienst übernehmen Sie alle administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit der Patientenbetreuung. Sie verwalten die Patientenakten, stellen deren korrekten Verlauf sicher und digitalisieren Dokumente. Sie nehmen Telefonanrufe entgegen und empfangen Patienten und/oder deren Angehörige persönlich.

Sie bearbeiten Patienten- und Versicherungsakten sowie Reklamationen (Verfolgung, Textverarbeitung, Recherche, Ablage, Digitalisierung) und unterstützen die Abrechnung. Sie erfassen und aktualisieren die statistischen Daten zur Aktivität. Sie erfassen die Einsätze, Dienstpläne usw. der Ärzte der psychiatrischen Notfallmedizin und überwachen regelmässig die verschiedenen Salden.

Sie verfassen und formatieren diverse Dokumente (Korrespondenzen, Protokolle, medizinische Berichte, Berichte, Erstellung/Aktualisierung von Verfahren usw.) und übernehmen logistische Aufgaben wie Arbeitsanfragen, Lagerverwaltung und Raumreservierungen.

Dank Ihrer kommunikativen Fähigkeiten pflegen Sie eine enge Beziehung zu Ihren Kolleginnen und Kollegen und gewährleisten die Dienstkontinuität durch Vertretungen bei Abwesenheiten. Allgemein zeichnet Sie Ihr Dienstleistungsbewusstsein aus, wodurch Sie flexibel sind und Ihre Vielseitigkeit je nach Bedarf in verschiedenen Diensten der Institution einbringen können.

Qualifikationen

Sie verfügen über ein Diplom als medizinische Sekretärin oder medizinischer Sekretär.

Sie haben 2 bis 3 Jahre erfolgreiche Erfahrung in einer ähnlichen Position in einem medizinischen Sekretariat.

Sie beherrschen Französisch in Wort und Schrift perfekt und verfügen über ausgeprägte Schreibfähigkeiten. Medizinische Terminologie ist Ihnen leicht verständlich. Englischkenntnisse sind von Vorteil.

Sie besitzen sehr gute Kenntnisse in IT-Anwendungen (ECDL Advanced Niveau erforderlich für Word, Standard für Excel, PowerPoint, Outlook und/oder Web) sowie in den bei den HUG verwendeten Programmen (DPA, DPI, GRECO, Qualiac, Opale).

Sie sind teamfähig und können in einem gemeinsamen Büro mit mehreren Sekretärinnen und Sekretären arbeiten.

Sie verfügen über ausgezeichnete Organisations- und Prioritätensetzungsfähigkeiten, sind selbstständig, dynamisch, sorgfältig und präzise in Ihren Aufgaben.

Sie sind zudem mit den nötigen Werkzeugen ausgestattet, um unvorhergesehene Situationen zu bewältigen und Stresssituationen problemlos zu managen. Abschliessend zeichnen Sie sich durch ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein hinsichtlich Vertraulichkeit aus.

Zusätzliche Informationen

• Eintritt: so bald wie möglich
• Anzahl Stellen: 2
• Beschäftigungsgrad: 80 % und 90 %
• Funktionsklasse: 11 (ECDL für Klasse 11 erforderlich)
• Vertrag: unbefristet
• Bewerbungsschluss: 17.05.2026
• Kontakt für Auskünfte: Herr E. Fancello, Verwaltungs- und Finanzleiter,
  Tel. 079 553 82 10

Ihre Bewerbungsunterlagen müssen ein Motivationsschreiben, einen Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Bescheinigungen sowie die letzten zwei Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Die HUG engagieren sich im Kampf gegen Arbeitslosigkeit und fördern Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt stammen.

Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksichtigt. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet.