Administration und Organisation des Lehrstuhlsekretariats (m/w/d)

Über den Job

Wir erforschen und gestalten resiliente, nachhaltige und digitale Supply Chains in einem zunehmend komplexen und volatilen Umfeld. Im Zentrum stehen integrierte Produktions-, Logistik- und Innovationssysteme, die ökologische, ökonomische und soziale Zielsetzungen vereinen. Unsere Arbeiten verbinden analytische Modelle, datengetriebene Methoden und simulationsbasierte Ansätze mit realen Fallstudien und Pilotprojekten. Dabei adressieren wir Risiken, Regulierung und Governance ebenso wie technologische und organisatorische Innovationen. Ein besonderer Fokus liegt auf kooperativen, zirkulären und plattformbasierten Geschäftsmodellen. Neue Technologien wie KI, digitale Zwillinge und Industrial Data Spaces werden systematisch in Planung, Steuerung und Entscheidungsfindung integriert. Gleichzeitig rücken wir den Menschen und vertrauenswürdige, rechtskonforme KI in den Mittelpunkt hybrider Intelligenzsysteme. In enger Zusammenarbeit mit Unternehmen, öffentlichen Akteuren und internationalen Partnern entwickeln wir zukunftsfähige Lösungen für globale Supply Chains.

• Sekretariat & Kommunikation - Sie sind die zentrale Anlaufstelle für den Lehrstuhl und den Kernhaushalt und verantworten die Termin- und Reiseplanung für die Lehrstuhlinhaberin/den Lehrstuhlinhaber. Dabei pflegen Sie eine hochprofessionelle, verbindliche Kommunikation mit Lehrstuhlpartnern, Gremien und externen Kontakten und vertreten den Lehrstuhl nach aussen souverän in Wort und Schrift.
• Personaladministration - Sie betreuen die Spesenabrechnungen und Zeiterfassung für studentische Hilfskräfte und Mitarbeitende, begleiten Vertragserstellungen und den Bewerbungsprozess und unterstützen bei Personalanlässen
• Finanz- und Rechnungsadministration - Sie kontrollieren und kontieren Kreditkartenbelege und Rechnungen, betreuen die Finanzportale und übernehmen die administrative Abwicklung für die Fördervereinigung (Beiträge, Saldenliste, Jahresabschluss).
• Büroorganisation & IT-Koordination - Sie organisieren die Büroinfrastruktur inkl. Bestellungen (Material, Geräte, Zubehör), koordinieren einfache IT-Anliegen wie Software-Lizenzen, Mailgruppen und Zugriffsrechte und sorgen für eine einladende Atmosphäre in der Begegnungszone.
• Sonderaufgaben & Jahresprojekte - Sie unterstützen bei wiederkehrenden Grossprojekten wie der Organisation unserer jährlichen Fachtagung, der Erstellung des Jahresberichts sowie bei unseren Social Media- und Medienauftritten.

• Kaufmännische Grundbildung
• Berufserfahrung in der Administration und Organisation eines Sekretariats
• Sprachkenntnisse: Deutsch (fliessend), Englisch (in Wort und Schrift)
• Sehr gute IT-Anwender Kenntnisse (affin mit neuen Programmen)
• Freundliches, kommunikatives Auftreten, schnelle Auffassungsgabe, vernetztes Denke, Dienstleitungsorientiert
• Hohe Teamfähigkeit, Integration in bestehendes Team

"Ein Ort, der Wissen schafft" - Als eine der führenden Wirtschaftsuniversitäten Europas engagiert sich die Universität St.Gallen (HSG) in der Ausbildung von über 10'000 Studierenden und bietet als eine der grössten Arbeitgeberinnen der Region rund 3'800 Mitarbeitenden ein attraktives und innovatives Umfeld in Forschung, Lehre, Weiterbildung und Verwaltung."