Administration et organisation du secrétariat de la chaire (h/f/d)

À propos de cette offre

Nous recherchons et concevons des chaînes d'approvisionnement résilientes, durables et numériques dans un environnement de plus en plus complexe et volatile. Au centre se trouvent des systèmes intégrés de production, logistique et innovation qui unissent des objectifs écologiques, économiques et sociaux. Nos travaux combinent des modèles analytiques, des méthodes basées sur les données et des approches par simulation avec des études de cas réelles et des projets pilotes. Nous abordons ainsi les risques, la régulation et la gouvernance ainsi que les innovations technologiques et organisationnelles. Un accent particulier est mis sur les modèles commerciaux coopératifs, circulaires et basés sur des plateformes. De nouvelles technologies telles que l'IA, les jumeaux numériques et les espaces de données industriels sont systématiquement intégrées dans la planification, le contrôle et la prise de décision. Parallèlement, nous plaçons l'humain et une IA fiable et conforme au droit au centre des systèmes d'intelligence hybride. En étroite collaboration avec des entreprises, des acteurs publics et des partenaires internationaux, nous développons des solutions durables pour les chaînes d'approvisionnement mondiales.

• Secrétariat & communication - Vous êtes le point de contact central pour la chaire et le budget principal et êtes responsable de la planification des rendez-vous et des voyages pour le titulaire de la chaire. Vous entretenez une communication hautement professionnelle et engageante avec les partenaires de la chaire, les comités et les contacts externes, et représentez la chaire avec assurance à l'extérieur, tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Administration du personnel - Vous gérez les notes de frais et le suivi du temps pour les assistants étudiants et les employés, accompagnez la rédaction des contrats et le processus de candidature, et soutenez lors des événements liés au personnel.
• Administration financière et comptable - Vous contrôlez et imputez les justificatifs de cartes de crédit et les factures, gérez les portails financiers et prenez en charge la gestion administrative de l'association de soutien (cotisations, liste des soldes, clôture annuelle).
• Organisation de bureau & coordination IT - Vous organisez l'infrastructure du bureau, y compris les commandes (matériel, équipements, accessoires), coordonnez les demandes IT simples telles que les licences logicielles, les groupes de messagerie et les droits d'accès, et assurez une atmosphère accueillante dans la zone de rencontre.
• Tâches spéciales & projets annuels - Vous soutenez les grands projets récurrents tels que l'organisation de notre conférence annuelle, la rédaction du rapport annuel ainsi que nos présences sur les réseaux sociaux et dans les médias.

• Formation commerciale de base
• Expérience professionnelle dans l'administration et l'organisation d'un secrétariat
• Compétences linguistiques : allemand (courant), anglais (oral et écrit)
• Très bonnes compétences en informatique (à l'aise avec les nouveaux programmes)
• Attitude amicale et communicative, rapidité de compréhension, pensée en réseau, orientation service
• Grande capacité à travailler en équipe, intégration dans une équipe existante

"Un lieu qui crée du savoir" - En tant que l'une des principales universités économiques d'Europe, l'Université de Saint-Gall (HSG) s'engage dans la formation de plus de 10 000 étudiants et offre, en tant que l'un des plus grands employeurs de la région, un environnement attractif et innovant en recherche, enseignement, formation continue et administration à environ 3 800 collaborateurs."