Executive Office Assistant (m/w/d)

Über den Job

ÜBER UNS

IHRE AUFGABEN

Der Executive Office Assistant bietet dem Group CFO und Group CIO eine hochwertige, proaktive Unterstützung, die beiden Führungskräften ein effizientes Arbeiten ermöglicht und eine verlässliche tägliche Koordination ihrer Büros sicherstellt. Die Position berichtet an die Executive Assistant des CEO/CHRO, Group Communication Manager.

Die Rolle verbindet Executive Assistance mit klarer Verantwortung für das Office Management. Neben komplexer Kalender-, Kommunikations- und Meeting-Unterstützung sorgt der Stelleninhaber dafür, dass die gemeinsame Executive Office Umgebung, Materialien, Ausstattung, Besucher und praktische Bürodienstleistungen professionell organisiert und durchgängig verfügbar sind.

Dies ist eine vollständig vor Ort in Rotkreuz ausgeübte Tätigkeit. Die physische Präsenz ist eine wesentliche Voraussetzung, da die Position als Koordinationsstelle vor Ort für Führungskräfte, Mitarbeitende, Besucher und Dienstleister dient.

Executive Kalender- & Prioritätenmanagement

• Verwaltung komplexer Kalender beider Führungskräfte, Priorisierung von Terminen und effiziente Koordination von Meetings, Terminen und Reisen.
• Bedarfe antizipieren, Terminüberschneidungen frühzeitig erkennen und proaktiv lösen.
• Überblick über wichtige Fristen, Verpflichtungen, wiederkehrende Governance-Meetings und Deliverables behalten.
• Fokussierte Arbeitszeit schützen und sicherstellen, dass beide Führungskräfte für wichtige Termine bestens vorbereitet sind.

Kommunikation, Korrespondenz & Stakeholder-Koordination

• Verwaltung und Strukturierung der Executive-Postfächer, Filtern von Nachrichten und Hervorheben von Angelegenheiten, die Aufmerksamkeit oder Handlung erfordern.
• Verfassen, Bearbeiten und Formatieren professioneller Korrespondenz, Berichte, Briefings und Präsentationen.
• Telefonate und Anfragen professionell bearbeiten und an die zuständige Person weiterleiten.
• Als vertrauenswürdiger Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder fungieren und zeitgerechte Nachverfolgung sicherstellen.
• Strikte Vertraulichkeit wahren und bei der Handhabung sensibler Informationen umsichtig handeln.

Office Management & Vor-Ort-Betrieb (Schwerpunkt)

• Verantwortung für den reibungslosen täglichen Betrieb des Group Headquarter Bürobereichs und erste Anlaufstelle vor Ort für praktische Büroangelegenheiten.
• Koordination von Besuchern, Besprechungsräumen, Zutritt, Verpflegung und Vor-Ort-Logistik für Executive-Meetings und Workshops.
• Verwaltung von Büromaterial, Verbrauchsmaterialien und Ausstattung, inklusive Bestellung, Lagerkontrolle sowie rechtzeitiger Ersatz oder Reparatur.
• Abstimmung mit Empfang, Facility Management, IT-Support, Reinigung und weiteren internen oder externen Dienstleistern.
• Sicherstellung, dass Besprechungsräume und Executive-Arbeitsbereiche professionell, organisiert, funktional und einsatzbereit sind.
• Organisation interner Veranstaltungen, Workshops, Mittagessen und bürobezogener Arrangements, inklusive Einladungen, Räumen, Catering und Materialien.
• Pflege praktischer Büroabläufe, Kontaktlisten und Serviceinformationen sowie Identifikation von Möglichkeiten zur Effizienz- und Qualitätssteigerung.
• Bearbeitung ein- und ausgehender Post, Kurierdienste, Unterschriften und Dokumentenverteilung, wo erforderlich.

Meeting-, Reise- & Administrative Unterstützung

• Vorbereitung von Agenden, Briefing-Paketen, Protokollen, Aktionslisten und Nachverfolgungsdokumenten für Meetings.
• Vorbereitung und Koordination von Präsentationen und Berichten für Executive- und Management-Meetings.
• Organisation von Geschäftsreisen, Unterkünften und zugehörigen Reiseplänen sowie Unterstützung bei der Reisekostenabrechnung.
• Durchführung von Recherchen, Informationsbeschaffung und Konsolidierung von Beiträgen verschiedener Stakeholder nach Bedarf.
• Pflege einer strukturierten Ablage und Dokumentenverwaltung für relevante Executive-Unterlagen.
• Ausführung zusätzlicher Aufgaben, die vom Group CFO und Group CIO übertragen werden.

IHR PROFIL

Qualifikationen & Erfahrung

• Kaufmännische Ausbildung, betriebswirtschaftliche Qualifikation oder vergleichbare berufliche Ausbildung.
• Erfahrung als Executive Assistant, Management Assistant und/oder Office Manager, idealerweise mit Unterstützung von Führungskräften in einem internationalen Umfeld.
• Nachweisliche Erfahrung in der Verwaltung komplexer Kalender, Meetings, Reisen und vertraulicher Executive-Korrespondenz.
• Fundierte praktische Erfahrung im Office Management, inklusive Facility-Koordination, Lieferanten, Meeting-Logistik, Material und Executive-Besuchersupport.
• Ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten, Detailgenauigkeit und Fähigkeit, mehrere Prioritäten unter Druck zu managen.
• Professionelle schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten sowie ein selbstbewusstes, serviceorientiertes Auftreten.
• Fließende Englischkenntnisse; Deutschkenntnisse sind von Vorteil.
• Hohe Diskretion, Zuverlässigkeit, Eigenverantwortung und Qualitätsbewusstsein.
• Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, Word, PowerPoint und Excel.

Fähigkeiten & Kompetenzen

• Executive Kalender- und Postfachmanagement
• Office Management und Vor-Ort-Servicekoordination
• Meeting-, Reise- und Veranstaltungsorganisation
• Geschäftskorrespondenz und Präsentationsvorbereitung
• Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und Vertraulichkeit
• Serviceorientierung und Stakeholder-Management
• Belastbarkeit, Verantwortungsbewusstsein und Qualitätsbewusstsein
• Teamarbeit und proaktive Eigenverantwortung
• Microsoft Outlook, Teams, Word und PowerPoint
• Microsoft Excel und digitale Dokumentenverwaltung

WAS WIR BIETEN

• Ein familiengeführtes Unternehmen mit über 90 Jahren Erfahrung, das Tradition mit einer zukunftsorientierten Denkweise verbindet
• Freiheit, Wirkung zu erzielen, mit der Autonomie, Ihre Rolle zu gestalten und sinnvoll beizutragen
• Ein internationales Arbeitsumfeld mit einem globalen Netzwerk, das vielfältige Karriere- und Entwicklungsmöglichkeiten bietet
• Ein kooperatives Arbeitsumfeld mit starkem Fokus auf Partnerschaft, Vertrauen und gemeinsamen Erfolg auf allen Ebenen
• Flexible Arbeitszeiten
• Kontinuierliche Weiterbildung mit garantiertem jährlichem Lernbudget
• Zugang zu modernsten Technologien und Tools
• Eine betriebliche Altersvorsorge
• Kostenlose Parkplätze